Отдел снабжения на торговом предприятии(http://www.poskas.ru/articles/195.html)

Большинство промышленных и торговых предприятий строят работу отдела снабжения по следующей (одной из возможных) функциональных схем. На отдельных предприятиях функции снабжения могут быть распределены различным образом между сотрудниками. Поэтому названия конкретных групп сотрудников могут быть на каждом предприятии свои, например, группа химии, группа металлов, группа качества поставок, группа анализа цен и т.д. Информация о необходимом сырье, материалах, комплектующих поступает из производственных подразделений. С учетом текущего состояния товарных запасов и прогнозов потребления определяется объем закупки на ближайший период.Далее решается задача выбора поставщика продукции. При этом анализируется ценовая обстановка на рынке. Среди альтернативных поставщиков выбирается наиболее выгодный. В ряде случаев, помимо критерия "минимальной цены", к поставщикам предъявляются требования к качеству продаваемого сырья,  к  соответствию  нормативам, установленным  на используемое в производстве сырье. Решаются оперативные вопросы общения с поставщиками, соблюдения сроков поставки, номенклатуры, комплектности, соответствия поставок нормативам качества. В ряде случаев на отдел снабжения возлагаются задачи организации складского учета сырья и материалов. Так же на отдел снабжения могут быть возложены функции по работе с таможней по приемке грузов, поступающих от иностранных партнеров. Итак, мы перечислили основные функций, которые обычно призван выполнять отдел снабжения. Рассмотрим, чем обычно занимаются сотрудники отдела снабжения, занятые закупками сырья и материалов. Естественно, это лишь вариант организации работ. На разных предприятиях есть свои особенности, но, надеемся, описанная схема поможет читателю в общих чертах представить механизм закупки товаров и самостоятельно дополнить его недостающими элементами, Снабженец знает, как обеспечить поставки Конечная цель руководителя отдела снабжения состоит в обеспечении предприятия необходимым сырьем и материалами к требуемому сроку в указанном количестве с максимально выгодными для предприятия условиями. Достигнуть этой цели можно на основе применения различных методов и приемов работы персонала отдела. Детали этой работы станут понятны из дальнейших объяснений. В задачи руководителя группы входит планомерное внедрение в практику повседневной деятельности отдела системных методов работы с поставщиками. Выделим наиболее важные задачи:

• организация и внедрение в деятельность сотрудников отдела методов и приемов исследования товарного рынка с целью снабжения предприятия на наиболее выгодных условиях;

• координация работы персонала отдела с поставщиками, обеспечение единых принципов работы сотрудников;

• взаимодействие с плановыми и производственными службами предприятия, своевременное выполнение заявок на приобретение товаров для различных производственных подразделений;

• организация работ по исследованию рыночных цен на закупаемое сырье, прогнозирование ценовой обстановки, анализ цен в регионах на сырье;

• организация сертификации поставляемого сырья и комплектующих; тестирование надежности  и  проверка соответствия требованиям производственного процесса;

• оценка деятельности сотрудников отдела по сбору и накоплению информации о товарном рынке закупаемого сырья и материалов;

• оценка альтернативных вариантов поставки закупаемого сырья и выбор наиболее выгодных поставщиков, подготовка материалов для тендерных закупочных комиссий;

• управление запасами - анализ текущего состояния товарных запасов, выработка правил и стратегий формирования товарных запасов, принятие оперативных решений о восполнении товарных запасов.

Таковы основные должностные обязанности руководителя отдела снабжения. Хотя, повторяю, это лишь вариант возможных направлений его работы. Снабженец знает, у кого купить Каждую товарную группу (одну или несколько групп) курирует отдельный сотрудник отдела снабжения. Данного сотрудника мы называем просто менеджером или снабженцем. Цель работы менеджера состоит в обеспечении поставок сырья и материалов по курируемой товарной группе. Общая схема работы фирмы по закупке товаров сводится к следующему. На основании поступившей заявки на необходимое сырье, менеджер анализирует товарный рынок, определяет поставщика, подготавливает спецификации по закупаемому товару, оформляет договорные отношения с поставщиками. Наиболее часто можно наблюдать пассивный стиль работы. Он предполагает анализ поступающих рекламных предложений поставщиков, прием рекламных телефонных звонков поставщиков, а также общение с поставщиками, когда возникает потребность в том сырье, которое предлагается поставщиком. Конечно, нельзя говорить, что этот подход к работе является самым лучшим, хотя он и дает результаты. Не следует забывать, что наша цель состоит в постоянном совершенствовании методов своей работы и получении новых преимуществ перед конкурентами. При активном стиле работы снабженец не ждет, когда ему позвонит поставщик, а он сам занимается постоянным поиском альтернативных поставщиков. Он стремится расширить список своих потенциальных поставщиков путем телефонных контактов с фирмами, координаты которых он находит в специализированных справочниках, в Интернете и т.д. В России очень популярны такие справочники, как  Бизнес-карта,  Независимые производители и т.д. Для работы в пределах городов применяются справочники коммерческих фирм и организаций типа Желтые страницы. Именно так становится возможным купить недорогие межкомнатные двери, окна, инструмент или станки. Менеджер-снабженец составляет картотеки своих постоянных поставщиков курируемых товаров. Занимается периодическим сбором новых коммерческих предложений от поставщиков. Выясняет цены на товары, которые ему следует периодически закупать. Расширение списков альтернативных поставщиков происходит за счет постоянной рассылки запросов продавцам и производителям сырья и материалов. Менеджер ежедневно собирает информацию о состоянии товарного рынка по своей товарной группе. Очевидно, что предпочтительным является активный стиль работы снабженца. Обычно снабженец выполняет следующие основные функции:

