19. Технологии автоматизации офиса

Офисные ИС – совокупность ИТ, ориентированных на использование «электронных» методов сбора, обработки, хранения и передачи информации с целью автоматизации делопроизводства и документооборота предприятий и организаций. Функции офисной ИС: Интеграция технологий делопроизводства в единый процесс; Переход на использование безбумажной технологии; Автоматизация рутинных операций по обработке информации; Создание архивов информации. Таким образом, офисная ИС должна включать следующие подсистемы: текстовый процессор, электронные таблицы, СУБД, e-mail, интегрированные в офисные пакеты. При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты). Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов. Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow. Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа: сетевой доступ к файлам и базе данных; локальная и глобальная электронная почта; терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений; просмотр и интерпретация гипертекста. Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно: поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно; четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения. Одной из реализаций технологии workflow является так называемая "система графов", где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому.

Билет №8

8. Управление. Содержание этапов управления. Прямой и обратный контуры управления

Управление - это процесс достижения человеком или группой лиц цели управления при наличии опре­деленной информации. Количество и качество инфор­мации для управления определяется специальными тре­бованиями и зависит от источников информации. Любой процесс управления преследует определенную цель или несколько целей. Цели управления и кри­терии эффективности могут быть качественными (отра­жать факт достижения или недостижения цели) или ко­личественными (отражать максимизацию, минимизацию или достижение какого-то показателя). Этапы управления: 1. На основе целей управления выбирается критерий эф­фективности. Используются следующие виды критериев: скалярные (использует­ся один основной критерий); векторные (используется несколько равнозначных критериев); статические (независящие от времени); динамические (зависящие от времени); детерминированные (с определяемыми факторами); со случайными или неопределенными факторами. 2. Принятие решения является ответственным этапом в процессе управления - сочетает интеллекту­альные возможности руководителя (знания, опыт, реак­цию, интуицию) с техническими возможностями предос­тавления информации руководителю и поддержки принятия решения. 3. Выполнение решения: доведение решения до исполнителей; выполнение решения исполнителями; доклады исполнителей руководителю о выполне­нии решения. 4. Контроль выполнения решения - для под­держания дисциплины в фирме. 5. Оценка эффективности решения делается путем вычисления критерия эффективности управления после претворения в жизнь управляющих воздействий. 6. Корректировка решения осуществляется при не­удовлетворительном первоначальном решении. 7. Учет опыта решения задач управления необходим для его использования в дальнейшей работе; осуществ­ляется путем анализа, систематизации и помещения в память ПЭВМ результатов решения задач.