Оптимальность

С точки зрения полноты документные ресурсы формируют по принципу опти­мальности. Документов в каждом ресурсе должно быть не больше и не меньше требуемого количества. И то, и другое одинаково нецелесообразно: излишние доку­менты захламляют информационное пространство, создают информационный шум;

их недостаток тормозит принятие управленческих решений, подчас приводит к оши­бочным, в силу отсутствия достаточных сведений, решениям.

Совместимость

Документы, потерявшие свою актуальность в одном ресурсе, могут быть переда­ны в другой, если для него они представляют интерес. В этом случае важно соблю­дать принцип совместимости, чтобы поступления такого рода органично включались в новый документный ресурс. Например, законченные личные дела сотрудников, вы­бывших из системы, передают в архив. Номенклатура и последовательность распо­ложения документов в личном деле оговариваются заранее, так что архив просто от­ражает сведения о вновь поступившем деле в своем документографическом ресурсе и ставит это личное дело на положенное место без повторной обработки. Соблюде­ние принципа совместимости особенно важно для ведения электронных БД.

Документы, потерявшие ценность для всех документальных ресурсов, утилизируют.

Разумная дублируемость

Многие документы целесообразно иметь в нескольких документных ресурсах одновременно. Так, приказ о денежном премировании сотрудника должен нахо­диться: в канцелярии фирмы, где собираются все приказы; в отделе кадров, поскольку сведения о поощрениях фиксируются в личных делах персонала; в бухгал­терии, которой предстоит выдать сотруднику причитающуюся ему денежную пре­мию; у руководителя структурного подразделения, где трудится данный работник; наконец, у него самого как документальное свидетельство о поощрении. Итого мы насчитали пять документных массивов, в которых должен присутствовать этот при­каз, и отсутствие его в любом из них отрицательно скажется на полноте ресурса и, Следовательно, на качестве работы обслуживаемой этим ресурсом системы.

Другой пример удобно привести из библиотечной практики: наличие документа в одном экземпляре при многочисленных одновременных запросах на него приво­дит к возникновению очередности, снижению оперативности обслуживания, т. е. опять же к потере качества. В библиотековедении существуют формулы расчета экземплярности, позволяющие преодолевать этот недостаток.

Вместе с тем излишние дублеты иметь нецелесообразно: они окажутся невос­требованными и будут понапрасну занимать место в ресурсохранилище, мешать расстановке и поиску нужных документов.

Однако физическое дублирование документов оправдано лишь в мануальных документных ресурсах (т. е. ведущихся вручную либо с применением средств малой полиграфии). Дело принципиально меняется в случае применения электронной тех­ники, если она устроена по принципу "однократный ввод — многократное использо­вание". Тогда по внутренним каналам связи любому подразделению, имеющему на это право, легко обратиться в соответствующую базу данных и получить требуемый документ.

Избирательность

Принцип избирательности предусматривает, что документный ресурс может быть предоставлен лишь тем, кто имеет на это право. В до кум онтологии разработа­ны различные средства предупреждения несанкционированного доступа к докумен­там. Они включают в себя юридические, организационные, физические, криптогра­фические, этические и иные меры, номенклатура которых постоянно расширяет­ся — по мере совершенствования способов неправомерного проникновения в документные ресурсы.