§ 4. Документографическая защита

Как бы ни показалось это парадоксальным, одним из лучших средств защиты до­кументных ресурсов является не что иное, как особые документы же, утвержденные в этом качестве. Это документы второй степени, раскрывающие содержание и объ­ем исходных документных ресурсов.

Принцип документационного оформления

При работе с документными ресурсами придерживаются принципа обязатель­ного документационного оформления и сопровождения каждого технологического процесса, начиная от заказа документа и кончая его возвращением на место хране­ния после использования. На каждом технологическом участке разработана своя технологическая документация, обеспечивающая контроль за местонахождением каждого документа в каждый отдельный момент. В любом структурном подразделе­нии документальной системы полученные документы регистрируют, определяют место их нахождения. При передаче в другое структурное подразделение составля­ют акт передачи-приема, либо отбирают расписку в получении, либо, в простейшем случае, регистрируют в специальных файлах кому, когда, на какой срок и на каких условиях выдан документ.

В документологии есть понятие "технологический документ". Согласно государст­венному стандарту, к нему относятся технологическая инструкция, карта технологиче­ского процесса, операционная карта и иные. В плане защиты документного ресурса особенно значимы маршрутная карта, ведомости и акты сдачи-приема, передачи пар­тии документов из одного пункта в другой, регистрационные книги, журналы, акты о списании документов, листы государственной регистрации, описи, номенклатуры и так далее. Уже один только этот выборочный перечень демонстрирует большую раз­витость номенклатуры сопроводительной документации различного назначения.

Принцип есть общее правило, и оно, следовательно, распространяется на все без исключения документальные системы, их подразделения, на всех документовладельцев и документопользователей. Примеры:

1. Поступившее в фирму служебное письмо на имя ее главы (без указания "лично"):

а) регистрируется экспедитором;

б) передается секретарю главы фирмы под расписку или под отметку в жур­нале (на файле ЭВМ) экспедитора;

в) регистрируется секретарем, вскрывается, на нем ставится входящий но­мер и дата, прочитывается и направляется для подготовки ответа в соответ­ствующий отдел либо предварительно дается (с соответствующей отметкой) главе фирмы или сначала его референту, помощнику для подготовки вариан­тов возможных резолюций;

г) если исходя из характера письма предусмотрены сроки ответа, они тоже ставятся на контроль, и исполнение контролирует секретарь или специально выделенный сотрудник (группа, секретарь, отдел; управление - в зависимо­сти от масштабности фирмы).

2. Отдел библиотечной обработки передает подготовленную им партию книг по списку этих книг, причем экземпляр с подписью заведующего отделом хранения ос­тается в отделе обработки, а экземпляр с подписью заведующего отделом обработ­ки—в отделе хранения.

3. Инвентарная книга библиотечного фонда, генеральный служебный алфавит­ный, а также топографический каталоги (неважно — в электронном или бумажном варианте) свидетельствуют о принадлежности данного документа к данному фонду и тем самым защищают его, тем более что на каждом из них стоят библиотечные реквизиты: штемпель библиотеки, инвентарный номер и др.

4. Ту же функцию выполняет в учреждении файл "Номенклатура дел", который оформляют следующим образом (табл. 3).

Таблица 3