Связь документных ресурсов

Документные ресурсы связаны не только с порождающим их прототипом, они связаны и между собой, а также с другими элементами и системой в целом. Так образуется собственная система документных ресурсов в каждом учреждении, предприятии, в каждой фирме или организации. К примеру, документный ресурс кадровой службы связан с документным ресурсом канцелярии: все приказы, касающиеся персональных перемещений, поощрений, взысканий, изменения статуса сотрудника отражаются в его личном деле, ведущемся отделом кадров. Одновременно этот документный ресурс связан с аналогичным ресурсом бухгалтерии. Поскольку каждый сотрудник так или иначе имеет отношение к ценностям системы (является материально-ответственным за ее продукцию, расписывается за ознакомление с приказом и т.д.), он оставляет в документации, связанной с ними, свой документальный след. Так, элемент

"Служебный персонал" оказывается во взаимной связи с документным ресурсом "Системная ценность".

В общем, оказывается, что каждый документный ресурс имеет по меньшей мере по девять прямых и обратных связей внутри социальной системы (рис.3).

Вся сеть внутрисистемных связей документных ресурсов получила наименование Интранет (Intranet).

В сущности, каждый ресурс представляет собой модель своего прототипа – того или иного элемента или системы в целом.

§ 3. Документографический ресурс

Выше было отмечено, что в роли товара могут выступать не только вполне осязаемые вещи – продукты, но и любые производимые системой ценности. К примеру, рычагом управленческой деятельности являются, как известно, приказы – ценность невесомая, невидимая, неосязаемая. Посмотрим, что в этом случае меняется с точки зрения влияния фактов подготовки и отдания приказа для существования документного ресурса.

Приказы обычно готовят, опираясь на предшествующую документацию. Фиксируют их тоже в виде документа. Таким образом, по форме (не по существу) ценность, в данном случае – приказ, в отдельных случаях сама предстает в виде документного ресурса. Но на него все равно заводят свой, отдельный, самостоятельный документный ресурс: приказы регистрируют в особых документах (книги приказов), присваивают им порядковый номер, проставляют дату принятия, дают наименования, за их получение или ознакомление с ними расписываются и т.д. Иными словами, закон документационного оснащения действует и здесь в качестве документационного сопровождения первоначального или исходного документного ресурса. В качестве другого примера возьмем библиотеку (или ее архив/музей) той же самой, только что отдавшей некий приказ фирмы. Взятая в качестве самостоятельной системы, библиотека включает в себя уже известный набор компонентов, но каждый с собственным содержанием. Продукцией (ценностью) библиотеки является формируемый, хранимый и предоставляемый библиотечный фонд, т.е. систематизированная совокупность документов, а также библиотечные, библиографические и информационные услуги, адресованные своим (иногда – и сторонним) абонентам.

Документный ресурс в этом случае представлен в виде справочно-поискового аппарата, учетно-отчетной и технологической документации, ведущейся каждым отделом. Чтобы отличить документные ресурсы, которые создаются для сопровождения некоторой совокупности документов (т.е. по определению – тоже документного ресурса), такой документный ресурс второй степени называют документографическим. Документографическим ресурсом являются, например, библиотечные каталоги, библиографические указатели, описи дел, библиотечные инвентарные книги. (Однако промышленные каталоги или каталоги деталей машин представляют собой собственно документные ресурсы, потому что их прототипом является некоторое изделие, а не документ.)

Документные ресурсы, сопровождающие библиотечный персонал и материально-техническую базу библиотеки, принципиально такие же, как и в рассмотренной форме.

Документный ресурс, отражающий контингент пользователей библиотеки, представлен читательскими билетами, статистическими данными документовыдачи, отказов и другими документами.

Библиотека, как и любая фирма, имеет документ о регистрации, Устав или Положение, штатное расписание, финансовый план и иную документацию, образующую общебиблиотечный документный ресурс. Как и фирма, библиотека изучает свою внешнюю среду – для нее это может быть как раз та фирма, в структуре которой библиотека функционирует. Фирма фиксирует деятельность партнеров, отслеживает действия своих конкурентов и составляет стратегические и тактические планы деятельности и т.д. Все это опять же находит документальное оформление и кумулируется в соответствующем ресурсе.

Так что разница в документных ресурсах фирмы и библиотеки проходит по линии содержания, но не по линии номенклатуры и принципов ведения этих документных ресурсов.