- •6.4. Поиск решения 101
- •6.4.1. Поиск решения 102
- •7. Приложения на основе Power Point 111
- •8. Приложения, созданные средствами языка программирования vba 124
- •Сведения из теории
- •1. Структура системы управления
- •2. Компьютерная информационная система в структуре организации
- •2.1 Схема внедрения компьютерной ис в организацию
- •2.2. Проектирование ис
- •3. Разработка баз данных для информационных систем
- •3.1. Получение внутреннего нормализованного представления данных с использованием реляционной модели
- •3.2. Задание для контрольной работы
- •Практические задания
- •4.1. Построение информационной системы по шаблону
- •4.2. Создание новой ис
- •4.2.1. Создание новых таблиц базы данных
- •4.2.2. Установка связей между таблицами и ввод данных в таблицы Установка связей между таблицами
- •4.2.3. Ввод данных в таблицы бд
- •4.3. Создание форм
- •4.4. Создание сложных форм для работы с базой данных
- •4.4.1. Работа с данными с помощью формы
- •4.4.2. Создание сложных форм
- •4.5. Работа с запросами и отчетами
- •4.5.1. Создание и фильтрация запросов
- •4.5.2. Создание и просмотр отчетов
- •Справка №
- •6. Приложения на основе табличного процессора Excel
- •6.2. Создание запроса к базе данных из рабочей книги ms Excel
- •6.3. Анализ и обработка данных с помощью сводных таблиц
- •6.3.1. Создание сводных таблиц
- •Самостоятельная работа
- •6.3.2. Изменение структуры таблицы
- •Вычисляемое поле
- •Самостоятельная работа
- •Обновление данных
- •Группирование элементов сводной таблицы.
- •6.4. Поиск решения
- •6.4.1. Поиск решения
- •7. Приложения на основе Power Point
- •7.1. Работа с простыми презентациями
- •7.1.1. Структура презентации Power Point
- •7.2. Просмотр ранее созданной презентации
- •7.3. Создание презентации на основе шаблонов
- •7.4. Создание презентации с «чистого листа»
- •7.5. Включение в презентацию элементов управления
- •7.6. Размещение элементов управления для перемещения между слайдами
- •7.7. Размещение гиперссылок в слайде
- •8. Приложения, созданные средствами языка программирования vba
- •8.1. Автоматизация выполнения задач с помощью макросов
- •8.2. Советы по записи макросов
- •8.3. Запись макроса
- •8.4. Написание макроса на языке Visual Basic
- •8.5. Создание макросов в текстовом процессоре Word
- •8.6. Инструментальная среда Visual Basic for Application
- •8.7. Создание пользовательских панелей и кнопок запуска программ
- •8.8. Решение задач при помощи стандартных средств vba
- •8.9. Программа поиска наибольшего элемента массива
- •8.10. Линейные алгоритмы
- •8.11. Циклические алгоритмы
- •8.12. Создание пользовательских форм с элементами управления
Самостоятельная работа
Добавить в таблицу вычисляемое поле «Денежная сумма с учетом НДС». Вычисления выполнить по формуле: «Денежная сумма»+ «Денежная сумма»*0,2.
Обновление данных
При изменении исходных данных следует нажать кнопку «» (Обновить) панели инструментов «Сводные таблицы». В результате данные в сводной таблице, в том числе и итоговые (К примеру, данные в строке и в столбце «Общий итог» будут изменены, т.е. вычислены заново).
Задание 6. Обновление данных
-
Щелкните по ярлыку рабочего листа Исходные данные, замените услуги Ламинирование на Ксерокопирование. Измените значение поля Стоимость услуг, установив значение 1.
-
Щелкните по ярлыку рабочего листа Услуги БНТИ. Щелкните по кнопке Обновить на панели инструментов Сводные таблицы. Убедитесь, что данные в сводной таблице, в том числе и итоговые показатели, изменились.
Примечание. Многие действия, которые были описаны ранее, можно выполнить с помощью команд контекстного меню, которое появляется, Если щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой. Среди прочих команд, здесь есть команда Обновить данные, упомянутая выше. Рассмотрим подробнее команду Группа и структура.
Группирование элементов сводной таблицы.
В Excel предусмотрено средство, которое позволяет группировать определенные элементы полей сводной таблицы. К примеру, если поле состоит из дат, то для каждой даты в сводной таблице будет отведена строка или столбец. Иногда это бывает неудобно, поскольку сводная таблица содержит слишком много деталей. В этом случае даты объединяют по кварталам или месяцам.
Вернемся к нашей базе данных, представленной на рис.1. и к сводной таблице на рис.5.
Задание 7. Группирование и сокрытие деталей
-
В списке значений поля Наименование (см. рис.5) выберем значение (Все).
-
Предположим, что нас интересует, на какую сумму услуги были предоставлены частным предпринимателям. Из базы данных мы знаем, что таковыми являются Грачев и Дятлов. Выделите эти элементы поля Клиенты. Поскольку элементы поля расположены не рядом, то выделяют их, нажав предварительно клавишу Ctrl.
-
Выполните команды Данные Группа и структура Группировать
-
Щелкните правой кнопкой в области данных сводной таблицы, выполните команду Группа и структура, а затем команду Скрыть детали.
-
В предыдущем пункте было выполнено группирование по столбцам. Теперь выполните группирование по строкам: выделите те элементы поля Сотрудники, в которых присутствует данные за оказанные услуги частным предпринимателям, затем щелкните по кнопке Группировать на панели инструментов Сводная таблица. После того, как группирование будет завершено, щелкните по кнопке Скрыть детали. В результате будет получена таблица, представленная на рис.9.
-
Для того, чтобы вернуть сводную таблицу в прежнее состояние выполните следующие действия: последовательно щелкните по кнопке (Отобразить детали), а затем по кнопке (Разгруппировать) на панели Сводные таблицы.
Рис. 9. Сводная таблица после операции Группировка
Задание 8. Автоматическое создание группы.
-
Создайте новую сводную таблицу, разместив в области данных поле Наименование услуг, в области строк поле Сотрудник, в области страниц поле Клиент, в области столбцов поле Дата оказания услуги. Полученная сводная таблица отображает количество услуг, которые конкретный сотрудник оказывает каждому из клиентов в указанном временном диапазоне;
-
Щелкните правой кнопкой мыши по элементу поля Дата оказания услуги;
-
Выберите в контекстном меню команду Группа и структура, Группирование. Далее в диалоговом окне Группирование (рис.10), оставив шаг группирования в месяц, нажмите кнопку OK. В результате будет получена таблица, представленная на рис. 11.
Рис. 10. Диалоговое окно Группирование
Рис. 11. Результат выполнения группирования по месяцам
Выводы:
-
Сводные таблицы являются мощным средством экономического анализа, позволяющим обратиться к базе данных с любым вопросом, возникшим у специалиста в любой предметной области и получить необходимый ответ.
-
Методика применения сводной таблицы предполагает следующие этапы:
-
формулировка вопроса на языке предметной области;
-
определение структуры сводной таблицы, содержащей ответ на поставленный вопрос (что следует размещать в область страниц, области строк, столбцов и область данных).
-
определение того, какие преобразования данных требуются для получения ответа (нужны ли формулы и какие, нужно ли группировка данных и т.д.);
-
запуск мастера для создания сводной таблицы.
Вопросы для самоконтроля:
-
Что такое сводные таблицы и когда их целесообразно применять?
-
Как вставить в сводную таблицу вычислительное поле?
-
Как изменить структуру сводной таблицы?
-
Какие средства есть для группировки элементов сводной таблицы?