• находит  поставщиков  требуемого  сырья на  рынке, информирует поставщика  о  технических параметрах требуемого сырья, выясняет условия поставки и цены, способы и сроки оплаты;

• принимает предложения альтернативных поставщиков;

• координирует взаиморасчеты с поставщиком, отслеживая состояние дебиторской и кредиторской задолженности;

• собирает  коммерческие  предложения  поставщиков  по выполнению бартерных операций и т.д.

• подготавливает предложения по закупкам сырья на основе заявок, полученным из производственных служб предприятия или отдела продаж;

• подготавливает предложения по альтернативным закупкам и поставкам сырья, готовит обоснования выгодности закупки у конкретного поставщика.

• иногда, если в отделе нет специальной должности, снабженец работает с таможней по своим поставкам.

Применение современных технологий при осуществлении закупок(miigaik2005.narod.ru›snabzh_log.doc )

Применение технологий при осуществлении закупок приводит к повы­шению производительности процесса закупки. Это прежде всего элект­ронный обмен данными с поставщиками, кодирование информации и ав­томатизированный ввод данных.

Из-за ненадежности сопроводительных документов возникает ряд трудностей. Персонал отдела снабжения затрачивает треть своего време­ни, разбираясь с проблемами, вызванными отклонением процесса снабже­ния от предписанного. Укажем некоторые типичные проблемы, возникаю­щие из-за наличия множества бумаг:

• длительное время, необходимое для обработки всей процедуры;

• зависимость от большого числа форм и документов, перемещаемых через различные объекты;

• необходимость большого числа сотрудников для сбора всех документов, их анализа, обработки, хранения и других операций;

• необходимость в других сотрудниках, которые должны контролировать административные процедуры; управлять ими;

• ошибки, неизбежно возникающие при большом количестве документов и занятых сотрудников;

• невозможно уделять достаточно внимания системам, работающим совместно, например контролю состояния запасов.

Основным шагом в совершенствовании снабжения стали электронные закупки. Электронный обмен данными (ЕОД) позволил автоматизировать процесс закупки. Организация стыкует свою информационную систему с системой поставщика, и когда наступает вре­мя разместить заказ, ее система автоматически отправляет сообщение об этом. Такой вариант подходит для небольших регулярных заказов. Суще­ствует несколько вариантов автоматизированного снабжения, но все они имеют общее название «электронное снабжение», или «электронные закупки». Эти варианты снабжения могут вы­полняться в различных формах, но в любом случае в их основе лежит пря­мой обмен данными между компьютером поставщика и заказчика. Прин­ципиально можно выделить два типа электронного снабжения; их обозна­чают Б2Б (бизнес-бизнес - когда одна организация закупает материалы у другой) и Б2П (бизнес-потребитель — когда у предприятия продукцию покупает конечный потребитель).

К основным выгодам, обеспечиваемым электронным снабжением, от­носятся следующие:

• мгновенный доступ к поставщикам, расположенным в любой точке мира;

• прозрачный рынок, на котором товары легкодоступны, а условия их получения приемлемы;

• автоматизация закупок посредством стандартных процедур;

• существенное уменьшение времени, необходимого для трансакций;

• снижение затрат (как правило, на 12—15%);

• интеграция собственной информационной системы с аналогичными системами поставщиков.

