6. Приложения на основе табличного процессора Excel

6.2. Создание запроса к базе данных из рабочей книги ms Excel

Связь рабочей книги с базой данных выполняется при помощи создания запроса командой Данные/ Импорт внешних данных/ Создать запрос.

Связь организуется при помощи окна «Выбор источника данных».

На вкладке «Базы данных» выбирается тип базы данных, например, база данных MS Access.

Щелчок мышкой по кнопке ОК запускает мастер подключения к источнику данных. В окне «Выбор базы данных» при помощи полей «Диски», «Каталоги» и «Имя базы данных », определяется путь к файлу нужной БД.

Щелчок по кнопке ОК открывает окно «Создание запроса: выбор столбцов».

Используя кнопки выбора переместить нужные столбцы из поля «Имеющиеся таблицы и столбцы» в поле «Столбцы запроса». Нажать кнопку «Далее».

В следующем окне определить правило отбора данных по строкам таблицы, используя условия. Например, Код клиента больше 1.

Щелчок по кнопке «Далее» позволяет перейти к сортировке записей в запросе.

Щелчок по кнопке «Далее» открывает окно «заключительный шаг». В этом окне выбрать режим «Вернуть данные в Microsoft Excel».

Нажать кнопку «Готово».

Программа выдаст запрос о месте размещения данных. Выбрать опцию «Имеющийся лист». Нажать ОК.

Данные будут помещены в рабочую книгу. Для работы с полученной информацией открывается панель инструментов

Информация, получаема по запросу из базы данных, далее может быть обработана средствами Excel. Например, при помощи сводных таблиц.

Задание. Создать рабочую книгу Excel с именем «Анализ заказов». На первом рабочем листе книги создать запрос к базе данных «БД заказов от ФИО», которую создали ранее. В запросе использовать таблицы БД: Заказы, Клиенты, Исполнители и Услуги. Необходимо выбрать следующий набор данных.

Номер заказа	Фамилия клиента	Наименование услуги	Фамилия исполнителя	Дата приема	Дата исполнения	Оплачен

6.3. Анализ и обработка данных с помощью сводных таблиц

Сводная таблица (pivot table) – представляют собой динамически изменяемые перекрестные таблицы данных. Они позволяют выполнять сложный анализ и обработку данных.

Предположим, что база данных содержит сведения о сотрудниках бюро научно-технической информации (БHTИ), которые выполняют обслуживание клиентов, предоставляя им услуги по поиску научно-технической информации, редактированию, изданию научно-технической документации.

Сводные таблицы обеспечивают обработку сложных запросов к базам данных.

В нашем примере с помощью сводных таблиц можно получить сведения о том, кто из сотрудников БНТИ выполнил те или иные услуги, какова стоимость этих услуг, каким клиентам и из каких организаций были оказаны эти услуги. Кроме того, изменяя сводные таблицы («перекручивая» их), можно определить, какова общая стоимость услуг, кто из клиентов получил услуг на большую сумму, какие услуги наиболее выгодно оказывать, какие услуги чаще всего приходится оказывать, дату оказания услуги, сколько клиентов было обслужено в тот или иной день и т.д.

База данных (или список) может быть сохранена в рабочей таблице, находиться во внешнем источнике данных или в нескольких диапазонах консолидации.

Базу данных, сохраненную в рабочей книге, называют табличной.

Поля каждой записи из этой таблицы могут быть отнесены к полям одного из двух типов: к полям-данным и полям-категориям.

Поля-данные представляют собой конкретные значения, к примеру, стоимость каждого из видов услуг.

Поля-категории – описания данных: наименование услуги, фамилия сотрудника, оказавшего услугу, фамилия клиента, который был обслужен, дата обслуживания.