§ 2. Понятие "архив". Виды архивов

Архивы (лат.. Archyvum - древний) - социальный институт, ответственный за сбор и сохранение главным образом служебной документации, не требующейся посто­янно в повседневной работе тех учреждений, из которых она поступает.

В организационном отношении наименование архива имеют учреждение или структурная часть учреждения, принимающие на хранение документы, утратившие свое первоначальное целевое назначение (ретродокументы), но сберегающие вто­ричное — историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение.

Архивом называют также персональный документный ресурс — совокупность писем, рукописей, фотоснимков, служебной документации и т. д. какого-либо лица.

Архив — это естественное продолжение всякого учреждения, в ряде случаев его самостоятельное структурное подразделение, отделенное от текущего делопроиз­водства. Так называемые экономические архивы создают наиболее уважающие се­бя коммерческие фирмы. С тех пор как о 1905 г. такой архив создала немецкая фир­ма сталепромышленника Круппа (позднее он был открыт даже для экскурсантов, т. е. стал выступать и в роли музея), этим стали заниматься и другие предпринима­тели. В архиве хранятся потерявшая первоначальную актуальность служебная доку­ментация, фирменная реклама за прошлые годы, фотографии сотрудников, защи­щенные фирмой патенты; полученные в разные годы дипломы, сертификаты, свиде­тельства, грамоты, награды, личные дела сотрудников фирмы, газетные и журнальные статьи о фирме и тому подобные документальные свидетельства о ее функционировании.

О возрастающей роли экономических архивов свидетельствует проведение в 1992 г. международного форума представителей архивов предприятий,

Но ни одно, даже самое богатое общество, не может позволить хранить весь служебный документный массив, да не всегда это и нужно, ведь многие документы изначально создаются на короткий срок, по истечении которого надобность в них заведомо исчезает навсегда. В архивах хранится 12—14 процентов управленческих документов, но и для них установлены разные сроки содержания в фонде — от не­скольких лет до бесконечности. При этом долгосрочно или бессрочно хранят всего 1—3 процента управленческих документов. В итоге все равно накапливается многосотмиллионный ресурс, ежегодно прирастающий.

Наиболее ценные документы передают в архивы как самостоятельные учрежде­ния. Так постепенно образуются центральные архивы министерств и ведомств, в ко­торых собираются материалы самих центральных учреждений и подведомственных им организаций прямого подчинения.

Существуют и объединенные вневедомственные архивы, где кумулируются до­кументы сразу нескольких автономных главков — например, Главмосстроя, Мосхлеба и тому подобных ведомств.

Кроме них функционируют центральные архивы общегосударственного значе­ния. В них накапливаются документы высших органов власти. Аналогичные учрежде­ния создаются субъектами Российской федерации и властными структурами.

Автономными архивами являются специализированные подразделения крупней­ших библиотек страны. Они чаще всего называются отделами рукописей. Старейший среди них основан в 1728 г. в составе Библиотеки Академии наук. В отделах рукописей кумулируются архивы выдающихся деятелей науки, литературы и искусства. Самыми значительными по объему и ценности коллекциями, помимо названной, располагают Российская национальная библиотека и Российская государственная библиотека.

В мире существуют и более крупные архивные фонды. Так, в Британской библио­теке они составляют 200 тыс. единиц хранения, а в Библиотеке конгресса США — в десять раз больше, причем на многих языках мира!

В архивах США хранится более 1,3 трлн документов, последнее время все больше в электронной форме.

Российская государственная библиотека и Государственная центральная науч­ная медицинская библиотека — российские архивы диссертаций. Кроме них дис­сертации хранят в библиотеке по месту их защиты.

Помимо отделов рукописей, некоторые библиотеки страны целиком представ­ляют собой архивы и иного рода. Они выступают как архивы печати. Это все библио­теки, получающие обязательные экземпляры документов и создающие на их основе специальные архивные фонды, документы из которых выдают читателям лишь в слу­чае отсутствия о читательских фондах. Российская государственная библиотека на­чала создавать такой фонд еще в 1934г., в него входят книги начиная с 1801 г. из­дания. Более старые кумулируются в Музее книги РГБ. Сейчас пристальное внима­ние привлечено к проблеме книжных памятников, а также к проблеме создания дополнительно к архивному страхового фонда печатных изданий.

