5.1 Построение базы данных

Для организации базы данных следует ввести имена полей в виде текстовых данных в первой строке базы данных, а затем заполнить поля таблицы, при этом рекомендуется придерживаться следующих правил:

1. Область для размещения данных должна иметь прямоугольную форму, наличие пустых ячеек нежелательно.

2. В каждой колонке следует использовать один и тот же тип данных, т.е. не смешивать в одной колонке числовые и текстовые данные.

3. Не рекомендуется отделять строку с именами полей от первой записи в базе данных пустыми строками.

4. В базе данных не должно быть одинаковых имен полей, желательно, чтобы имя поля состояло из одного слова длиной не более 15 символов.

5.2 Сортировка данных

Процесс упорядочения записей в базе данных называется сортировкой. При сортировке изменяется порядок следования записей в базе данных или в таблице. Вы должны иметь возможность восстановить исходный порядок следования записей. Универсальным средством для этого является введение порядковых номеров записей.

Чтобы выполнить сортировку базы данных по данным одного столбца, следует поместить курсор в любое место этого столбца и щелкнуть на кнопку сортировки по возрастанию или по убыванию панели инструментов. При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А до Я. Числовые данные упорядочиваются по возрастанию значений от минимального к максимальному. Даты упорядочиваются от наиболее ранней даты к наиболее поздней.

Записи в базе данных можно упорядочивать по нескольким полям. Например, нам надо упорядочить записи по названиям отделов и для каждого отдела упорядочить их по окладам работников. Для этого следует:

1. Поместить курсор в любое место базы данных.

2. Исполнить команду Данные Сортировка.

3. В открывшемся диалоговом окне укажите поле, по которому будет выполняться первичная сортировка, выбрав его из списка, т.е. Отдел, и поле, по которому далее упорядочиваются записи, т.е. Оклад. Укажите порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию) и щелкните OK. Таблица будет отсортирована.

5.3 Поиск данных

С помощью пункта меню ДанныеФильтр вы можете отобрать из базы данных информацию, которая отвечает указанным условиям. Поиск можно выполнять в нескольких режимах: либо в режиме автофильтра, либо в режиме расширенного фильтра.

В режиме автофильтра можно задавать условия отбора записей по значениям одного или нескольких полей.

1. Поместите курсор в область базы данных.

2. Выберите команду ДанныеФильтрАвтофильтр.

3. Поля данных дополнятся черными стрелками-указателями, щелкнув на которые, можно задать условия отбора для этого поля.

Например, если нам надо найти работников проектного отдела, имеющих оклад больше 300, во-первых, в списке Отдел выберем проект, во-вторых, в списке Оклад выберем Условие... и в открывшемся диалоговом окне введем условие отбора:

В результате фильтрации в БД будут выделены строки, удовлетворяющие критериям:

Вернуть базе данных первоначальный вид можно командой ДанныеФильтр Отобразить все, а заодно и выключить Автофильтр.

В случае использования расширенного фильтра предварительно необходимо в свободной части таблицы сформировать блок условий отбора.

1. В верхней строке блока условий должны располагаться имена полей, значения которых будут использоваться для отбора записей (их лучше всего скопировать из таблицы).

2. В нижележащие строки заносятся условия отбора.

Например, если мы хотим найти сотрудников, родившихся до 1960 года и имеющих оклад меньший или равный 400, надо сформировать следующий блок условий отбора:

Далее исполним команду ДанныеФильтрРасширенный фильтр. Откроется диалоговое окно, в котором укажем

1. область базы данных (исходный диапазон),

2. область диапазона условий,

3. будут ли записи фильтроваться на месте или скопированы в другое место таблицы. Здесь надо указать левую верхнюю ячейку начала вывода записей.

Возможно формирование более гибких условий отбора:

1. для выделения строк БД, содержащих текстовые данные, включающие некоторый фрагмент, требуется в качестве условия указать этот фрагмент и символ "*". Звездочка заменит собой любое число символов. Для замены одного символа служит "?".