Для поддержки ЕОД были разработаны две сопутствующие техноло­гии. Первая — кодирование товаров, позволяющее присвоить каждой упаковке перемещаемых материалов идентификационную метку. Это метка обычно представляет собой штрих-код, информацию с которого можно считывать автоматически в любое время и в любом месте переме­щения товара.

Вторая технология — электронный перевод денежных средств (ЕПД). Когда поступает подтверждение о доставке мате­риалов, ЕПД автоматически дебетует банковский счет заказчика и кредиту­ет счет поставщика.

Э-КОММЕРЦИЯ

Корпоративная (private) или открытая (public) система? За и против(pcweek.ru›themes/detail.php?ID=61320)

Продолжение. Начало см. в PC Week/RE, № 7/2002, с. 30.

Открытые (public) системы электронной коммерции, как правило, обладают следующими признаками:

- предназначены для использования многими потребителями и многими поставщиками;

- доступны через Интернет;

- обладают транзакционными механизмами.

Читателям наверняка известно как минимум несколько Интернет-систем, предназначенных в той или иной степени для поддержки снабженческих и сбытовых функций, в том числе специализирующихся на оборудовании и материалах для нефтегазовой отрасли. Эти системы предлагают информационный сервис, позволяющий снабженцу нефтегазовой компании вести поиск в базе данных такой системы через Интернет:

- по наименованию предприятий - производителей и поставщиков продукции;

- по местоположению поставщика - региону, области, городу;

- по виду продукции (по классификатору);

- по наименованию продукции или ее модели, ГОСТу, спецификации и т. п.

Однако на этом функции большинства имеющихся систем исчерпываются, хотя важнейшим свойством любых, в том числе открытых, систем электронной коммерции является наличие транзакционных механизмов:

- коммерческая переписка между снабженцем и поставщиком;

- запрос и получение коммерческих предложений;

- проведение конкурсных торгов и тендеров;

- предконтрактная и контрактная подготовка;

- размещение и согласование заказов;

- подготовка и проведение оплат;

- контроль поставок, логистика.

Уже существуют системы, которые можно в полной мере отнести к классу открытых систем электронной коммерции (электронного снабжения). Например, многим читателям хорошо известна ЭТП (электронная торговая площадка) ИНМАРСИС (www.inmarsys.ru), предназначенная для организации снабжения нефтегазовых компаний и для поддержки сбыта предприятий - производителей и поставщиков, снабжающих нефтегазовую отрасль.

Типичная структура открытой системы электронного снабжения приведена на рис.1.

Рис. 1. Открытая система электронного снабжения - электронная торговая площадка

Корпоративные (private) системы электронного снабжения, в отличие от открытых, обладают, как правило, следующими признаками:

- предназначены для использования (проведения закупок) одним предприятием - потребителем продукции или одной аффилированной группой предприятий (компаний);

- функционируют в корпоративной интрасети этого предприятия;

- открывают ограниченный доступ через Интернет предприятиям-поставщикам для обеспечения транзакционных механизмов;

- покрывают весь бизнес-процесс МТО;

- интегрированы с корпоративной АСУ (ERP-системой).

Структура корпоративной (private) системы электронного снабжения изображена на рис. 2.

Рис. 2. Корпоративная система электронного снабжения

Каждой компании, решающей для себя, систему какого типа ей необходимо использовать для автоматизации закупок - открытую (public) или корпоративную (private), нужно будет ответить на следующие вопросы:

- какие денежные ресурсы могут быть выделены?

- насколько закрытую или открытую политику закупок ведет данная компания?

- нужно ли покрыть весь бизнес-процесс МТО?

- можно ли использовать типовые модели бизнес-процессов или необходимо выстраивать свои сценарии, полностью адекватные принятому на предприятии регламенту, и учитывать специфичные форматы документов?

- нужна ли интеграция с другими функционирующими подсистемами корпоративной АСУ (ERP-системы), например, с “Бухгалтерией”, “Складами” и т. п.?

- сколько рабочих мест снабженцев и другого персонала планируется обеспечить доступом к системе?

Ниже приведены критерии, позволяющие решить, какой из двух типов систем в наибольшей степени соответствует вашей текущей производственной необходимости (см. табл.).

    

Какая электронная система снабжения - открытая (public) или корпоративная (private) - вам необходима?

