Тема №4. Средства управления данными. Методические указания по теме №4.

Для эффективной работы в Excel важно научиться быстро и правильно манипулировать данными. Для использования некоторых операций автоматической обработки данных часто бывает необходимо заранее расположить данные в таблице (списке) в строго определённой последовательности - выполнить сортировку исходных данных. Сортировка осуществляется на “месте” – непосредственно в таблице. В электронной таблице можно сортировать как строки, так и столбцы. Строки можно отсортировать по значениям ячеек одного столбца или нескольких. Строки, столбцы или отдельные ячейки переупорядочиваются в соответствии с заданным пользователем порядком сортировки. Списки можно сортировать в возрастающем порядке (от 1 до 9 , от А до Я ) или в убывающем порядке ( от 9 до 1, от Я до А ).

Сортировка данных в электронных таблицах производится с помощью команд меню Данные, Сортировка или с помощью соответствующих кнопок на Стандартной панели инструментов, предварительно выделив любую ячейку в списке данных. В диалоговом окне Сортировка диапазона устанавливаются параметры сортировки. В раскрывающемся списке Сортировать надо проверить или выбрать заголовок столбца, по которому нужно сортировать список. Если надо отсортировать более одного столбца, то используют области Затем по и В последнюю очередь по. В нижней части диалогового окна в группе Идентифицировать поля по должен быть установлен переключатель Подпись, чтобы заголовки столбцов не были включены в сортировку. Чтобы восстановить исходное состояние списка, после нескольких операций сортировки, полезно перед выполнением первой из них, создать в списке дополнительный столбец, заполненный числовой последовательностью, которую надо отсортировать, чтобы вернуться к исходному состоянию. Так как сортировку можно производить как по столбцам, так и по строкам, то надо перед выполнением сортировки установить переключатель в нужное состояние. Для этого в окне Сортировка диапазона нажимаем на кнопку Параметры… и устанавливаем переключатель Столбцы диапазона (сортируем по столбцам – строки не меняют расположения), или Строки диапазона сортируем по строкам – столбцы не меняют своего расположения). По умолчанию Excel сортирует данные в алфавитном порядке. Для сортировки в другом порядке, например чтобы расположить месяцы и дни недели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком, следует использовать пользовательский порядок сортировки. Для этого в окне Сортировка диапазона нажимаем на кнопку Параметры… и в окне Параметры сортировки в поле со списком Сортировка по первому ключу: выбираем нужный порядок (месяцы или дни недели).

Фильтрация (выборка) данных в таблице позволяет отображать только те строки, содержимое ячеек которых отвечает заданному условию или нескольким условиям. С помощью фильтров пользователь может в удобной для себя форме выводить или удалять (скрывать) записи списка. Отобранные записи можно форматировать, удалять, копировать в отдельную область таблицы, распечатывать, а также использовать для последующих вычислений или построения диаграмм.

Фильтрация данных с использованием автофильтра. Автофильтр можно применять к любому количеству столбцов: сначала отфильтровать список по одному столбцу, а потом по другому и т.д. Для работы с автофильтром нужно выполнить следующие действия.

1. Установить курсор внутри таблицы;

2. Ввести команду меню Данные, Фильтр, Автофильтр;

3. Щелчком мыши по серой кнопке со стрелкой раскрыть список столбца, по которому будет производиться выборка.

4. Указать требуемые значения или выбрать строку «условие» и задать критерий выборки в диалоговом окне Пользовательский автофильтр. Условия для отбора записей в определённом столбце могут состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой и/или. При задании критериев выборки могут использоваться следующие операторы сравнения: = , < , > , < > , < = , > = .

Использование автофильтра позволяет найти заданное число наибольших или наименьших элементов в списке. Для этого надо щелкнуть по кнопке автофильтра интересующего нас столбца и выбрать в списке пункт Первые 10, в результате чего появится диалоговое окно Наложение условия по списку, где и задаются нужные условия. Иногда надо скопировать строки, которые отвечают условиям отбора в другу часть рабочего листа или в другой лист. Для этого используют команды Копировать и Вставить меню Правка.

Для восстановления всех строк исходной таблицы нужно щелкнуть мышью по кнопке со стрелкой ( синего цвета ) и в раскрывшемся списке выбрать строку “ все” или выполнить команду меню Данные, Фильтр, Отобразить все. Для отмены режима фильтрации нужно установить курсор внутри таблицы и снова ввести команду меню Данные, Фильтр, автофильтр (убрать переключатель).

Используя команду Итоги меню Данные можно представить различную итоговую информацию, т.е. для каждой группы строк в конкретном столбце можно вычислить сумму, среднее значение, количество строк или пустых ячеек и т.д. для этого надо сделать следующее:

• Выделить ячейку в любом столбце;

• Выбрать в меню Данные команду Итоги;

• Заполнить окно Промежуточные итоги в соответствии с заданием, т.е. выделить нужные столбцы и нужную операцию;

• Убедиться, что флажки Заменить текущие итоги и Итоги под данными установлены и нажать кнопку ОК.

