1.3. Жизненный цикл проектной команды
Жизненный цикл проекта – это промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации. 27
Жизненный цикл представляет собой последовательность фаз проекта, которая задается исходя из потребностей управления проектом. Стадии жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы деятельности компании и принятой системы организации работ. Тем не менее, у каждого проекта можно выделить начальную (прединвестиционную) стадию, стадию реализации проекта и стадию завершения работ по проекту – три основных стадии.
В рамках методологии Института управления проектами жизненный цикл проекта имеет 5 фаз:28
инициация;
планирование;
выполнение;
контроль и мониторинг;
завершение.
Моментом появления проекта и началом стадии инициации можно считать рождение идеи.
Если рассматривать проект применительно к компании, то идея возникает тогда, когда ощущается общая неудовлетворенность существующим состоянием дел в компании и начинают задумываться, каким образом их можно было бы изменить. Проекты могут генерироваться как активно, т.е. предвосхищая будущее, так и реактивно, т.е. в качестве реакции на уже произошедшие события.
В качестве источников для активной генерации идеи могут выступать такие мероприятия, как анализ конкурентов и маркетинговое исследование рынка. Активный поиск идеи предполагает постоянное наблюдение и анализ всех соответствующих сегментов окружающего мира.
Примерами пассивной выработки идеи могут выступать:29
исследование тенденции рынка;
реагирование на изменения в вышедшем законе;
устранение неисправностей оборудования;
дополнительное обучение не справляющихся с растущей нагрузкой сотрудников и т.д.
Таким проектам присущ срочный характер, они осуществляются в порядке решения текущих проблем. Для реактивных проектов характерно принятие решений и исполнение их в спешке, так как они, прежде всего, направлены на незамедлительное решение возникшей проблемы.
Управленческие решения, принятые в спешке зачастую ошибочны и неэффективны ввиду очень ограниченного количества времени, отведенного для сбора всей информации о проблеме, поэтому конкурентное преимущество остается за реактивными проектами, для планирования и реализации которых отводится столько времени, сколько на это необходимо.
После формирования основной идеи происходит ее оформление, формулируются цели и задачи, определяется внутренний потенциал существующей команды, происходит поиск источников финансирования, разрабатывается первоначальный план, призванный в общих чертах отразить воплощение идеи в жизнь. На основе предварительного плана обозначаются источники и способы финансирования.
После того, как определена основная идея и принято окончательное решение о реализации, наступает вторая фаза проекта – планирование. На этом этапе происходит формальное и детальное планирование: определяются ключевые точки (вехи) проекта, формулируются задачи и подзадачи, при необходимости выделяются подпроекты, обозначается взаимная зависимость в этапов и работ.
На данном этапе часто используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Ганта, гистограммы ресурсов и т.д. На современном рынке информационных услуг существует огромное количество программных продуктов, которые создаются для информационной поддержки проектного управления и различающихся по своему функционалу и способу распространения, что делает возможным подобрать программные комплексы под нужды конкретного проекта.
Окончание может сопровождаться рядом мероприятий, таких как сдача арендованного оборудования и помещений, роспуск команды проекта (в случае, если людей набирали под проект), инвентаризация. В любом случае проект по окончании подводятся итоги, выявляется степень достижения поставленных целей и результатов проекта, которые отражаются в отчете.
Понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для руководителя (менеджера) проекта, поскольку именно текущая стадия определяет задачи и виды деятельности, используемые методики и инструментальные средства.
Кроме мероприятий, направленных на выявление, планирование, мониторинг и прочее, не мене важным является процесс создания команды проекта, ведь успех реализации зависит, прежде всего, от людей, специалистов, которые задействованы в тех или иных мероприятиях. Именно этому вопросу посвящен следующий теоретический раздел первой
Процесс образования команды проекта принято рассматривать как образование единого, целостного коллектива управленцев, способного эффективно достигать цели проекта. Любая команда в процессе реализации проекта проходит ряд этапов, которые образуют ее жизненный цикл Рисунок 2, в нем можно выделить пять основных стадий: формирование, врабатываемость, функционирование, реорганизацию, расформирование.