Критерии требования	Открытая (public) система	Корпоративная (private) система	Вывод
1. Стоимость внедрения и использования	Низкая, ~$300 на одно рабочее место в месяц	Высокая, от $500K до $2-5M	Если число планируемых в системе рабочих мест ваших сотрудников (снабженцев и других) менее 30, то можно пользоваться услугами открытой системы. Если же это число больше 100, то стоимость двух-трехлетней подписки на услуги открытой системы становится сопоставимой со стоимостью внедрения корпоративной системы снабжения.
2. Сроки начала работы с системой	Немедленно	По мере внедрения системы, обычно через 3-6 месяцев после старта проекта
3. Обеспечение информационной герметичности, безопасности и надежности	Среднее, зависит от конкретной открытой системы и от операций, проводимых в данной системе для обеспечения закупки	Высокое, используются специальные средства информационной безопасности в рамках вашей внутрикорпоративной интрасети. Доступ в интрасеть извне (из Интернета) физически ограничен и строго регламентирован	Если требования по обеспечению информационной герметичности, безопасности и надежности для вас стоят на первом месте, то более целесообразно строить свою корпоративную систему снабжения.
4. Поддержание актуальности базы данных поставщиков и каталогов продукции	Обеспечено администрацией открытой системы	Ваша забота, если только вам не удастся убедить всех ваших поставщиков постоянно поддерживать в актуальном состоянии свои каталоги, прайс-листы и т. п. Или нужно использовать внешний каталог	Для корпоративной системы снабжения одна из серьезных проблем - поддержание баз данных в актуальном состоянии. При этом есть три пути решения: 1) вести самим; 2) убедить поставщиков, чтобы они актуализировали свои данные; 3) использовать внешний каталог.
5. Адекватность корпоративным бизнес-процессам закупки, свои “правила игры” с поставщиками	Типовые модели бизнес-процессов и типовые сценарии	Адекватные модели ваших корпоративных бизнес-процессов с возможностью настройки и изменения режимов доступа и регламента документооборота	Корпоративные системы строятся исходя из интересов конкретного заказчика и изначально ориентированы на корпоративные модели и сценарии бизнес-процессов, в то время как открытые системы предлагают обычно типовые модели и сценарии.
6. Интеграция с корпоративной АСУ (ERP-системой)	Не предусмотрена	Предусмотрена интеграция с модулями “Склады”, “Бухгалтерия”, “Финансы и бюджет” и т. п.	Для больших предприятий, как правило, требование по интеграции с существующей АСУ (ERP-системой) является основополагающим.
7. Расширение функций системы	Зависит от администрации системы	Зависит от корпоративных (ваших) потребностей	Если вы планируете в будущем расширять функции системы, то более целесообразно строить свою внутрикорпоративную систему снабжения.

(Жирным шрифтом выделены преимущества одного типа систем над другим)

Согласно опыту работы многих крупнейших нефтегазовых компаний, весьма эффективным и целесообразным представляется двухэтапный подход с последовательным использованием как открытой, так и закрытой (корпоративной) системы.

1-й этап: использование открытой (public) торговой площадки (10-50 рабочих мест).

Предусматривает:

- накопление первичного опыта работы через электронную систему снабжения;

- выявление специфических особенностей и регламента работы с поставщиками;

- определение методики электронных закупок по видам номенклатуры;

- формирование техзадания и постановку задачи создания корпоративной системы.

2-й этап: создание и внедрение корпоративной системы электронного снабжения.

Обеспечит:

- улучшение экономических показателей за счет снижения издержек и оптимизации бизнес-процессов;

- развитие конкуренции среди поставщиков;

- поддержку реальных рыночных отношений между поставщиками и потребителями, объективность и мотивированность принятия решений о выборе поставщика;

- интеграцию с другими подсистемами АСУ (ERP), функционирующими на предприятии;

- формализацию регламента МТО.

Электронная сделка - реальность или виртуальность? Как протекает процесс закупки в электронной системе снабжения? Что нужно снабженцу и что - поставщику?

Попробуем представить типичный бизнес-процесс материально-технического снабжения ПОТРЕБНОСТЬ -> ЗАКУПКА -> ПОСТАВКА в виде следующей схемы (рис.3):

Рис. 3. Укрупненная схема бизнес-процесса МТО (красным цветом отмечены блоки,

относящиеся к юридическим и финансовым аспектам сделки и требующие ЭЦП)

Процесс закупки начинается в тот момент, когда профессиональный снабженец (закупщик) производит поиск и подбор поставщиков по номенклатуре согласно утвержденной потребности. Обычно поиск ведется либо по внутренней корпоративной справочной базе (картотеке), либо по различным каталогам, справочникам, бюллетеням, рекламным материалам и пр., в том числе доступным в электронном виде и через Интернет.

В электронной системе снабжения, как правило, имеется возможность поиска поставщиков заданной продукции во внутреннем или внешнем каталоге, причем в качестве последнего может выступать открытая электронная торговая площадка.

