Квантируемость

Документный ресурс должен быть приближен к той системе, которую он обслу­живает. Поэтому он разделяется на множество автономных ресурсов, формируемых каждой подсистемой по собственным правилам. Назовем требование такого разде­ления принципом квантируемости, или делимости. В соответствии с законом документного сопровождения социальных процессов всеми системами и их подраз­делениями создаются собственные документные ресурсы в обязательном порядке, однако отсутствие системного подхода привело на практике к тому, что каждый ре­сурс формируется изолированно. Зачастую в пределах одной фирмы нет лица, име­ющего цельное представление о всей совокупности документных ресурсов, их на­полнении, структуре, возможностях. Соответственно отсутствует единая политика формирования документных ресурсов, между ними нет взаимодействия. Все это резко рассогласовано с теснотой связей между самими элементами системы.

В последнее время в связи с бурно идущим процессом компьютеризации управ­ленческой деятельности наметилась тенденция преодоления этой негативной ситу­ации. Документные ресурсы в автоматизированных системах принято именовать базам и данных (БД). БД формируются практически однотипными программами. Это обстоятельство позволяет установить тесные связи между отдельными БД, а также между БД и различными прототипами.

В итоге благодаря электронным коммуникациям все документные ресурсы ока­зываются связанными в единую систему, обеспечивающую принципиальную воз­можность получения всей информации из любого пункта. Оказывается, делимость документных ресурсов не столько расчленяет их, сколько связывает в единую целост­ность. Она обеспечивает рациональное разделение труда, более высокую эффек­тивность функционирования документных ресурсов.

Возможность интеграции и унификации баз данных порождает иллюзию, будто ком­пьютер становится главным, если не самым главным элементом информационной систе­мы. Однако он остается тем же, чем был с самого момента своего возникновения, — тех­ническим средством, интенсифицирующим интеллектуальные процессы. Стремительно расширяются лишь возможности его применения во все новых областях документоведческой деятельности, растет его быстродействие, упрощается пользование им, уменьшают­ся габариты и т. д., но не меняется сущность и основное назначение. В соответствии с этим успешная, работа документоведа и пользователя все более зависит от уровня квали­фикации, необходимой для освоения этого технического средства труда.

Систематизированность

Принцип систематизированности предполагает, что каждый документный ре­сурс, в том числе документографический, упорядочивается по собственным при­знакам, облегчающим размещение и поиск документов. Выбор признаков зависит от цели подсистемы. К примеру, документы, относящиеся к сотрудникам в отделе кадров, целесообразнее всего располагать по персоналиям, а "дела" сотрудников группировать либо в общем алфавите, если фирма небольшая, либо по структурным подразделениям — в большой фирме. Для историй болезней пациентов лечебных учреждений используется нумерационная расстановка.

Для того чтобы каждой системе и подсистеме не изобретать всякий раз собст­венный порядок расположения документов, данный порядок для однотипных систем унифицируют и даже стандартизируют. Так, Единая система государственного де­лопроизводства включает в себя свыше 30 ГОСТов. Еще больше их в наиболее сложной и разветвленной системе СИБИД ~ системе стандартов по издательской, библиотечно-библиографической и информационной деятельности.

Принцип систематизированности требует сопровождения каждого документно­го ресурса ресурсом документографическим. Документный ресурс выполняет по отношению к документографическому функцию прототипа, а документографичес­кий ресурс есть модель своего прототипа (рис. 5).

Наличие документографического ресурса существенно облегчает работу с ре­сурсом документным: делает последний легкообозримым, поддающимся анализу, способствует его сохранности, резко ускоряет поиск требуемой единицы хранения. Затраты на ведение документографического ресурса сторицей окупаются теми пре­имуществами, которые он предоставляет пользователю.