Эти фонды дублирует основной архив печати в лице Российской книжной пала­ты (РКП). Созданная в 1917 г. она начала систематически формировать фонде 1922 г. Однако первоначально в политике комплектования были допущены ошибки: газеты хранились всего три года, журналы и книги — десять лет. Поэтому фонд РКП по пол­ноте во многом уступает фонду РГБ, в нем отсутствует до 15 процентов литературы различных лет издания. Более двух тысяч книг сгорело в 1941 г. о результате пря­мого попадания в книгохранилище фашистской бомбы. Сейчас лакуны (лат. Lacune — провал) образуются в связи с изъянами о выполнении Закона об обяза­тельном экземпляре документов. Тем не менее объем фонда РКП приближается к 70 млн единиц хранения, для него в Можайске, близ Москвы, построено новое хра­нилище, рассчитанное на 100 млн томов.

Отделы рукописей имеет и каждый (т. е. не только крупный) музей, но фонд этих отделов состоит из научных работ самих сотрудников музея. Это материалы экспе­диций, научные исследования музейных предметов. Литературные музеи — это, по сути дела, те же архивы и библиотеки одновременно, Музеями их именуют главным образом потому, что о их деятельности большое место занимают постоянные и вре­менные экспозиции, демонстрируемые экскурсантам.

Большую ценность представляют архив гидрометеослужбы, картографогеодезический фонд и другие отраслевые архивные ресурсы.

По значению в структуре архивов выделяются архивы центральные, региональ­ные и локальные (фирм и персоналий),

В архивах в принципе могут храниться документы самых различных видов. Глав­ное — ценность, содержание, а не вид документа. К примеру, уже назывались книж­ные палаты, представляющие собой архив печати, Всероссийский библиотечный фонд — архив диссертаций. Созданный в 1974 г. Гостелерадиофонд насчитывал к концу 90-х гг. свыше 2 млн единиц хранения, в том числе 600 тыс. фотоизоматериалов, 300 тыс. звукозаписей, 200 тыс. киноматериалов, 20 тыс. видеорулонов.

По содержанию архивы делятся на универсальные, многопрофильные и узко­профильные. Центральные государственные архивы обычно универсальны по со­держанию. Но есть архивы экономические, военные, исторические (архив древних актов), литературные и другие.

По вместимости (миллионов единиц хранения) выделяют следующие архивы:

• малые—до 0,15;

• небольшие—от 0,15 до 0,5;

•средние—от 0,5 до 1;

• крупные — от 1 до 2;

• крупнейшие — свыше 2.

По срокам хранения различают архивы временного и архивы постоянного хране­ния. Первые — это низовые архивы. Дела в них хранят от 3 до 75 лет, после чего на­иболее ценные передают в один из десяти центральных российских архивов. Доку­менты, имеющие высокий общественный интерес, публикуют, обеспечивая этим доступность их содержания и повышая гарантии сохранности оригиналов.

Основами законодательства определены следующие сроки хранения:

• постоянно: документы федеральной собственности, собственности субъектов Федерации, муниципальной собственности;

• 75 лет — личные документы, а также документы записей актов гражданского состояния (загс), нотариальные;

• 25 лет — документация по капитальному строительству;

• 15 лет — документы федеральных органов власти, Генпрокуратуры, отрасле­вых академий, государственных объединений, предприятий федерального и республиканского подчинения, конструкторская документация;

•10 лет—такие же документы субъектов Российской Федерации и совместных с государством предприятий смешанных форм собственности; научная, техно­логическая, патентная документация;

• 5 лет — документы органов местной власти; телеметрическая документация (измерения физических объектов с большого расстояния, например с искусст­венных спутников Земли); машиновоспринимаемые документы (перфокарты, дискеты, CD-ROM и т, п.);

• 3 года — фонограммы, видео-, фотодокументы.

В этом перечне представлены далеко не асе существующие виды документов;

некоторые критерии пересекаются; например, фонограмму положено списывать через три года, а аудиокассету— через пять, Но ведь на оригинальной фонограмме может быть записан, скажем, голос Льва Толстого, —неужели возможно уничтожить такую реликвию?! Так что к этим нормам надо подходить творчески, памятуя совет выдающегося архивиста XIX в. Н. В. Калачева: "Пусть лучше лишнее хранится, чем полезное уничтожается."