После осуществления предварительного поиска проводится коммерческая переписка с поставщиками, уточнение технических характеристик и возможных условий поставки. Далее осуществляются выбор поставщика и предконтрактная подготовка согласно следующим основным схемам:

- прямой выбор (прежде всего для монопольной продукции и продукции с особыми техническими характеристиками);

- сравнительный аналитический выбор (для неосновной номенклатуры, а также для отдельных видов основной);

- на тендерной (конкурсной) основе (в основном для отдельных видов основной номенклатуры, а также для ценоемкой неосновной номенклатуры).

Затем с поставщиком заключается договор поставки, фиксирующий все достигнутые договоренности, условия поставки-оплаты, цены, сроки и т. п. Если с данным поставщиком уже имеется заключенный рамочный договор, то достаточно сформировать заказ (или спецификацию на поставку) на условиях имеющегося договора.

В электронной системе снабжения все указанные операции осуществляются в электронной форме; снабженец и поставщик взаимодействуют путем обмена электронными письмами и другими документами, а также ввода той или иной информации в базу данных системы через экранные формы. При этом любой документ из системы может быть распечатан и скреплен чернильными подписями и печатями.

После документального закрепления сделки, на фазе выполнения поставки, поставщик производит отгрузки продукции; при этом система электронного снабжения дает возможность фактурировать отгрузку непосредственно в системе, что позволяет отслеживать фактические отгрузки в режиме реального времени. Заказчик также может производить оплаты поставщику через свою систему электронного снабжения, используя доступ в систему электронных расчетов своего операционного банка. Следует отметить, что некоторые крупные российские банки уже имеют подобный опыт, в их числе - ИБГ “НИКойл”, банк “МЕНАТЕП СПб”, Альфа-банк и др.

Юридические аспекты электронной сделки. ЭЦП

Сделка - объект гражданского права, и ей посвящена целая глава действующего Гражданского кодекса РФ. Согласно ст. 153 ГК РФ: “Сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей”. В соответствии с требованием пункта 1 ст. 161 ГК РФ сделки юридических лиц должны совершаться в письменной форме. Более того, согласно п. 1. ст. 162 ГК РФ, “несоблюдение... письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания...”. Как же заключить договор с поставщиком в письменной форме, используя электронную систему? Ответ на этот вопрос дают несколько статей ГК. В частности, п. 2. ст. 160 допускает использование электронно-цифровой подписи, а п. 2. ст. 434 гласит: “Договор в письменной форме может быть заключен... путем обмена документами посредством... электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору”. Таким образом, в соответствии с действующим законодательством, для признания сделки письменно оформленной достаточно наличия юридически признаваемого механизма идентификации электронной цифровой подписи (ЭЦП), позволяющего достоверно установить сторону-подписанта по договору. Закон РФ “Об электронной цифровой подписи”, принятый и подписанный Президентом России 10 января 2002 г., создает важную юридическо-технологическую основу для осуществления электронных сделок. Для реализации механизма идентификации ЭЦП будет создан институт уполномоченных организаций - Удостоверяющих Центров (УЦ) для управления открытыми криптографическими ключами, регистрации пользователей ЭЦП, выдачи цифровых сертификатов, обеспечения функционирования систем электронного документооборота. Роль УЦ чем-то похожа на роль “электронных” нотариусов, заверяющих подписи сторон и регистрирующих электронные сделки.

В ближайшее время должны быть также приняты законы “Об электронном документообороте”, “Об электронной торговле” и другие, направленные на внедрение электронных форм ведения административной и хозяйственной деятельности.

Функциональность электронной системы снабжения (ЭСС) предполагает полную или частичную автоматизацию процессов закупочной деятельности на ОАО «Новосибирская макаронная фабрика» (включая преддоговорную работу с поставщиками, согласование и заключение договоров, контроль исполнения договоров, мониторинг движения грузов), а также некоторых смежных процессов (например, юридическое сопровождение сделки, составление отчетов и так далее).

Развитие цифровых и компьютерно-сетевых технологий привело к тому, что обмен электронными документами находит все более широкое применение в сфере бизнеса и в административной практике.

За рубежом заключение договоров на основании обмена информацией без использования бумажного носителя стало получать широкое распространение уже в начале 70-х годов. С появлением цифровых интерактивных компьютерных сетей, в том числе Интернета, развитие электронной коммерции совершило качественный скачок.

