Розділ 2. Особливості побудови обліку та контролю на підприємстві

2.1. Особливості постановки фінансового обліку

Ведення бухгалтерського обліку на підприємстві організоване за допомогою створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером. Саме в цьому випадку у бухгалтера підприємства виникають посадові обов'язки, що регулюються в межах трудових відносин та оформляються трудовим договором.

Одним із головних питань варто назвати питання розподілу обов'язків між особою (особами), яка відповідає за організацію бухгалтерського обліку, та бухгалтером, на якого покладено посадові обов'язки щодо ведення бухгалтерського обліку.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів та звітності протягом установленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) чи уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів (п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік). Крім того, керівник підприємства зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами, службами та працівниками, причетними до бухгалтерського обліку, правомірних вимог бухгалтера стосовно дотримання порядку оформлення та подання до обліку первинних документів (п. 6 ст. 8 Закону про бухоблік). Отже, за перелічене вище керівник підприємства нестиме відповідальність у будь-якому випадку, оскільки це прямо встановлено законом.

Мета наймання бухгалтера — не перекласти на нього свою відповідальність, а реалізувати ведення бухгалтерського обліку і покласти на такого бухгалтера відповідні функції.

Головний бухгалтер виконує відповідні функції, які ї регламентовано нормами п. 7 ст. 8 Закону про бухоблік:

— забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання та подання в установлені терміни фінансової звітності;

— організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;

— бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних із нестачами та відшкодуванням втрат від нестач, крадіжок і псування активів підприємства.

Слід підкреслити, що згідно з Нормативами розраховується чисельність працівників, які здійснюють виключно бухгалтерський облік, тобто час, що витрачається на податковий облік, тут не враховано. Тому реальну чисельність працівників, котрі ведуть як бухгалтерський, так і податковий облік на підприємстві (що фактично існує на переважній кількості підприємств), не може бути розраховано згідно з одними лише Нормативами.

Нормативи передбачають два варіанти визначення чисельності працівників бухгалтерського обліку:

1. Залежно від кількості виконуваних робіт і їх трудомісткості.

2. Залежно від загальної чисельності працюючих на підприємстві та кількості структурних підрозділів.

На ТОВ «АПС-Центр», на жаль не розраховано кількість працівників складу бухгалтерії за нормативами і тому кожен бухгалтер відчуває обсяг робіт, що навалюється на його плечі, часто перевищує його можливості. Для того щоб оцінити це, він інтуїтивно порівнює такий обсяг робіт зі своїм або чиїмсь попереднім досвідом. ьььБухгалтерський облік, контроль та аналіз — це колективна праця. А будь-яка колективна праця як спільна діяльність різних виконавців є системою, що підлягає впорядкуванню в часі та просторі, тобто є структурною. Зазначений аспект передбачає формування системи бухгалтерського обліку, контролю та аналізу під впливом поділу праці, що зумовлює розбиття єдиного організму системи на окремі, якісно своєрідні та самостійні частини. ь мммУ кожному господарстві бухгалтерський облік, контроль та аналіз мають на меті виконувати різні завдання, що випливають з особливостей відповідних функцій ведення господарства. Так, на досліджуваному підприємстві це завдання з обліку, контролю та аналізу основних засобів, матеріалів, оплати праці, витрат виробництва, витрат обігуаналіз товару на складі.

На ТОВ «АПС-Центр» сформовано лінійну організаційну структуру апарату бухгалтерського обліку, контролю та аналізу. Лінійна організація передбачає безпосереднє підпорядкування всіх виконавців керівникові- головному бухгалтеру.

Отже, бухгалтерія є самостійним структурним підрозділом підприємства і підпорядковується безпосередньо директору підприємства.

Бухгалтерія утворюється та ліквідується наказом директора підприємства. Штатна чисельність і структура бухгалтерії визначаються відповідними наказами директора підприємства. Бухгалтерія у своїй діяльності керується чинним законодавством України, статутом підприємства, правилами внутрішнього трудового розпорядку, правилами й стандартами документаційного забезпечення управління (Положення про бухгалтерію),

Безпосереднє керівництво роботою бухгалтерії здійснює головний бухгалтер.На період відсутності головного бухгалтера (відпустка, відрядження, хвороба тощо) його обов'язки покладаються на заступника, який набуває відповідних прав і несе відповідальність за виконання обов'язків, визначених положенням про бухгалтерію, посадовою інструкцією, правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Обов'язки заступника головного бухгалтера визначаються головним бухгалтером. Заступник головного бухгалтера, а також інші співробітники підрозділу призначаються на посаду та звільняються з посади наказом директора підприємства за поданням головного бухгалтера.

Основними завданнями бухгалтерії є:

1. Організація ведення обліку фінансово-господарської діяльності підприємства.

