§ 2. Управленческий документный ресурс

Документные ресурсы, используемые непосредственно в процессе управления, именуют служебной документацией.

Первоначально (в начале XX в.) Поль Отле и Анри Лафонтен документацией называли науку о сборе, хранении, классификации и подборе, распростране­нии и использовании всех видов документов. Созданная ими международная федерация в течение ста лет называется FID — Международная федерация по документации. По нормам русского языка документация есть множество разно­образных служебных, официальных документов по одному предмету в их сово­купности.

Документация существует статистическая, учетная, нормативно-техническая, дипломатическая, бухгалтерская, военная, коммерческая, жилищно-коммунальная, плановая, проектная, торговая, расчетно-денежная, технологическая и иная.

В данном случае рассматривается административная, или служебная, докумен­тация. Все входящие в эту группу документы связаны единством целевого назначе­ния и в совокупности делают возможным проявление управленческой функции.

Систему служебной документации образуют прежде всего директивные, орга­низационно-правовые, плановые и распорядительные документы. Кроме того, в нее входит еще очень большой спектр видов документов: информационно-справочная и справочно-аналитическая, отчетная, кадровая, финансовая, снабженческая, произ­водственная (технологическая, медицинская, учебная и т. п. — в зависимости от профиля учреждения, фирмы).

В частности, служебно-вспомогательный документный ресурс создается для

оповещения персонала о принятых оперативных управленческих решениях, о внут­ренней жизни коллектива, в целях его сплочения на основе делового сотрудничест­ва, долга перед фирмой, поддержания дружбы, духа соревновательности.

Он включает в себя визуальные средства: доску объявлений, доску почета, ме­мориальную доску, лозунг, логотип или слоган фирмы, плакат, афишу, листовку, бюллетень. Творчество сотрудников реализуется в стенной газете. Многие фирмы письменно (открытками) поздравляют от лица руководства своих сотрудников с раз­личными памятными событиями в жизни страны, региона, фирмы и собственно са­мого сотрудника.

Частью служебно-вспомогательного документного ресурса являются различно­го рода предупредительные надписи и указатели. Чаще всего они напоминают о правилах техники безопасности.

Служебно-вспомогательный ресурс обычно состоит из статичных документов, но они могут быть и динамичными: бегущая строка, переходящий вымпел и т. д. Ра­ди привлечения внимания и в эстетических целях используют большеформатные цветные слайды.

Наименование фирмы из рекламных соображений выполняют в цвете, с внут­ренней или наружной подсветкой, в крупном формате, с применением кинетических эффектов: вращения, изменения контуров и цветовой гаммы, вспышек и пр.

Из других средств все большее распространение получило местное радио, ка­бельное телевидение, световые и механические табло.

Опознавательную функцию выполняют также таблички с наименованием струк­турных подразделений и/или имен сотрудников. Сейчас в моде таблички с указани­ем фамилии и инициалов сотрудника. Эта мода противоречит нашим национальным традициям, да и деловой элементарной культуре: ведь посетителю прежде всего важно знать, к тому ли должностному лицу он обращается. Затем он готов исполнить служебный этикет, обратившись к нужному лицу по имени и отчеству. И вот как раз эти самые важные сведения на документе (вывеске) отсутствуют! В этом видится ти­пичный бюрократизм, канцеляризм, элементарное неуважение к посетителям, да и к самим сотрудникам. Намного профессиональнее и культурнее выглядят вывески, в которых указаны должность, звания (почетные, ученые и иные), имя, отчество и, разумеется, фамилия должностного лица.

Другое дело — мода на дипломы, аттестаты, сертификаты и иные отличия, кото­рые заслужило данное лицо или учреждение. Их принято вывешивать на стены при­емных и кабинетов, и они действительно повышают реноме своих владельцев в гла­зах окружающих, стали неотъемлемым элементом служебного дизайна.

В солидных фирмах принято украшать кабинеты руководителей подлинниками живописных полотен, авторскими произведениями декоративно-прикладного ис­кусства. Многозначительны также фотографии, на которых данный руководитель находится в обществе вышестоящих или особо авторитетных в данной среде лиц. Эти и подобного рода документы индивидуализируют облик должностного лица, они призваны способствовать его респектабельности в глазах окружающих. Поэто­му они должны быть подобраны со вкусом, требуется гармония с окружающей об­становкой. иначе будет произведен эффект, обратный ожидаемому.

Свидетельство дурного вкуса руководителя -— застекленные книжные шкафы с престижной на его взгляд литературой, которая, однако, выполняет лишь функцию элемента дизайна. Иметь в кабинете надо лишь действительно подручные докумен­ты, постоянно требующиеся в работе, — вот они-то действительно свидетельствуют о творческой направленности данной личности.

Не следует перегружать служебный кабинет подарками от партнеров. Для таких подарков лучше организовать специальную выставку, либо отправить их на выста­вочный стенд музея фирмы. Обилие сувениров в кабинете руководителя на подсознательном уровне читается отрицательно: как отсутствие у него вкуса; как бедность фирмы, не имеющей средств и помещений на выставочный стенд; как намек на ожидание подарка от посетителя и т.д.

Подлинное украшение кабинета – макет его будущего здания, карта с обозначением филиалов, поставщиков или пунктов сбыта продукции, финансовых успехов фирмы, портретов предшественников и т.д.

Комнаты приемных не следует украшать многочисленными настенными календарями с разностильными иллюстрациями. Лучше всего – настенная, настольная рекламная продукция данной фирмы.