Работа 5.

Тема: Структурирование и отбор данных в MS Excel’2000/2003.

Цели работы: Освоить структуризацию данных и основные операции по работе со списком в MS Excel’2000/2003.

Содержание работы:

1. Оформить список в таблице MS Excel’2000/2003.

2. Осуществить операции с записями, используя Форму.

3. Выполнить сортировку данных в списке.

4. Осуществить выборку данных, используя Автофильтр и Расширенный фильтр.

Технология выполнение работы:

Задание 1.

Рассмотрим заданную таблицу «УЧЕТ ТОВАРОВ НА СКЛАДЕ», представленную на рисунке 12.1.

Рисунок 12.1 - Таблица «Учет товаров на складе»

Таблица имеет вид базы данных (списка), состоящей из записей продажи товаров со склада. Запись указывает, какой организации продан товар, когда проведена продажа, наименование товара, единица измерения, его стоимость и кол1 – количество товара на складе, кол2 – количество товара проданного, кол3 – количество оставшегося товара. Необходимо:

1. Открыть новую книгу MS Excel, сохранить в личной папке под именем «Учет товара».

2. На первом листе книги создать список как показано на рисунке 1, задав шрифт, выравнивание текста, формат данных.

3. Переименуйте лист на «Данные». Сохраните измените.

Задание 2. Работа с данными списка через Форму.

1. Дополните таблицу, используя Форму, новыми записями согласно таблице 1. Для этого, поставив курсор в любую ячейку списка, выполнить команду Данные/Форма и в открывшемся окне ввести новую запись, нажать кнопку Добавить.

Организация	Дата	Наименование товара	Ед. измерения	Цена 1 ед.	Кол1	Кол2
АО "Альянс"	3 фев	мука	уп	288,00р.	235	235
АОЗТ "Белокуриха"	12фев	хлеб	шт	6,50р.	1 500	1 500
к/з "Восток"	12 окт	картоф	кг	15,00р.	10000	10000
АОЗТ "Белокуриха"	2 мар	хлеб	шт	6,50р.	2 000	2 000
к/з "Восток"	2 мар	сыр	кг	100,00р.	500	450
Бийский маслосырзавод	5 мар	сыр	кг	112,00р.	300	250
Бийский маслосырзавод	4 апр	сыр	кг	105,00р.	250	250
к/з "Восток"	6 апр	мука	уп	270,00р.	560	500
Бийский маслосырзавод	6 май	сахар	кг	30,00р.	23000	23000
к/з "Восток"	13июн	лимоны	кг	65,00р.	236	130
к/з "Восток"	13июн	хлеб	шт	7,00р.	12300	12300
Бийский маслосырзавод	13июн	сода	уп	56,00р.	23000	20000
АОЗТ "Белокуриха"	4 янв	сок	уп	190,00р.	1500	1200
к/з "Заря"	4 нояб	картоф	кг	10,00р.	2500	2500
АО "Альянс"	13 янв	лимоны	кг	60,00р.	120	120

Таблица 1

2. Рассчитайте кол3== кол1 – кол2.

3. Подсчитайте размер Дебита и Кредита: цена*кол1 и цена*кол3 соответственно. Для этих полей установите тип данных – денежный в р.

4. Сохраните изменения.

5. Осуществите автоматический поиск записей по критерию (удовлетворяющих некоторому условию), используя Форму. Для этого нажмите кнопку Критерии, введите в нужном поле условие и нажать кнопку Далее. Условия:

1. все записи, у которых цена < 1000 рублей;

2. все записи, у которых цена >6 рублей и товар – хлеб;

6. Удалите последнюю найденную запись, используя Форму.

7. Исправьте значение в 12 записи вид товара сыр на свеклу, используя Форму.

8. Сохраните изменения.

Задание 3. Сортировка (упорядочение) записей списка.

Для упорядочения записей необходимо определить, по каким полям Вы хотите отсортировать таблицу. Пусть нам необходимо отсортировать наименования организации в алфавитном порядке, затем внутри каждой организации наименование товара в алфавитном порядке, затем внутри каждого наименования товара отсортировать по возрастанию количество проданного товара.

Для этого:

1. Скопируйте таблицу на новый лист.

2. Курсор установить в область таблицы, выполнить команду Данные/Сортировка. В первом уровне сортировки выбрать поле Организация, во втором – Товар, в третьем – Кол2.

3. Просмотрите результаты сортировки.

4. Отсортируйте по возрастанию данные столбца «№п/п».

5. Переименуйте лист - «Сортировка».

Задание 4. Группировка и структура данных в списке.

Применяется для работы с большими таблицами, если есть необходимость закрывать и открывать отдельные строки таблицы.

1. Скопируйте таблицу с листа Сортировка на новый лист.