2. Контроль за зберіганням матеріально – технічних цінностей, правильними та економними витратами коштів і матеріальних цінностей, дотриманням режиму економії і господарського розрахунку на підприємстві.

Основні функції, які в процесі діяльності підприємства виконує бухгалтерія, а також права та відповідальність бухгалтерії наведені в положенні про бухгалтерію (додаток Д ).

В положенні також зазначено про взаємовідносини з іншими підрозділами, а саме:

1. З відділами головного механіка і головного енергетика з питань отримання:

- повідомлень про виконання замовлень;

- затверджених у встановленому порядку актів на списання устаткування й енергоустаткування з балансу;

- затверджених у встановленому порядку актів на передачу або на продаж устаткування, актів на передачу устаткування з ремонту в експлуатацію;

- надання інформації про витрати на утримання й ремонт устаткування;

- інформації про наявність основних і оборотних коштів у зіставленні з нормативом;

2. З відділом матеріально-технічного постачання з питань отримання:

- документації на зайві матеріали й неліквіди;

- інвентаризаційних документів щодо матеріальних цінностей;

- розрахунків й інших даних для стягнення з постачальників пені, штрафів і неустойок, а також висновків з претензій, заявлених постачальниками;

- звітних даних про рух матеріалів і виробів і про їх залишки на кінець кожного місяця;

- надання рахунків для оплати;

- даних про матеріали в дорозі;

- інформації про рух матеріалів і комплектуючих виробів і реалізацію наднормативних залишків на початок місяця й кварталу у вартісній оцінці;

- інформації про неоплачені рахунки із зазначенням причин;

- лімітів витрат на телефонні, телеграфні й командировочні витрати;

- звітних даних про вартість матеріалів, комплектуючих виробів, витрачених цехами і відділами;

3. З відділом збуту (маркетингу) з питань отримання:

- звітів про витрати на маркетингові дослідження;

- товарно-супровідної документації;

- звітів про стан запасів продукції на складах;

- надання порівнювальних відомостей за результатами інвентаризації;

- даних про неплатоспроможність окремих замовників;

- повідомлення про застосування санкцій до покупців і замовників;

4. З юридичним відділом з питань отримання:

- результатів розгляду цивільних і кримінальних справ;

- консультацій щодо змін у законодавстві;

- надання матеріалів по фактах розкрадань і стягнень дебіторської заборгованості;

- заявок на пошук необхідних нормативно-правових документів.

На ТОВ «АПС-Центр» організовано систему своєчасного складання та обробки документів, що надходять до бухгалтерії, яка находить відображення в графіку документообігу (додаток Ж).

Графік документообігу — це графік або схема, який описує рух первинних документів в установі або організації від моменту їх створення до моменту передачі на зберігання.

Для кожного документа в бухгалтерському обліку є свій шлях руху, тобто свій документообіг. Водночас, на досліджуваному підприємстві виділено п'ять основних етапів:

1) складання документа (у момент здійснення господарської операції або безпосередньо після її закінчення);

2) передача документа до бухгалтерії для його обробки;

3) перевірка бухгалтером прийнятих документів. Згідно з п. 2.15 Положення N 88 первинні документи підлягають обов'язковій перевірці працівниками, які ведуть бухгалтерський облік, за формою та вмістом, тобто перевіряється наявність у документі обов'язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству, логічна ув'язка окремих показників;

4) обробка документа в бухгалтерії;

5) здавання документів до архіву на зберігання. Згідно з п. 6.1 Положення N 88 первинні документи та облікові регістри, які пройшли обробку, бухгалтерські звіти та баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву.

Необхідність наявності графіка документообігу досить очевидна і відома будь-якому бухгалтеру. Адже, напевно, вам не раз доводилося стикатися з проблемами, спричиненими несвоєчасно принесеними до бухгалтерії тими чи іншими документами. Ситуація досить поширена, особливо в установах, де немає затвердженого графіка документообігу та встановленої системи покарань за його недотримання. Адже затримка в проходженні документа на будь-якому з етапів документообігу може призвести до досить неприємних наслідків. Він є запорукою успішної роботи бухгалтерської служби.

На ТОВ «АПС-Центр» форма бухгалтерського обліку автоматизована, базується на використовуванні персональних комп'ютерів і обчислювальних сітей.

Єдність інформаційної бази і повний автоматизований технологічний процес забезпечується за рахунок одноразового введення інформації.

Технологічний процес обробки даних на підприємстві при комп'ютерній формі обліку можна розділити на три етапи.

Початковим етапом облікового процесу є збір і реєстрація первинних даних для обробки на комп'ютері.

На другому етапі проводиться формування масивів облікових даних на електронних носіях: журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль за процесом обробки інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період на запит користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок з бухгалтерських рахунків, або відображенням на екрані дисплея потрібної інформації.