10.3. Оформление результатов инвентаризации основных средств

По за­вершении инвентаризации члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица подписывают инвентаризационную ведомость формы № ИНВ-1. Инвентаризационная опись должна быть составлена не менее чем в двух экземплярах, содержать все необходимые реквизиты, не иметь несанкционированных (не оформленных соответствующим образом) исправлений. При наличии исправлений вносят во все экземпляры описей.

При выявлении в ходе инвентаризации ревизионной комиссией (ревизором) объектов, не поставленных на учет, а также объектов по которым в регистрах бухгалтерского учета нет данных или указаны неправильные данные, нужно включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

При выявлении отклонения данных о фактическом наличии основных средств от учетных данных составляются сличительные ведомости формы № ИНВ-18. Недостачи, выявленные в ходе инвен­таризации, отражаются в сличительной ведомости в соответствии и их оценкой в бухгалтерском учете. Оценка выявленных неучтенных объек­тов основных средств проводится с учетом рыночных цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе отдельными актами. На основные средства, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арен­дованные), составляются отдельные сличительные ведомости.

По каждому факту выявления несоответствия между фактиче­скими и учетными данными материально ответственные лица пишут на имя председателя инвентаризационной комиссии объяснительные записки.

Итоги работы инвентаризационной комиссии оформляются протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации, в том числе результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспе­чения сохранности основных средств. В нем на основании составлен­ных сличительных ведомостей ревизионная комиссия (ревизор) дает выводы по результатам инвентаризации и предложения по устране­нию выявленных недостач, списанию недостач, оприходованию из­лишков и т.д.

Выявленные недостачи основных средств подлежат списанию в установленном порядке. Каждый случай списания недостающих основных средств ревизионная комиссия (ревизор) тщательно прове­ряет. При этом нередко вскрываются нарушения действующего по­рядка отнесения на виновных лиц стоимости недостающих основных средств, порядка погашения этой задолженности и отражения в учете всех операций по списанию.

10.4. Ревизия операций по изменению стоимости основных средств

Изменение первоначальной стоимо­сти основных средств допускается в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации и технического перевооружения - работ капитального характера, проведение которых улучшает (повы­шает) ранее принятые нормативные показатели функционирования (срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п.) объектов основных средств. Поэтому ревизор должен прове­рить не только формально (на основании названий документов, а так­же применяемых в учете и документации терминов), но и содержа­тельно работы, проводимые в целях восстановления основных средств.

Нужно исходить из того, что в общем случае в процессе ремон­та должны быть восстановлены ранее утраченные свойства объекта, изношенные детали и узлы оборудования и транспортных средств заменены новыми, более современными (например, более экономич­ными и долговечными). При этом полностью восстанавливается спо­собность оборудования и транспортных средств работать, но не про­исходит качественное изменение характеристик отремонтированного объекта. Например, в автотранспортном средстве меняется аккумуля­тор, в компьютере сломанный дисковод заменяется аналогичным. Если же после работ по восстановлению у объекта основных средств каче­ственно меняются основные характеристики и он приобретает но­вые, ранее отсутствовавшие свойства, то это говорит о модерниза­ции. Например, на грузовом автомобиле монтируется специальное буровое оборудование, у компьютера при замене жесткого диска и опе­ративной памяти увеличивается быстродействие, появляется возможность использования более сложного программного обеспечения.

Наибольшую сложность представляет собой разделение расхо­дов на затраты текущего характера, включаемые в себестоимость, и расходы капитального характера, увеличивающие стоимость основных средств при проведении капитального ремонта и модернизации одновременно на одном и том же объекте. Эта проблема вызвана сложностью отнесения долгосрочных и дорогостоящих работ либо к капитальному ремонту, либо к модернизации и реконструкции, вследствие ревизор должен проверить наличие раздельного учета фактических затрат на проведение ремонта и реконструкции, их соответствия проектно-сметной документации.

При реконструкции осуществляются затраты (могут быть пре­дусмотрены в документации), не приводящие к увеличению стоимости основных средств. Поэтому ревизор должен выявить эти затра­ты к которым, например, относятся:

• затраты на подготовку эксплуатационных кадров;

• расходы перспективного характера - геолого-разведочные, изыскательские и т.д.;

• расходы по возмещению стоимости строений, сносимых при достройке, их демонтажу, переносу и пр.;

• расходы, связанные с уплатой процентов, штрафов, пени и не­устоек за нарушения в финансово-хозяйственной деятельности;

•затраты на консервацию достройки (строительства).

Кроме того, ревизор обязан выявить затраты, не предусмотрен­ные сметно-технической документацией.

Поскольку расходы на восстановление основных средств значи­тельны, требования к оформлению первичных учетных документов достаточно строги. Независимо от того, каким способом — подряд­ным или хозяйственным — выполняется модернизация или реконст­рукция, следует проверить документацию, в которой определены объ­емы проводимых работ, сроки и стоимость ремонта и которая служит подтверждением разграничения текущих и капитальных затрат.

Ревизор выясняет, обследованы ли объекты основных средств представителями технической (ремонтной) службы организации (ко­миссией, назначаемой распоряжением руководителя). Специально созданная комиссия организации должна оформить материалы пред­варительного обследования и дать в них предложения относительно характера планируемых восстановительных работ с перечнем выяв­ленных дефектов основных конструктивных элементов или оборудо­вания (форма № ОС-16). На основании этих документов, утвержденных Руководителем организации, составляются сметно-техническая документация (расцененная опись работ) и график проведения работ.

Ревизор проверяет, подтверждается ли расход материалов дан-1Ми требований на отпуск, расходных накладных, лимитно-заборных карт (при подрядном способе ведения работ — данными приемо-сдаточных актов и накладных), оформлены ли окончание и приемка в эксплуатацию реконструированных или модернизированных объектов актом по форме

№ ОС-3.

В соответствии с п. 70 Методических указаний по ремонту основных средств ремонт рекомендуется проводить по самостоятельно разрабатываемому организацией плану с учетом характеристик числящихся на балансе основных средств, условий эксплуатации, необходи­мости ремонта. Утверждаемый руководителем план ремонта в составе системы планово-предупредительного ремонта имеет важное значе­ние при разграничении расходов по капитальному ремонту и затрат на реконструкцию и модернизацию, осуществляемых в порядке, уста­новленном для учета капитальных вложений. Ревизор проверяет на­личие и содержание такого плана.

По окончании проверки ревизор выясняет, внесены ли по ре­зультатам реконструкции и модернизации изменения в учетные фор­мы и карточку формы № ОС-6.