Однако появление новых технологий наряду с ускорением процессов обмена информацией значительно усложнило решение вопросов о достоверности такой информации, поскольку процесс обмена электронными документами существенным образом отличается от обычного обмена документами на бумажных носителях. Можно привести множество примеров злоупотреблений и мошенничества, совершаемых с использованием новых технологических возможностей. В то же время, очевидно, что для широкого применения электронного обмена информацией необходимо обеспечить достаточную степень доверия к содержанию электронных документов, передаваемых с использованием новых технологических средств [27, с. 89].

Технически проблема подтверждения подлинности информации, содержащейся в электронном документе, решается путем использования средств электронной цифровой подписи (ЭЦП), которая позволяет установить автора электронного документа и гарантировать неизменность его содержания.

ЭЦП – это специфический «цифровой код», связанный с содержанием электронного документа и позволяющий идентифицировать его отправителя (автора), а также установить отсутствие искажений информации в электронном документе, поскольку в случае внесения в него изменений ЭЦП теряет силу.

Для наглядности ЭЦП можно представить как данные, полученные в результате специального криптографического преобразования текста электронного документа. Оно осуществляется с помощью так называемого «закрытого ключа» - уникальной последовательности символов, известной только отправителю электронного документа. Эти «данные» передаются вместе с текстом электронного документа его получателю, который может проверить ЭЦП, используя так называемый «открытый ключ» отправителя – также уникальную, но общедоступную последовательность символов, однозначно связанную с «закрытым ключом» отправителя. Успешная проверка ЭЦП показывает, что электронный документ подписан именно тем, от кого он исходит, и что он не был модифицирован после наложения ЭЦП.

Таким образом, подписать электронный документ с использованием ЭЦП может только обладатель «закрытого ключа», а проверить наличие ЭЦП – любой участник электронного документооборота, получивший «открытый ключ», соответствующий «закрытому ключу» отправителя. Подтверждение принадлежности «открытых ключей» конкретным лицам осуществляет удостоверяющий центр – специальная организация или сторона, которой доверяют все участники информационного обмена. Обращение в удостоверяющие центры позволяет каждому участнику убедиться в том, что имеющиеся у него копии «открытых ключей», принадлежащих другим участникам, используемых им для проверки их ЭЦП, действительно принадлежат этим участникам.

Сегодня доверие к ЭЦП, используемым в закрытых (корпоративных) системах обмена информацией, достигается путем заключения специальных соглашений между участниками таких систем. Но для открытых, общедоступных систем электронного документооборота эту проблему возможно решить только путем создания развитой инфраструктуры, опирающейся на надежный правовой фундамент.

Широкое развитие электронного документооборота невозможно, если его участникам не будет предоставлена возможность совершать юридически значимые действия с применением средств электронной связи и защищать свои права, в частности, в случае необходимости представлять электронные документы в качестве судебных доказательств наравне с документами на бумажных носителях. Для этого необходимо законодательно закрепить условия, при которых ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в документах на бумажных носителях.

Обеспечение доверия к ЭЦП является обязательным условием ее широкого применения в качестве одного из основных инструментов электронной коммерции. Связанные с ЭЦП проблемы нуждаются в надежной «юридической оболочке», требуют специального правового регулирования в национальном законодательстве и на международном уровне.

В настоящее время законодательные акты, обеспечивающие закрепление правовых основ для использования ЭЦП и придания юридической силы электронным документам, приняты во многих развитых странах, в том числе в США, Канаде, ФРГ, Италии, Франции, Испании, Нидерландах, Дании, Австрии, Финляндии и других странах Европейского Союза. Вопросы ЭЦП законодательно урегулированы также в некоторых государствах Прибалтики и СНГ. В еще большем числе стран законодательство об ЭЦП находится на стадии разработки и принятия.

Положения зарубежных законодательных актов и рекомендаций, принятых на международном уровне, учитывались при разработке российского Закона об ЭЦП, работа над которым продолжалась не один год.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» вступил в силу с 23 января 2005 года.

Основное предназначение Закона об ЭЦП – заложить правовые основы для создания инфраструктуры, обеспечивающей использование ЭЦП, а также установить основные требования, при соблюдении которых ЭЦП должна признаваться юридически равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе [31, с. 23].

Закон создает правовую основу для широкого использования ЭЦП, постепенного развития электронной коммерции, электронных банковских услуг, рынка ценных бумаг. ЭЦП и отметки времени являются теми инструментами, которые обеспечивают юридический фундамент для развития электронного документооборота в цифровых интерактивных сетях, в том числе в Интернете.

Применение электронной цифровой подписи существенно облегчает не только коммерческую деятельность, но и развитие информационных технологий, упрощает взаимодействие граждан с административными органами.

