3.2. Технология ввода и обработки входной информации, обеспечивающей решение задачи
В процессе решения задачи учетная информация накапливается в таблицах:
ЗАКАЗЫ;
МАТЕРИАЛЫ_НА_ЗАКАЗ;
ПОСТУПИВШИЕ_МАТЕРИАЛЫ;
ПРИХОД_МАТЕРИАЛОВ;
СПИСАННЫЕ_МАТЕРИАЛЫ
СПИСАНИЕ_МАТЕРИАЛОВ
После обработки входной информации должны формироваться следующие выходные документы:
- Наряд-заказа;
- Копия наряд-заказа;
- Требование к заказу;
- Акт о списании материалов;
- Накладная по приходу материалов;
- Акт раскроя;
- Материальный отчет.
Технология ввода, накопления и обработки входной информации представлена на рисунке 3.2., технология обработки учетной информации при формировании отчетности представлена на рисунках 3.3.
Рис.3.2. Технологическая схема ввода, накопления
и обработки учетной информации по поступлению материалов
Рис
3.3. Технологическая схема формирования
выходного документа «Акт о списании
материалов»
В схеме формирования выходного документа «Акт раскроя по индивидуальным заказам» данные берутся из таблиц: «ЗАКАЗЫ», «МАТЕРИАЛЫ_НА_ЗАКАЗ», «МАТЕРИАЛЫ», «ИЗДЕЛИЯ».
В схеме формирования выходного документа «Материальный отчет» данные берутся из: «ЗАКАЗЫ», «МАТЕРИАЛЫ_НА_ЗАКАЗ», «ПРИХОД_МАТЕРИАЛОВ», «ПОСТУПИВШИЕ_МАТЕРИАЛЫ», «СПИСАНИЕ_МАТЕРИАЛОВ», «СПИСАННЫЕ_МАТЕРИАЛЫ».
3.3. Технико-экономическое обоснование темы
3.3.1. Обоснование необходимости автоматизации предметной области
При изучении методологии учета заказов ателье был выявлен целый ряд недостатков в связи с тем, что данный учет ведется вручную.
К недостаткам решения данной задачи вручную относятся:
- ошибки, возникающие при заполнении документов «Акт о списании материалов»
- трудоемкость заполнения документа «Акт раскроя»;
- повторение одних и тех же действий при заполнении «Наряд-заказа»;
- сложность формирования итоговых данных в выходном документе «Материальный отчет»;
- Сложность заполнения отчетности;
- денежные затраты на типографские бланки документов, большинство из которых имеют устаревшую форму;
- большие временные затраты на заполнение, проверку и обработку документов.
Проанализировав временные затраты на заполнение, проверку и
обработку документов до и после автоматизации. Время, затрачиваемое в месяц на заполнение документов до автоматизации приведено в таблице 3.1.
Таблица 3.1. Временные затраты на
заполнение и обработку документов
до автоматизации
|
Документ |
Время, мин. |
Количество в месяц, экз. |
Всего в месяц, минут |
|
Наряд-заказа (вместе с копией) |
15 |
66 |
990 |
|
Акт о списании материалов |
10 |
7 |
70 |
|
Накладная |
10 |
7 |
70 |
|
Акт раскроя |
60 |
2 |
120 |
|
Материальный отчет |
120 |
1 |
120 |
|
Итого |
– |
83 |
1370 |
В таблице 3.2. рассмотрены затраты рабочего времени на заполнение и обработку документов после автоматизации.
Таблица 3.1. Временные затраты на
заполнение и обработку документов
после автоматизации
|
Документ |
Время, мин. |
Количество в месяц, экз. |
Всего в месяц, минут |
|
Наряд-заказа (вместе с копией) |
10 |
66 |
660 |
|
Акт о списании материалов |
4 |
7 |
28 |
|
Накладная |
6 |
7 |
42 |
|
Акт раскроя |
3 |
2 |
6 |
|
Материальный отчет |
3 |
1 |
3 |
|
Итого |
– |
83 |
739 |
Сопоставив данные таблиц 3.1. и 3.2. можно сделать вывод о том, что автоматизация даст значительную экономию времени, которая составит
Эв = (1370) – (739) = 631мин.
Автоматизация решения данной задачи позволит:
- ускорить время обработки информации;
- уменьшить затраты на заполнение одного документа;
- автоматически формировать выходные документы «Акт раскроя», «Акт на списание», «Материальный отчет», «Накладная по приходу материалов» исключив, тем самым, ошибки в расчетных показателях;
- сократить до минимума типографические расходы на бланки документов;
- осуществлять однократный ввод и многократное использование справочных данных по разделам закройщики, улицам, материалам, изделиям, услугам.
Все вышеперечисленное позволит более эффективно решать задачу по учету движения книг в библиотечном фонде и работе с читателями. Следовательно, автоматизацию данной задачи можно считать целесообразной и экономически обоснованной.