§ 6. Планирование на случай катастроф Содержание планов

На случай природных катаклизмов и социальных потрясений, непредвиденных обстоятельств учреждения составляют специальные планы. В них детально распи­сывают действия сотрудников в зависимости от видов катастрофы в момент ее свершения и в процессе оперативной ликвидации ее последствий.

Документографические ресурсы представляют в этой связи объект повышенной ценности. Их ведут с особой тщательностью, зачастую приравнивают к финансовым документам и даже банкнотам. Хранят их в сейфах, территориально отдаляют от са­мих документных ресурсов, — чтобы была гарантия их сохранности в случае пожара или кражи основных документов. Еще лучше — сделать с них копии и хранить вне данного документального института: если не в банке, то дома у фондодержателя. В случае, когда потребуется восстановить стоимость и номенклатуру утраченного ре­сурса, эта мера, которая, как и все профилактические меры, многим кажется излиш­ним бюрократизмом, сможет не только адекватно оценить размер утрат, но и обе­речь документоведа от судебной ответственности.

В чрезвычайной ситуации на первом месте всегда стоит спасение людей: со­трудников, посетителей, случайных лиц. Но по окончании происшествия первым во­просом к документоведу обязательно будет: спас ли он печати и бланки, журналы учета документов. Во вторую очередь спасают исходную документацию. В больнице это будут истории болезней, в суде — текущие дела и судебные решения по преды­дущим процессам, в фирме — устав, лицензия, сертификат и служебная переписка, финансовые, кадровые, конфиденциальные документы.

Далее должно быть предусмотрено, куда и каким путем будут переправлены эти Документографические ресурсы, в каких условиях они будут храниться, кто будет от­вечать за них впредь до изъятия правоохранительными органами или до нормализа­ции служебной ситуации.

Планируются действия сотрудников по профилактическим мерам защиты доку­ментов: запирание, опечатывание шкафов и дверей, включение и выключение ох­ранной сигнализации, сдача ключей на вахту. Документохранилища проектируются таким образом, чтобы их миновали все магистральные технические коммуникации, даже выключатели рекомендуется устанавливать снаружи помещения. Хранилище должно быть доступно для посещения только хранителю, в нем запрещено иметь пе­реносные нагревательные приборы.

В момент чрезвычайного происшествия сотрудники могут либо находиться на рабочем месте, либо отсутствовать: план должен предусматривать их действия в любом из этих случаев.

Посткатастрофные действия

По окончании чрезвычайного происшествия прежде всего устанавливают раз­мер ущерба и виновных в его появлении — вот тут-то основной или дублетный документографический ресурс окажется незаменимым! Составляют новые документы об этом происшествии, они поступают учредителям, властным и судебным органам. Если документовед докажет (лучше всего — с документами в руках), что его вина или доля вины в случившемся отсутствует, он будет оправдан и возвращен к исполне­нию прежних обязанностей.

Знание и учет сведений, изложенных в этом пособии, позволяют представить документные ресурсы России и мира во всем их объеме, вооружают документатора методикой управления ими на микро- и макроуровне.