Механизм условного форматирования является прекрасным средством для визуального выделения в общем наборе информации именно тех данных, на которых необходимо сосредоточить особое внимание. Например, нужно выделить только те данные, которые удовлетворяют или не удовлетворяют какому – то определённому условию. В таком случае с этой задачей может справиться условное форматирование. Подробно работа с применением условного форматирования описывается в Задании 1 по Теме №4.

Элементы управления в Excel включают в себя флажки, раскрывающиеся списки, счетчики, переключатели и многое другое, что можно добавить к спискам данных, для облегчения работ с этими данными.

При использовании элементов управления применяется принцип взаимодействия элементов управления и формул. Элемент управления привязывается к ячейке, а затем создается формула, использующая адрес связи для поиска информации или проведения вычислений.

Для создания счетчиков флажков, и раскрывающихся списков выбираем в меню Вид – Панель инструментов – Формы. Для того чтобы добавить флажок, раскрывающиеся списки или счетчик на рабочий лист, на панели инструментов Формы надо щелкнуть по кнопке соответствующей выбранному элементу, перенести указатель мыши на лист в нужное место и щелкнуть левой кнопкой мыши. Получим изображение выбранного элемента управления, которому придаем необходимый размер с помощью мыши, удалив перед этим надпись рядом с элементом управления, отображающую его название.

Данный элемент имеет свойства объекта, поэтому его можно переносить в нужное место на рабочем листе и менять размер. Подробно связь элементов управления с ячейками описывается в заданиях 2 и 3 по теме №4.

В Задании 1 по Теме №4 выполнить следующие действия:

1. Создать таблицы, расположение которых должно строго соответствовать заданию: в ячейку D4 вводим – Статья расхода, в ячейку Е4 – Всего, в ячейку D5 – пока ничего, а в ячейку Е5 вводится формула

=СУММЕСЛИ(С8:С29;D 5;E8:E29)

т.е. подсчитывается сумма значений в диапазоне Е8:Е29, если какие-то критерии из диапазона С8:С29 будут совпадать со значением критерия в ячейке D5.

2. Блок ячеек B7:Е29, а также блок С31:D37 заполняем в соответствии с заданием, но диапазон ячеек D32:D37 пока оставляем пустым.

3. Для определения статьи расхода по каждой категории используем условное форматирование, для чего выполняем следующие действия:

• Выделяем диапазон ячеек С8:С29 т.е. все статьи расхода;

• Выбираем команду Формат – Условное форматирование;

• В открывшемся диалоговом окне задаем первое условие форматирования, которое в данном случае состоит из трех полей - списков. В первом поле выделяем значение, во втором поле – равно, в третьем поле вводим адрес ячейки, в которой будет задаваться критерий условия, т.е. активируем третье поле и щелкаем по ячейке D5 (или заносим адрес ячейки =$D$5);

• Щелкаем по кнопке Формат, выбираем начертание и цвет шрифта, в диалоговом окне Формат ячеек, а на вкладке Вид выбираем цвет заливки ячейки. Щелкаем по кнопке ОК.

• Если надо добавить еще одно условие, то щелкаем по кнопке А также >>;

После ввода всех условий щелкаем по кнопке ОК

• Чтобы удалить условное форматирование, выделяем диапазон, в меню Формат выбираем команду Условное форматирование, и в окне диалога щелкаем по кнопке Удалить, в результате чего, появляется окно диалога на удаление. В данном окне указываем на условия, которые хотим удалить, и нажимаем на кнопку ОК, после чего опять возвращаемся в окно Условное форматирование, где нажимаем на кнопку ОК.

4. При вводе в ячейку D5 названия статьи расходов для всех значений поля Расходы, совпадающих с содержимым ячейки D5, будет установлен выбранный формат, а в ячейке Е5 будет отображаться общая сумма на каждый вид расхода, которую надо занести в диапазон ячеек D32:D37.

Например, в ячейку D5 вводится запись – ремонт, и после нажатия клавиши Enter все записи с данной статьей расхода в исходной таблице окрашиваются в нужный цвет, а в ячейке Е5 – подсчитывается сумма на ремонт (810 р.), которую заносим в ячейку D32. Аналогично проделываем и с остальными видами расхода.

5. Построить круговую диаграмму, отображающую общую сумму на каждую статью расхода в процентном отношении.

Задание выполнить за 2 часа.

