Аналіз і оптимізація плану проекту Аналіз плану

Перш ніж починати виконання робіт за планом, його потрібно проаналізувати в декількох аспектах.

1. По-перше, необхідно переконатися у відповідності плану проекту потребам: адже в процесі визначення призначень тривалість задач могла змінитися.

2. По-друге, необхідно перевірити відповідність завантаження ресурсів: в процесі виділення ресурсів ми могли перенавантажувати деякі з них.

3. По-третє, потрібно перевірити відповідність загальної вартості проекту, що визначилася після створення призначень, нашим очікуванням: в процесі призначення ресурсів ми могли призначити на завдання дуже дорогі ресурси і тим самим перевищити очікувану вартість.

4. Нарешті, потрібно оцінити ризики виконання проекту: наскільки велика вірогідність не укластися в розклад, не виконати всі поставлені завдання і не укластися до бюджету. Якщо в процесі аналізу виявляються проблеми, необхідно позбавлятися від них, оптимізуючи план відповідним чином.

Порада

В процесі аналізу часто доводиться працювати з почасовими даними. Для того, щоб швидко знаходити на почасових діаграмах дані (відрізки на діаграмі Ганта або комірки в діаграмах використання), що відносяться до вибраного призначення або завдання, потрібно скористатися представленою нижче кнопкою Go To Selected Task (Перейти до виділеної задачі) стандартної панелі інструментів. Вибравши потрібне завдання або призначення, натисніть цю кнопку, і діаграма автоматично прокрутиться так, що дані, які відносяться до вибраного завдання або призначення, стануть видимими на екрані.

Аналіз плану проекту не обов'язково проводити в тій послідовності, в якій його аспекти були перераховані вище. Звичайно аналіз починається з аспекту, найбільш актуального для проекту. Ми рекомендуємо починати його з перевірки завантаження ресурсів, оскільки ризик зриву робіт за планом, в якому закладена робота співробітників понад норму, дуже високий.

Рішення проблеми перевантаження ресурсів

Проглядаючи проект в режимі використання ресурсів (Resource Usage), ви, ймовірно, звернули увагу на те, що ресурс може бути виділений в таблиці червоним кольором, а в інформаційному полі 1 він може бути відмічений спеціальним значком .

• Перемкніться в режим Використання ресурсів (Resource Usage), якщо у вас вибраний інший режим.

• Установіть покажчик миші на значку у рядку такого ресурсу. На екрані з'явиться повідомлення про те, що даний ресурс переобтяжений, і рекомендація виправити цю ситуацію.

Ресурс вважається переобтяженим, якщо йому призначений об'єм роботи більший, ніж він може виконати в свій робочий час. Якщо ж робота запланована в меншому об'ємі, то ресурс буде недовантаженим.

У вашому проекті для кожної роботи повинно бути призначено достатню кількість ресурсів на запланований час завдань. І кожного ресурсу повинен бути визначений оптимальний об'єм завдань, що виключає перевантаження і недовантаження. Незначне перевантаження і недовантаження, наприклад, не більше 1 години в день або 1 дня в тиждень, ймовірно все-таки неминучий.

Щоб розв'язати проблему переобтяженості, слід визначити спочатку, які ресурси і в який час переобтяжені і які роботи вони при цьому повинні виконувати. Після цього можна вибрати один з двох варіантів:

• змінити кількість робочого часу, необхідного ресурсам для виконання даної роботи, тобто призначити наднормовий час або роботу у вихідні дні;

• змінити графік завдань так, щоб вони виконувалися в той час, коли ресурси не будуть переобтяжені.

Який з цих варіантів ви виберете, залежить від різних чинників проекту: бюджету, доступності ресурсів, характеру виконуваних завдань і т.д.

У проекті перевантаження ресурсу може бути обумовлене тим, що він призначений на два види завдань, що одночасно виконуються, з 100% зайнятістю.

Розв'язати проблему переобтяженості можна, призначивши кожному виду завдань, які ресурс повинен одночасно виконувати, кількість одиниць ресурсів, рівну не 100%, а 50%.

Зробіть це таким чином.

1. Перемкніться в режим діаграми Гантта (Gantt Chart).

2. Клацанням миші виділіть в таблиці переобтяжену роботу.

3. Натисніть кнопку на панелі інструментів Standard (Стандартна). На екрані з'явиться діалог Task Information (Інформація про роботу).

4. Клацніть мишею на ярличку Resources (Ресурси), щоб перейти на потрібну вкладку.

5. Призначте переобтяженому ресурсу кількість одиниць (Units) - 50%.

6. Клацніть мишею на вкладці Advanced (Інші). У діалозі з'являться елементи управління цієї вкладки.

7. У списку Task Type (Тип работы) виберіть Fixed Durution (Фиксированная длительность).

Як ви пам'ятаєте, це необхідно зробити, оскільки інакше буде скорочена на 50% тривалість роботи.

8. Закрийте діалог Task Information (Інформація про роботу) за допомогою кнопки ОК. На діаграмі, праворуч від назви переобтяженого ресурсу, призначеного роботі, з'явиться відмітка про кількість одиниць ресурсу - [50%].

9. Самостійно зменшите до 50% кількість одиниць переобтяженого ресурсу для іншої роботи.

10. Знову перемкнетеся в режим використання ресурсів (Resource Usage) і переконаєтеся, що перевантаження ресурсу ліквідоване.

11. Збережіть проект без базового плану.

На прикладі нашого проекту ми розглянули тільки два можливі варіанти рішення проблеми перевантаження ресурсів. Ви можете також:

• перемістити переобтяжений ресурс для виконання завдання на ранній термін;

• перемістити переобтяжений ресурс для виконання роботи в інший час або змінити графік даної роботи так, щоб вона виконувалася, коли ресурс буде вільний;

• зменшити об'єм роботи, яку повинен виконувати переобтяжений ресурс;

• змінити робочий календар переобтяженого ресурсу так, щоб він мав більшу кількість робочого часу;

• затримати початок виконання роботи до тих пір, поки переобтяжений ресурс не зможе приступити до неї;

• призначити даному виду робіт додаткові ресурси. Це дозволить зменшити кількість робочого часу переобтяженого ресурсу;

• розділити роботу, яку повинен виконувати переобтяжений ресурс, на частини так, щоб він міг виконувати її в інший час.

Залежно від конкретних обставин ви можете застосовувати будь-який з перерахованих способів рішення проблеми перевантаження ресурсів.