Публикация

Публикация, как вторая функция музея, наряду с хранением музейных предме­тов и музейных коллекций, тоже способствует их защите. Во-первых, она снижает нагрузку на эксплуатацию музейных помещений и экспонатов, так как часть посети­телей довольствуется осмотром их голографических электронных копий вне стен музея, например, по Интернету. Во-вторых, публикация облегчает идентификацию музейных ценностей, в случае их обнаружения после пропажи и тем в значительной степени обессмысливает злой умысел по отношению к ним.

Производство изобразительной, печатной, объемной и другой тиражированной сувенирной продукции, а также товаров народного потребления с использованием элементов фонда музея, или здания музея, или объектов, расположенных на его территории, или его названия и символики осуществляется по разрешению дирек­ции музея и тем тоже способствует защите его прав на документный ресурс.

Ограничения пользования

Еще одна мера защиты — ограничения в пользовании музейными предметами. Во время ознакомления запрещается прикасаться к ним, можно только осматри­вать. Музеи имеют право ограничивать доступ, если это диктуется условиями про­пускной способности, физическим состоянием экспонатов, их нахождением в хра­нилище, производством реставрационных работ. Единственное, что запрещает в этом отношении закон, — ограничение доступа по цензурным соображениям.

Задачу защиты документного достояния страны призвана решать и Националь­ная электронная библиотека.

§ 5. Защита от недобросовестных пользователей Пользователи — носители угрозы

Самая серьезная угроза целостности и нормальному физическому состоянию документных ресурсов исходит, как ни печально об этом писать, от недобросовест­ных людей. Поэтому меры защиты здесь наиболее сложны и разнообразны. Они де­лятся на превентивные (предупредительные) и последующие за фактом использо­вания документов, т. е. применяются еще до момента выдачи документа и продол­жаются после акта его использования и возврата. Объектами применения этих мер являются документопроизводители, документохранители и документопользователи, но защитные меры дифференцированы применительно к каждой категории лиц, имеющих дело с документным ресурсом.

В общем взаимоотношения с лицами, имеющими доступ к документным ресур­сам, строят, опираясь на следующие принципы.

Принципы взаимоотношений с пользователями

Обоснованность доступа. Персонал документоведов допускают к работе по ком­плектованию, обработке, размещению, хранению и выдаче документов лишь при наличии у него необходимой квалификации и таких личностных качеств, как профес­сиональная честность, чувство долга и ответственности. Его инструктируют о грани­цах полномочий, они фиксируются в должностной инструкции. По ознакомлении с нею сотрудник расписывается в ее знании и обязуется неукоснительно ей следо­вать. При необходимости он подписывает дополнительные документы, также служа­щие защите документного ресурса: о материальной ответственности, о неразгла­шении заключенных в конфиденциальных документах сведений.

Заблаговременно решают и вопрос, кто из персонала документальной системы и внешних пользователей и с какой степенью доверительности может быть допущен к документному ресурсу либо его части.

Пользователя предупреждают, разрешено ли ему только читать предоставлен­ные материалы или также копировать их, редактировать, дополнять, удалять лиш­ние, на его взгляд, фрагменты.

Персонал и внешние пользователи получают идентификационный документ на пра­во доступа к документному ресурсу: удостоверение, пропуск, читательский билет и т. п.

Контроль доступа. Пользование должно находиться под контролем документоведа — непрерывным или эпизодическим, сплошным или выборочным по отноше­нию к отдельным документам или пользователям. Результаты контроля регистриру­ются в специальных протоколах (файлах компьютера). Контроль может вестись в ав­томатическом или автоматизированном режиме. Главное, чтобы в случае необходимости было легко установить, кто пользовался данным документом, в ка­ком состоянии его получил и в каком оставил после себя.

Разграничение документов по степени конфиденциальности и их пользователей — по степени допуска к различным режимным документам. Каждая степень конфиденци­альности требует особых условий хранения, прав и ответственности персонала и пользо­вателей. Эти требования возрастают по мере повышения степени конфиденциальности.

Персональная ответственность за документопользование. Пользователь должен быть предупрежден о правилах пользования ресурсом и письменно подтвердить свое согласие выполнять эти правила. Требуется индивидуально идентифицировать персонал ресурсохранителей и всех остальных лиц, имеющих доступ к ресурсу, фиксировать все инициированные ими документопроцессы. Как уже отмечалось, регистрируются все этапы обработки и использования документов. Особо протоко­лируются запрещенные попытки вхождения в документный ресурс.

Изолированность документного ресурса от постороннего вмешательства и за­щита средств защиты документного ресурса.

Квалифицированное исполнение изложенных принципов оправдает усилия документоведа по созданию, обработке и хранению документных ресурсов.