2. для отбора записей, содержащих данные, попадающие в некоторый интервал, условия отбора можно записать в нескольких столбцах. Например, отберем записи, относящиеся к сотрудникам, фамилии которых начинаются с буквы "П", родившимся в период с 1960 по 1969 годы: .

3. если необходимо задать условия, отвечающие операции логического ИЛИ, условия отбора следует записывать в разных строках:

.

Приложение

Задание 1

На сберегательный счет в конце каждого месяца вносятся обязательные платежи по 100 тыс. грн. Рассчитайте, какая сумма окажется на счете через восемь лет при ставке процента 9.5% годовых.

Решение:

Для расчета применяется формула БЗ, т.к требуется найти будущее значение выплаченной суммы. В данной задаче при ежемесячном начислении процентов общее число периодов начисления равно 8*12 (аргумент число_периодов), а процент за период начисления равен 9,5%/12 (аргумент норма). По условию аргумент нз = - 100000. Это отрицательна сумма, т.к деньги были вложены. Выплаты отсутствую, поэтому аргумент выплата отсутствует. Используя функцию БЗ, получим

Б3 (9,5%/12; 8*12;; - 1000000) = 14297518,58 грн.

Результаты решения задачи представлены в таблице 1.

Динамика роста стоимости показана в рисунке 2.

Таблица 3 содержит расчетные формулы к решению задачи в пакете Microsoft Excel.

Таблица 1

Расчет будущей стоимости

	A	B	C	D	E	F	G
1	ЗАДАНИЕ №1
2	год	ставка	число периодов	выплата	вклад	тип	величина вклада
3	1	0,007917	12	-100000	0	0	1 253 653,69р.
4	2	0,007917	24	-100000	0	0	2 631 729,49р.
5	3	0,007917	36	-100000	0	0	4 146 575,97р.
6	4	0,007917	48	-100000	0	0	5 811 767,32р.
7	5	0,007917	60	-100000	0	0	7 642 224,88р.
8	6	0,007917	72	-100000	0	0	9 654 350,92р.
9	7	0,007917	84	-100000	0	0	11 866 175,62р.
10	8	0,007917	96	-100000	0	0	14 297 518,58р.

Рисунок 2

Таблица 3. Расчет будущей стоимости

	A	B	C	D	E	F	G
1	ЗАДАНИЕ №1
2	год	ставка	число периодов	выплата	вклад	тип	величина вклада
3	1	=0,095/12	=12*A3	-100000	0	0	=БЗ (B3; C3; D3; 0; F3)
4	2	=0,095/12	=12*A4	-100000	0	0	=БЗ (B4; C4; D4; 0; F4)
5	3	=0,095/12	=12*A5	-100000	0	0	=БЗ (B5; C5; D5; 0; F5)
6	4	=0,095/12	=12*A6	-100000	0	0	=БЗ (B6; C6; D6; 0; F6)
7	5	=0,095/12	=12*A7	-100000	0	0	=БЗ (B7; C7; D7; 0; F7)
8	6	=0,095/12	=12*A8	-100000	0	0	=БЗ (B8; C8; D8; 0; F8)
9	7	=0,095/12	=12*A9	-100000	0	0	=БЗ (B9; C9; D9; 0; F9)
10	8	=0,095/12	=12*A10	-100000	0	0	=БЗ (B10; C10; D10; 0; F10)

Определение текущей стоимости.

Для расчета текущей стоимости (начальное значение) вклада (займа) используется функция

П3 (норма; Кпер; выплата; бс; тип),

где:

норма - процентная ставка за один период;

Кпе - общее число периодов выплат;

выплата - это выплата, производимая в каждый периода

бс - будущая стоимость вклада, которую нужно достичь после последней выплаты, если аргумент бс опущен, то он полагается равным 0;...

тшп - это число 0 или 1, обозначающее, когда производится выплата (1 - в начале периода, 0 - в конце периода), если аргумент пшп опущен, то он полагается равным 0. Параметр mип нужно указывать, только если выплата не равна 0, т.е. делаются взносы по периодам.

Список литературы:

1. Александр Левин: Excel - это очень просто!

2. Патрик Блаттнер: Использование Microsoft Excel 2002

3. Игорь Пащенко: Excel шаг за шагом

47