Рисунок 2 – Жизненный цикл команды проекта30
Первый этап. На этом этапе члены команды «притираются» друг к другу. Каждый работает самостоятельно, совместная работа практически не выполняется. На подготовительном этапе создается материально-техническая база для работы команды. Участники команды присматриваются друг к другу, оценивают друг друга, изучают свои должностные обязанности, взаимодействие между другими членами команды, официально-деловые отношения. Объединяют людей только частные цели и поставленные перед ними задачи, общих целей и ценностей нет, они только формируются.31
Работа выглядит организованной. На данном этапе команда зависит от руководства и его подхода к формированию команды. Лидер должен создать комфортные условия для взаимодействия сотрудников, устанавливать между ними связи. Сотрудники в свою очередь должны быть нацелены на взаимные отношения.
Второй этап. В команде начинает формироваться структура подчинения. Создаются небольшие группировки, появляются разногласия. Климат на этом этапе нестабилен, как правило, сопровождается спорами и конфликтами. На этом этапе начинает вырабатываться система наказаний и поощрений, вырабатываются традиции команды, появляется система ценностей, и формируется общая цель. Проявляются сильные и слабые стороны участников, происходит борьба за лидерство. Определяется формальный и неформальный лидер команды. На втором этапе важно грамотное вмешательство в деятельность команды. От правильности выстроенной структуры компании зависит ее эффективность.
Руководитель должен помогать сотрудникам, разобраться в причинах конфликта, конструктивно разрешать проблемы, обучать сотрудников эффективному взаимодействию. В задачи сотрудников на этом этапе входит самоанализ, определение своих сильных и слабых сторон, поиск причин конфликтов и нацеленность на их разрешение. Члены команды должны стремиться самостоятельно регулировать конфликты, без помощи окружающих.
Третий этап. На этом этапе сотрудники уже знают возможности каждого, и определяют, как лучше использовать потенциал каждого человека. Пересматриваются сформированные ранее правила, традиции и меры, корректируются для достижения лучшего результата. Вмешательство руководителей уже не требуются, команда воспитывает своих членов самостоятельно. На этапе формируются общие цели команды, и каждая личность соотносит свои цели с целями коллектива. На этом этапе неформальные лидеры делят зоны влияния, члены команды выстраивают эффективные отношения друг с другом. Главной задачей для сотрудников на этом этапе является осознание своей принадлежности к команде, понимание общих целей, чувство единства.
Четвертый этап. Кульминация в развитии коллектива. В коллективе уже грамотно распределены роли между участниками. Группа умеет быстро и эффективно решать проблемы и поставленные задачи. Люди начинают гордиться принадлежностью к команде. Этот этап необходимо использовать максимально выгодно для предприятия. Развитие должно быть целенаправленным, планируемым и систематическим.
Пятый этап. Команда становится стабильной. Действуют прочные связи между работниками, все знают друг друга, сильные и слабые стороны. Людей оценивают уже не по внешнему поведению и образу, а по достоинствам и эффективности для коллектива.
Сформированная зрелая команда характеризуется тем, что отношения носят дружеский характер, внутренние конфликты быстро разрешаются, коллектив очень эффективен, и показывает высокие результаты предприятию. В такой команде есть хороший руководитель, который разделяет ценности коллектива, и указывает направление для движения.32
Руководитель должен уметь не только управлять людьми, и взаимодействовать с ними, но и вовремя предсказать, когда наступит каждая следующая стадия развития.33
В принципе, любой коллектив развивается по определенному сценарию, будь то команда или обычная группа людей. То же относится и к управленцам. Руководителям отделов и подразделений все – равно приходится взаимодействовать между собой, и группа, состоящая их руководителей отделов, также пройдет все перечисленные этапы, стихийно и естественно. Однако когда мы говорим о команде, подразумеваем ее эффективность. То есть члены команды организованны, стремятся в короткие сроки пройти начальные этапы и быть продуктивными, приносить пользу организации и достичь поставленной цели.