Например, в соответствии с Федеральным законом от 28 декабря 2001 года № 180 – ФЗ «О внесении изменения в статью 80 части первой Налогового кодекса Российской Федерации» заверенную ЭЦП налоговую отчетность разрешается представлять в электронном виде, отсылая ее в органы государственной налоговой службы по электронной почте.

За рубежом технологии ЭЦП находят применение даже при организации документооборота в сфере юстиции и управления, например, уже практикуется подача документов в суд через Интернет. Так, по сообщению журнала «Focus», уже в 1997 году административный суд Карлсруе (ФРГ) в своем решении признал исковое заявление, переданное в суд в виде электронного документа.

Несмотря на достаточно подробное законодательное регулирование вопросов применения ЭЦП, данный правовой институт будет еще вызывать множество проблем и дискуссий. В частности, новые нормы об электронной цифровой подписи не всегда согласуются с действующими законодательными положениями.

Эксперты отмечают, что принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» не повлекло и не повлечет за собой каких-то особенно стремительных изменений в работе ни организаций, уже использующих ЭЦП в рамках корпоративных информационных систем, ни организаций, которые ЭЦП пока не применяют. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» только закладывает основы для дальнейшего постепенного развития электронной коммерции в России и создает возможности для распространения новых форм документооборота [19, с. 55].

Эффективность работы Закона об ЭЦП будет зависеть от очень многих факторов, в том числе от активной позиции государственных органов, от принятия законопроектов об электронном документе, об электронной коммерции и так далее.

3.3 Оценка эффективности внедрения новой системы управления закупками на предприятии

Рисунок 3.2 – Формирование системы управления закупками материальных ресурсов ОАО «НМФ»

В целях предотвращения нерационального расходования и потерь используемых ресурсов необходима оптимизация процессов закупочной деятельности. На Западе больше в ходу термин "управление цепочками поставок" (Supply Chain Management - SCM). В рамках SCM известны такие концепции, как DRP (планирование потребностей распределения), SIC (статистическое управление запасами), JIT (точно в срок), MRP (планирование материальных затрат), EDI (электронный обмен данными), FMS (гибкая производственная система), SDP (планируемая программа доставки).

Мировой опыт внедрения SCM свидетельствует, что в результате происходит существенное снижение затрат компании, в том числе сокращение складских запасов - до 20%, и сокращение закупочных цен - до 10%. Несмотря на это, в течение двух последних десятилетий основное внимание уделялось лишь процессам автоматизации проектирования и управления производством. Процессы закупок практически "выпали" из поля зрения и по-прежнему остаются наиболее ресурсоемкой, неавтоматизированной и неэффективной сферой работы организаций.

Между тем, по оценкам ведущих аналитических агентств (AMR Research, Gartner Group), потери из-за неэффективной закупочной деятельности могут составлять, в зависимости от отрасли, до 15-27% от общего объема закупок. Кроме прямых потерь у компаний при неэффективном использовании систем закупок появляются дополнительные расходы на содержание разветвленного и многоуровневого бюрократического аппарата, теряется значительная часть времени на прохождение заказа, часто дублируются и неэффективно используются материально-технические ресурсы в условиях структурной разобщенности подразделений [36, с. 22].

В качестве примера рассмотрим проект создания ЭСС (электронной системы снабжения), который готовится к запуску одним из лидеров российской промышленности – ОАО ГМК «Норильский никель». Проект по созданию и внедрению ЭСС будет частью реализации долгосрочной программы развития компании. Целью разработки ЭСС является оптимизация процесса закупочной деятельности предприятий ОАО ГМК «Норильский никель» и повышение эффективности взаимоотношений с поставщиками.

ЭСС будет создана с использованием новейших технологий, которые позволяют органично интегрировать ее с существующими и будущими автоматизированными системами, используемыми в компании.

В рамках работы над созданием концепции ЭСС для ОАО ГМК «Норильский никель» были проведены детальный анализ и исследование имеющейся системы закупок. Только после этого были сделаны соответствующие выводы по выбору оптимальной ЭСС, которая в дальнейшем повысит эффективность не только процессов закупок, но и бизнеса в целом.

ЭСС позволит эффективно вести закупки более чем по 10 000 товарным позициям.

Система предусматривает два уровня пользователей: внутренние и внешние.

Внутренними пользователями являются сотрудники компании, отвечающие за закупки. Функциональность ЭСС позволяет им выставлять заявки на приобретение материальных и технических ресурсов (МТР), проводить тендеры на закупки и так далее.

Внешние пользователи – поставщики МТР, которым система предоставляет возможность принимать заявки на поставку МТР, получать спецификации, направлять коммерческие предложения.