В задании 4 по теме 2 с помощью флажков и счетчиков организовать расчетную таблицу. В такой таблице для вычисления итоговых показателей отбирают значения, которые удовлетворяют определенным условиям. В данном задании с помощью флажков отмечается строительное оборудование для текущих работ. Стоимость работ для заказчика определяется количеством недель, в течение которых используется оборудование. Количество недель, заданное в таблице, можно изменять с помощью счетчиков (стрелки вверх и вниз).

Для выполнения задания проделать следующие действия:

1. Выполнить оригинальные заголовки таблиц, для чего на панели Рисование использовать кнопку Надпись.

Для названия фирмы использовать кнопку Добавить объект WordArt, выбрать нужный стиль (запись сверху вниз), а затем кнопку Свободное вращение.

2. В диапазоны ячеек С7:D15, C23:D24, C32:D34 ввести исходные данные.

3. Установить флажки и кнопки, как показано в задании. Установка описана в методическом указании к теме 4.

4. Связываем флажки с ячейками. Для флажка находящегося в строке 7, связывающей является ячейка В7. Для того чтобы связать флажок с ячейкой, указатель мыши (он принимает форму руки с указательным пальцем) ставим на флажок, щелкаем правой кнопкой мышки и выбираем из контекстного меню команду Формат объекта. Появляется диалоговое окно Формат элемента управления. Выбираем вкладку Элемент управления, значение установлен (если дано в задании) или снят (если не дано в задании). В поле Связь с ячейкой вводим адрес ячейки $B$7 ( или щелкаем по ячейке В7) и нажимаем на клавишу ОК. Щелкаем вне флажка, чтобы снять с него выделение. Аналогично делаем с другими флажками, учитывая, что для флажка в строке 8 связывающая ячейка В8, для флажка в строке 9 – связывающая ячейка В9 и т.д.

5. Когда флажок установлен (в квадрате есть галочка) связанная ячейка принимает значение Истина, которая затем используется в формуле

=ЕСЛИ(ячейка F7). А если флажок не установлен (галочки нет), то ячейка принимает значение Ложь.

Синтаксис данной формулы:

=ЕСЛИ(связанная_ячейка; значение_если_истина; значение_если_ложь).

В ячейку F7 вводим формулу:

=ЕСЛИ(В7=истина;Е7*D7;0), т.е. если около данного оборудования установлен флажок и есть связь между флажком и ячейкой (т.е. В7=истина), то в ячейке F7 будет подсчитываться стоимость работ (тариф* количество недель), в противном случае не будет.

6. На панели инструментов Формы щелкаем по кнопке Счетчик, устанавливаем указатель мыши в нужном месте, щелкаем левой кнопкой мыши и получаем объект – Счетчик. Счетчик позволяет увеличить или уменьшить число, заданное в ячейке. Параметры работы счетчика устанавливаются на вкладке Элементы управления диалогового окна Формат элементов управления, которое вызывается аналогично, как и при установке параметров флажка. Но чтобы с помощью счетчика управлять данными столбца Количество недель, необходимо приравнять содержимое каждой ячейки данного столбца к значению связанной ячейки. Для этого в ячейку В6 (она будет связанной) вводим число из диапазона количества недель, например 24. Тогда в ячейку Е7 вводим формулу =$B$6 и копируем ее на весь диапазон В6:В15. А в диалоговом окне Формат элементов управления в поле Связь с ячейкой заносим адрес $B$6 (остальные поля оставляем без изменения).

Нажимаем кнопку ОК и снимаем выделение со счетчика.

Нажимая по любой кнопке счетчика, изменяем значение количества недель, что влечет за собой изменение стоимости за каждый вид оборудования и итоговое значение всей стоимости.

7. Аналогично установить счетчики для управления и транспорта, учитывая, что для управления связывающая ячейка – В21, а для транспорта – В31. Стоимость для этих категорий вычисляется без привязки к флажку, а именно: тариф*количество недель.

8. Установите с помощью счетчика минимальные значения количества недель для каждой категории, и по получившимся значениям итоговых стоимостей построить круговую диаграмму, как дано в задании.

9. Отформатировать лист: сделать соответствующую заливку ячеек, как дано в задании.

Задание на 2 часа.

В задании 3 по теме 4 выполнить следующие действия.

1. Создать таблицу в соответствии с заданием (строго придерживаться диапазонов ячеек).

2. Для определения текущей даты в ячейку F4 применить соответствующую функцию.

3. Для подсчета возраста и количества отработанных лет использовать функцию: = ГОД(десятичная_ дата), где десятичная_ дата может быть десятичным значением даты, ссылкой на ячейку, которая содержит функцию даты или десятичное значение даты, либо текстом даты, заключенным в кавычки. Например, если ячейка D15 содержит дату 16.05.94, то формула = ГОД(D15) возвращает значение 1994. Искомые значения определяются как разность между двумя функциями: = ГОД(аргумент)- ГОД(аргумент), где в первой функции аргумент – текущая дата, а во второй – дата рождения или приема на работу.

