8.7. Технология создания, открытия и сохранения документов

После загрузки текстового процессора Word появляется окно с именем Документ1, в которое можно вводить текст нового документа. Для создания очередного нового документа можно выполнить команду Создать меню ФАЙЛ или нажать комбинацию клавиш Ctrl+N. При этом использование команды Создать позволяет создать разнообразные виды документов по готовым шаблонам, предлагаемым в диалоговом окне.

Рис. 92. Диалоговое окно создания документа меню Файл\Создать…

В Word имеется несколько десятков стандартных шаблонов (файлы с расширением .dot) для создания самых разнообразных текстовых документов. Некоторые шаблоны могут быть легко модернизированы или сконструированы заново с помощью Мастера шаблонов.

Ввод текста осуществляется построчно, переход на следующую строку текста производится автоматически в пределах абзаца. Конец одного и начало другого абзаца задаются нажатием клавиши Enter. Переход на новую строку не прерывая абзаца можно осуществить нажатием комбинации клавиш Shift+Enter.

Для начала работы с уже существующим документом его следует открыть, т.е. переписать файл этого документа в оперативную память компьютера и вывести его на экран в соответствующее окно.

Документ можно открыть:

• непосредственно из меню ФАЙЛ, если файл этого документа находится в списке, расположенном внизу падающего меню в числе последних документов, с которыми работал Word. Количество запоминаемых имен файлов устанавливается на вкладке Общие диалогового окна команды Параметры меню СЕРВИС;

Рис. 93. Диалоговое окно Параметры меню Сервис

• командой Открыть меню ФАЙЛ с последующем выбором нужного файла в диалоговом окне и возможным его предварительным просмотром;

Рис. 94. Диалоговое окно Параметры меню Сервис

• с помощью кнопкиОткрыть, расположенной на панели инструментов Стандартная.

По умолчанию в диалоговом окне появляются имена всех вложенных папок и имена всех файлов с расширением .doc. Можно открывать файлы документов, сохраненные в других форматах выбирая нужные форматы по раскрывающемуся списку Тип файла. В поле Имя файла можно указать спецификацию или приблизительное имя файла с использованием символов шаблона * и ?. В случае, если имя файла неизвестно, его можно попытаться найти по дате создания или последнего изменения или некоторым другим признакам. Для этого в диалоговом окне открытия документа следует открыть раскрывающийся список Сервис и выбрать там опцию Найти.

Периодическое и окончательное сохранение документов Word имеет несколько основных режимов:

• сохранение файла с заданием его имени и места сохранения - команда Сохранить как меню ФАЙЛ;

• сохранение файла с прежней спецификацией - команда Сохранить меню ФАЙЛ;

• автосохранение.

В режимах Сохранить и Сохранить как документы Word сохраняются со стандартным расширением .doc. Дополнительные режимы и условия сохранения файлов задаются на вкладке Сохранение диалогового окна команды Параметры меню СЕРВИС. Файл может сохраняться с паролями для чтения, записи или без них. Пароль может быть изменен путем повторного ввода или удален клавишей Del.

Word позволяет сохранять файлы в формате, отличном от стандартного. В диалоговом окне команды Сохранить как в списке Тип файла можно выбрать тип, для которого Word поддерживает стандартное конвертирование данных.

При сохранении документа полезно сформировать его краткое описание, указав название, тему, автора, учреждение и др. Это позволит в дальнейшем точно идентифицировать документ.

Создание подобной сводки производится на вкладке Документ диалогового окна команды Свойства меню ФАЙЛ.

Рис. 95. Диалоговое окно Свойства меню Файл