2. Отсортировать строки по нужной вам классификации, например, по организациям.

3. Вставить пустые строки для разделения групп.

4. Выделить первую группу, выполнить команду Данные/Группа и структура/ Группировать, выбрать строки.

5. Аналогичные действия выполнить для последующих групп.

6. Слева на экране появится значок «-». При щелчке на этот значок данные скрываются.

7. Отобразите все данные по Бийскому маслосырзаводу.

8. Для отмены группировки необходимо выделить группы и выполнить команду Данные/Группа и структура/ Разгруппировать.

Задание 5. Фильтрация(выборка) записей списка.

5.1. Использование Автофильтра. Скопируйте таблицу с Листа Сортировка на следующий лист и назовите новый лист Автофильтр.

1. Пусть нам необходимо выбрать из данного списка только те строки, где есть запись АОЗТ«Белокуриха». Для этого:

• выполнить команду Данные/Фильтр/Автофильтр, после чего в строке заголовка таблицы появились значки ниспадающего меню (чтобы их убрать нужно выполнить ту же команду, по которой их вызвали),

• щелкнуть по значку в столбце Организация и выбрать АОЗТ«Белокуриха», (появились только те записи, где присутствует указанная организация).

Чтобы вернуть все записи, надо опять щелкнуть на значок и выбрать строку Все.

Вывести на экран записи, содержащие организацию АОЗТ«Белокуриха», где в столбце «Товар» присутствует «хлеб», т.е. осуществить выборку по двум полям. Вернуть все записи. Вернуть все записи.

2. Вывести на экран записи, содержащие организацию АОЗТ«Белокуриха», в которых цена товара не превышает 3000рублей. Для этого:

• по столбцу «Цена» при открытии меню выбрать строку Условие,

• в появившемся окне Пользовательский Автофильтр при помощи значков открывшегося меню установить условие <3 000 в верхней строке.

Вернуть все записи.

3. Вывести на экран записи, содержащие колхоз «Восток», а в поле Цена установить условие: >700 и 16000.

4. Вывести на экран записи, содержащие товар - лимоны, а в поле Кол2 установить условие: =0 или >10.

5.2.Расширенный фильтр: Скопируйте таблицу с листа Сортировка на следующий лист и дайте имя Расш фильтр_1. Выполнить задание по Автофильтру, воспользовавшись командой Расширенный фильтр.

1. Необходимо выбрать из данного списка только те строки, где есть запись АОЗТ«Белокуриха». Для этого:

• ниже списка необходимо создать диапазон критериев, где задаются условия поиска данных (см. рис.12.2).

Рисунок 12.2 - Диапазон критериев

• выполнить команду Данные/Фильтр/Расширенный фильтр. В появившемся диалоговом окне указать нужные параметры: фильтровать список на месте, проверить верно ли указан исходный диапазон и диапазон условий (см.рис.12.3.).

Рисунок 12.3 - Окно «Расширенный фильтр» с указанными параметрами

В результате должны остаться только те записи, которые содержат в поле Организация запись АОЗТ«Белокуриха».

2. Скопируйте таблицу с листа Сортировка на следующий лист и дайте имя Расш фильтр_2.

3. Вывести на экран записи, содержащие организацию АОЗТ«Белокуриха», где в столбце «Товар» присутствует «хлеб», т.е. осуществить выборку по двум полям. Скопировать результат в другое место, например ниже всего списка. Для этого:

• сформировать критерий отбора записей: в столбец Организация ввести АОЗТ«Белокуриха», в столбец Товар – «хлеб». Установить курсор в область таблицы, в которой будет производиться выборка данных;

• далее выполнить команду Данные/Фильтр/Расширенный фильтр. В появившемся диалоговом окне указать нужные параметры: Скопировать результат в другое место, проверить верно ли указан исходный диапазон, диапазон условий и указать диапазон ячеек куда необходимо поместить результат. Например, $A$28:$I$33.

Проанализировать результат.

4. Скопируйте таблицу с листа Сортировка на следующий лист и дайте имя Расш фильтр_3. Вывести на экран записи, содержащие организацию АОЗТ«Белокуриха», в которых цена товара не превышает 3000рублей. Для выборки по столбцу «Цена» установить условие <3 000.

5. Скопируйте таблицу с листа Сортировка на следующий лист и дайте имя Расш фильтр_4. Вывести на экран записи, содержащие колхоз «Восток», а в поле Цена установить условие: <15 или >100 (см.рис 12.4). Скопировать результат в другое место, например ниже всего списка.

Рисунок 12.4 - Диапазон критериев

6. Скопируйте таблицу с листа Сортировка на следующий лист и дайте имя Расш фильтр_5. Вывести на экран записи, содержащие Кол3 100. Скопировать результат в другое место.

7. Сохранить изменения.