Для повышения привлекательности системы и удобства работы пользователей с ней будут реализованы дополнительные возможности, в том числе новостные сервисы, средства общения пользователей между собой, средства подсчета рейтингов, средства поиска, персональные сервисы пользователей.

Подход компании Ambit Systems – разработчика решения – к реализации проекта предполагает поэтапное внедрение и получение конкретного результата по окончании каждого этапа.

1)  Создание рабочего прототипа (пилотной зоны), который покрывает основные процессы снабжения и позволяет вести электронные закупки по нескольким товарным группам.

2)  Расширение функциональных возможностей системы и осуществление закупок по всей номенклатуре товарных позиций с одновременным вовлечением новых пользователей – как внутренних, так и внешних.

3)  Создание принципиально новых сервисов (таких, как возможность проведения финансовых расчетов, страхования грузов, организации транспортировки).

Внедрение ЭСС позволит компании:

-  повысить прозрачность, управляемость и оперативность процесса закупочной деятельности;

-  повысить доходность за счет снижения затрат на приобретение материально-технических ресурсов;

-  повысить эффективность работы с поставщиками за счет оптимизации процессов обмена и использования информации;

-  снизить складские запасы за счет более эффективного учета потребностей в материально-технических ресурсах;

-  оценивать эффективность процесса закупок, используя информацию в исторической ретроспективе;

-  создать единый стандарт обмена данными внутри компании и с поставщиками МТР, используя современные Интернет-технологии;

-  решить проблему классификации материально-технических ресурсов, то есть существенно упростить процесс поиска и заказа МТР, а в дальнейшем – и другие процессы.

Существующего опыта компании недостаточно для того, чтобы управлять поставками на быстро меняющемся конкурентном рынке.

Поэтому одним из новшеств в организации можно предложить принятие решения о необходимости использования системы и технологии, позволяющих управлять этим процессом с целью оптимизации цепочки поставок. Будет внедрена система, позволяющая контролировать спрос, управлять складскими запасами, анализировать информацию, основываясь на данных ежедневного спроса.

Ежедневно эти данные заносятся в общую базу. На их основе технология SCM позволяет делать выводы о том, где и какие акции стоит проводить для более успешных продаж, а также прогнозировать необходимые закупки товаров.

Электронные системы снабжения(№ 4 Апрель 2002 г. "Московские торги")

      Электронные системы снабжения (e-procurement) являются системами электронной коммерции типа В2В и предназначены для осуществления закупочных операций в режимах on line и off line.       В их функции входит обеспечение прямого взаимодействия снабженцев с поставщиками продукции. Поставщики продукции имеют возможность хранить и поддерживать непосредственно в системе каталоги (прайс-листы) поставляемой ими продукции. Снабженцы имеют возможность выполнять операции поиска требуемой номенклатуры материально-технических ресурсов, каталожной базе поставщиков, проводить маркетинговый и конъюнктурный анализ, вести переписку, организовывать тендеры и конкурсы, проводить предконтрактную и контрактную подготовку, готовить и проводить оплаты поставщикам, вести учет хода выполнения плана поставок и т.п. Кроме того, электронная система снабжения может быть интегрирована с другими автоматизированными системами и программными продуктами, вести учет логистики и финансовых операций. Функциональная схема электронной системы снабжения представлена на рисунке 1.

Электронные системы снабжения обеспечивают поддержку этапов бизнес-процесса следующего содержания:       - сбор заявок на материально-технические ресурсы, подготовка и утверждение номенклатурных планов поставок продукции;       - проведение процедур выбора поставщиков продукции, основанных на прямом выборе, на сравнительном аналитическом выборе, на тендере (конкурсе);       - размещение и согласование заказов на материально-технические ресурсы с поставщиками продукции, предконтрактная подготовка и заключение контракта;       - учет отгрузок и поступлений продукции грузополучателям;       - учет оплат поставщикам продукции;       - ведение отчетности и осуществление контроля над ходом выполнения плана поставок продукции.       Помимо поддержания перечисленных этапов бизнес-процесса компьютерная система снабжения выполняет также сервисные функции, такие как:       - поддержка базы каталогов поставщиков продукции;       - ведение базы данных служебной информации по поставщикам продукции;       - ведение доски объявлений;       - выставление на продажу излишков, товаров, бывших в употреблении, и неликвидов;       - ведение единого классификатора материально-технических ресурсов.       Как система класса В2В электронная система снабжения может выполнять функции интегрирующего элемента между автоматизированными системами управления поставщиков и потребителей продукции.