Глава 5 транзитные документальные системы и их ресурсы § 1.Документный поток Понятие "документный поток"

Все документы, однажды возникшие, начинают движение. Они перемещаются в направлении от документопроизводителя к документопользователю и таким обра­зом образуют документный поток (рис. 14).

Рис.14. Исток и устье документного потока

В специальной литературе встречается не вполне корректное употребление со­ответствующей терминологии. Во-первых, поток документов нередко отождествля­ется с массивом документов. На самом деле слово "поток" отражает всего лишь процесс движения массива документов, и, говоря о документопотоке, надо иссле­довать то, что связано именно с состоянием движения, а не с состоянием покоя.

Во-первых, поток этот именно документный, а не документальный — исходя из определений этих терминов. Еще большее возражение вызывает словооборот "до­кументально-информационный поток". Поскольку информация есть неотъемлемая составная часть документа, данное выражение сродни столь же неуклюжим поняти­ям, как, скажем, "реко-водный поток" или "куртко-рукавная ткань", поскольку вода – составная часть реки, а рукав — составная часть куртки.

Документальные системы, обеспечивающие транзит документов, подстраива­ются под физические характеристики документа. Но по закону документного обес­печения они нуждаются в своих собственных документах и подчас порождают новые их виды, которые, в свою очередь, служат первоосновой для все новых видов документов. К примеру, стандартом размера почтовых открыток определился формат диамикрокарт; почтовая марка послужила толчком к возникновению марок другого назначения.

Как всякая документальная система, транзитные системы являются отчасти и генерализационными: они производят большое количество документов, обеспечива­ющих управленческий процесс, регулирующий взаимоотношения с потребителями их услуг (квитанции, доставочные карточки и т. п.), выступают в роли торговых уч­реждений, имеющих предназначенный для продажи ассортимент специфической документной продукции: марок, конвертов, бланков.

Документный поток может быть столь коротким и маломощным, что едва заметен. Так происходит в случае, если документ производится для внутреннего употребления, когда он не выходит за пределы породившей его системы. Так, ведущийся автором дневник вообще не покидает своего места, в старину дневники имели прочный переплет, запирались на замочек и об их местонахождении зачастую знал только их владелец. То же относилось к некоторым документам общественного значения: например, летописи заполнялись и использовались почти не покидая своего местонахождения. В настоящее время основная часть документного ресурса учреждения обращается в системе Интранета, но все же эти документы движутся от руководителя к исполнителю и обратно. Их движение характеризуется либо поступательностью, либо маятниковостью, либо поступательностью-возвратностью.

Свойства документного потока

Документный поток характеризуется мощностью, т. е. числом документов, транслируемых (транспортируемых) в единицу времени. Из других характеристик важны направления потока (поток может быть прямоточным, или поступательным; челночным, или поступательно-возвратным; возвратным; встречным; поперечным и т д.), количество перевалочных пунктов на его пути (они усложняют структуру потока и задерживают пересылку документов, поэтому их должно быть как можно меньше), ритм (степень насыщенности потока в единицу времени; неоправданные сбои, резкое возрастание объема документов равно нежелательны), шум (семантический - отвлечение документоведа на посторонние дела, помехи в его работе; физический - звук свыше 40-80 децибел), наложение потоков в пространстве и во времени (когда по одному каналу одновременно в нарушение технологии передаются разнородные документы - это тоже помехи или шум; бывает, однако и польза от наложения разнокачественных потоков: совмещение работы над документом с прослушиванием функциональной музыки, восприятием цветового дизайна и т.п.).

Оптимизация документных потоков – область технологии формирования документного ресурса.