4. Для создания элемента управления – раскрывающиеся списки, о которых говорилось в методическом указании к теме 4 надо выполнить следующее:

• На панели инструментов Формы щелкаем по кнопке Поле со списком, в результате чего курсор меняет изображение.

• Щелкаем кнопкой мыши по той области рабочего листа, как указано в задании, придаём элементу управления, который появится на рабочем листе, нужный размер.

• Вызваем контекстное меню элемента управления (поле со списком) и выбраем команду Формат объекта. На экране появится диалоговое окно Форматирование объекта;

• В данном окне выбираем вкладку Элемент управления. В поле Формировать список по диапазону задать диапазон данных, которые должны входить в раскрывающийся список. В качестве такого диапазона выдается столбец списка Номер расчетного листа;

• В поле Связь с ячейкой вводим ячейку, на которую будет ссылаться формула. В нашем примере это ячейка А6, в которой отображается номер выбранного значения из списка. Количество строк списка Exсel выводит по умолчанию. Нажимаем на кнопку ОК;

• Снять выделение с элемента управления;

• Чтобы проверить, как работает раскрывающийся список, надо щелкнуть по нему и выбрать из него значение. При этом ячейка, с которой установлена связь, активизируется, т.е. в ней отображается номер выбранного значения из списка.

Чтобы автоматически получать нужную информацию по значению надо воспользоваться ссылкой на связанную ячейку. В нашем примере, для нахождения фамилии сотрудника по выбранному из списка номеру, используем функцию ИНДЕКС. Формула в ячейке Е11 , куда мы занесем фамилию сотрудника, будет выглядеть так:

=ИНДЕКС(В15:В26;А6;1).

Диапазон В15:В26 определяет просматриваемый список фамилий, ячейка А6 отображает номер выбранной записи в связанном с ней списке, 1 – номер столбца в списке, из которого будет выбираться значение. Подобную формулу необходимо создать для каждого значения (имя, оклад, прописка), которое должно автоматически выводиться на экран, т.е. для вывода имени сотрудника в ячейку F11 вводится формула:

=ИНДЕКС(С15:С26;А6;1) и т.д.

5. Для ячейки (с надписью оклад) сделать примечание, создание которого описано в методическом указании по теме 2. Текст примечания: «Оклад устанавливается в зависимости от квалификации сотрудника».

6. Сделать соответствующую заливку листа и тех ячеек, в которых отображаются данные.

Задание на 2 часа.

В задании 4 по Теме №4 выполнить следующие действия.

1. Создать таблицу в соответствии с заданием и переименовать Лист 1 на Исходный.

2. Скопировать блок A7:K29 в Лист 2 и в Лист 3. Лист 2 переименовать на Сортировка, а Лист 3 – на Фильтр, и на рабочем листе Сортировка сделать еще две копии блока.

3. Ознакомиться в методическом указании по Теме 4 с сортировкой и фильтрацией диапазонов рабочего листа и произвести сортировку данных по следующим параметрам:

3.1. В первой копии списка отсортировать список по цене автомобилей по возрастанию. В полученной таблице определить общую стоимость всех автомобилей (она дана в строке состояния), предварительно выделив диапазон цен и занести ее на лист Исходный. С помощью контекстного меню строки состояния найти максимальную и минимальную цену автомобиля и занести все эти данные на лист Исходный в выделенные ячейки.

3.2. Во второй копии листа Сортировка отсортировать список по двум диапазонам: по объёму цилиндра и по количеству машин. Определить суммарное количество автомобилей с объемом цилиндра 1000,1500 и 1600 см³. Все данные занести на лист Исходный.

4. На рабочем листе Фильтр отфильтровать данные по следующим критериям:

1. Найти автомобили ВАЗ, выпускаемые по цене от 70 000 рублей до 120 000 рублей и найти среднее значение цены этих автомобилей. Данные скопировать на Лист 4. Снять фильтрацию, т.е. привести таблицу в исходное состояние.

4.2. Отфильтровать список по критериям: пункт продажи Саратов;

вид автомобилей – легковые; отсортировать по возрастанию цены и определить их общую стоимость; их количество и средний пробег.

Данные оформить в виде списка под отфильтрованной таблицей и скопировать таблицу и данные на Лист 5.

5. Добавить лист, которому дать название Итог. Скопировать исходную таблицу, т.е. блок А7:К29, из листа Исходный в лист Итог и создать промежуточные итоги для анализа списка: найти суммарную стоимость автомобилей и их количество в зависимости от номера. В результате должен получиться структурированный список, где в левой части таблицы получаем уровни с символами строк.

6. Вывести промежуточные итоги и скопировать их на Лист 4 под результатами сортировки.

Задание на 2 часа.