Тема 17. Створення пакетів документів для презентації проекту

Документи для преси. Прес-релізи про проект. Загальний опис проекту. Представлення продюсера. Матеріали про спонсорів. Інформація про артистів і партнерів. Додатки, сувеніри і подарунки.

Документи для благодійників. (1) Загальний і персональний лист-пропозиція. (2) Опис проекту: загальна концепція; окреслення суспільної проблеми та способу її розв’язання; очікуваний соціокультурний ефект; технології та етапи реалізації проекту; інформація про організатора і виконавців проекту; кошторис; окреслення потреб у фінансуванні; бажаний графік і способи отримання коштів; інформаційно-рекламний потенціал і медіа-план проекту. (3) Додатки: рекомендаційні листи; підбірка преси; фото-, аудіо- та відео матеріали. (4) Проект угоди або меморандуму.

Документи для спонсорів. (1) Офіційний лист-звернення – загальна (безособова) та персональна форма пропозиції. (2) Бізнес-план або Опис проекту, який включає такі частини: характеристика продукту; план виробництва та кошторис проекту; дані про керівництво та виконавців проекту. (3) Спонсорський пакет: положення про спонсорів; таблиця узгоджень статусів спонсорів з обсягами їхніх внесків та асортиментом пропонованих їм рекламних послуг; аналіз ринку проекту в контексті маркетингових стратегій спонсора; план рекламно-інформаційної кампанії просування брендів спонсорів; медіа-план проекту і брендів спонсорів; очікуваний соціо-культурний, політичний і PR-ефект проекту тощо. (4) Додатки – фото, A/V-демо, преса, рекомендації, ескізи). (5) Проект угоди.

Схема бізнес-плану (для спонсора):

1. Обкладинка;

2. Титульна сторінка;

3. Зміст;

4. Короткі висновки;

5. Опис проекту та його продукту;

6. План і технології виробництва;

7. Ринок і конкуренція;

8. План промоції проекту;

9. Кошторис проекту;

10. Потреба у фінансовому партнерстві;

11. Структура і порядок фінансування;

12. Команда реалізації проекту;

13. Партнери та підрядники;

14. Спонсорський пакет (може подаватися як окремий документ).

Тема 18. Формування і використання обставин, що сприяють успішному фандрейзингу

Формування сприятливого інформаційного поля проекту. Визначення і популяризація базових суспільних цінностей проекту. Залучення прихильників та добровільних партнерів. Ефективність попередньої рекламної та PR-кампанії (див. Тему 15). Створення Інтернет-сайту проекту.

Сприяння з боку довірених та авторитетних осіб. Класифікація: особисті приятелі ПФП; бізнес-партнери ПФП; відомі особи; партнери та учасники попередніх проектів фандрейзера. Форми сприяння: усні рекомендації; рекомендаційні листи або листи підтримки; відгуки про вже здійснені проекти фандрейзера.

Протекція представників влади та центральних органів держави. Державна підтримка проекту як визнання його суспільного значення та ґарантія якості. Спонсорська підтримка проекту як реалізація PR-стратегії ПФП – розвитку соціальної лояльності та партнерства. Форми прямої допомоги держави у залученні спонсорських коштів.

Використання стратегічного PR з керівниками ПФП (див Тему 13). Формування атмосфери особистої довіри. Значення спільного дозвілля. Налагодження системи обміну професійними знаннями та послугами. Експертна оцінка вже здійснених спонсорських проектів.

Синхронізація термінів подання пропозиції з часом затвердження річного або піврічного рекламного бюджету ПФП. Диференціація періодів формування державного та місцевого бюджету. Бюджетне планування в міжнародних корпораціях і вітчизняних фірмах.