Глава 1. Теоретические аспекты формирования и управления командой проекта

1.1. Базовые понятия управления проектом

В первую очередь необходимо определить предмет исследования дипломной работы, поэтому в этом разделе определим понятие проекта.

В первую очередь, проект – это деятельность людей, причем, деятельность эта должна быть если не полностью уникальной, то отличаться от повседневной работы относительной новизной. Возьмем для примера деятельность кадрового отдела, направленную на повышение профессионального уровня сотрудников. В случае планового обучения это будет обычной задачей с точки зрения характеристики новизны, но если организуется стажировка группы сотрудников в другой город или за рубеж, с проживанием в отеле и сопутствующей культурной программой, тогда это можно назвать проектом в рамках данной компании.²

Любая деятельность в бизнесе связана с получением прибыли как конечной цели, поэтому можно сказать, что проект – это деятельность, направленная на получение прибыли, но если рассматривать в более широком смысле, то под проектом будем понимать деятельность, направленную на достижение определенной цели. Бесцельная деятельность в сфере экономики смысла не имеет. Проект должен иметь не только цель как таковую, но цель четко обрисованную, а также ряд характеристик цели, при достижении или не достижении которых можно будет сказать, успешна ли была реализация проекта. В качестве примеров таких характеристик может служить получение определенной суммы денег, получение сотрудниками сертификатов, подтверждающих их успешно пройденное профессиональное обучение и т.п.³

Так, если в компанию для обучения сотрудников планируется привлечь какое-то количество тренеров, то это план, а если компания собирается организовать собственный тренинг-центр, как это сделала в свое время софтверная компания Люксофт, в таком случае это уже будет проект.

Наличие цели, безусловно, важная характеристика, но цели можно добиваться и год, и два, и десять лет. По истечении некоторого времени проект, как правило, становиться нецелесообразным и отнимает большее количество ресурсов, нежели дает отдача. Поэтому третьей важной характеристикой деятельности являются сроки. Начало и окончание проекта должны быть четко определены по времени.

Еще одной характеристикой является участие нескольких специалистов, вовлеченных в реализацию поставленной задачи. Проект в большинстве случаев мероприятие масштабное, поэтому он не может вестись одним сотрудником. Прежде всего, это связанно с глубоким знанием нескольких профессиональных областей и объемом задач.⁴

Учитывая масштабность, проект – это комплексное мероприятие, включающее в себя некоторое количество взаимосвязанных и взаимозависимых задач, особо крупные из которых могут разбиваться на подзадачи различного уровня. Несколько проектов, призванных служить достижению одного и того же результата, могут быть объединены в программу проектов или в портфель.⁵

Таким образом, подводя итоги всему вышесказанному, можно сделать вывод о том, что проект – это уникальная деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение заранее определённого результата, цели, создание определённого, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам, срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска.

В зависимости от масштабов, длительности, сложности, типу, объектам и видам проекты подвергаются классификации. Схематично классификация представлена на Рисунке 1 в виде звезды.

Рисунок 1 ˗ Классификация проектов⁶

Как видно из Рисунка 1, по длительности различают три вида проектов. Среднесрочные проекты длятся от 3 до 5 лет, все, что длится менее 3 лет относят к краткосрочным проектам, все, что длиться дольше 5 лет – к долгосрочным.

Также существует три вида проектов, если рассматривать их с точки зрения типов.

• Монопроект – отдельный проект различного типа, вида и масштаба

• Мультипроект – это комплексный проект или программа, состоящая из ряда монопроектов и требующая применения особого управления.

• Мегапроекты – целевые программы развития регионов, отраслей и других образований, включающие в свой состав ряд моно - и мультипроектов.

По степени сложности проекты разделяют на:

• Простые;

• Сложные;

• Сверхсложные.

Критериями сложности могут выступать такие показатели, как трудоемкость, многообразие внутренних взаимосвязей и т.п.

Не смотря на различия проектов по характеристикам, всех их объединяет одно – наличие жизненного цикла проекта.

Жизненный цикл проекта – это промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации.⁷

Жизненный цикл представляет собой последовательность фаз проекта, которая задается исходя из потребностей управления проектом. Стадии жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы деятельности компании и принятой системы организации работ. Тем не менее, у каждого проекта можно выделить начальную (прединвестиционную) стадию, стадию реализации проекта и стадию завершения работ по проекту – три основных стадии.

В рамках методологии Института управления проектами жизненный цикл проекта имеет 5 фаз:⁸

1. Инициация;

2. Планирование;

3. Выполнение;

4. Контроль и мониторинг;

5. Завершение.

Моментом появления проекта и началом стадии инициации можно считать рождение идеи.

Если рассматривать проект применительно к компании, то идея возникает тогда, когда ощущается общая неудовлетворенность существующим состоянием дел в компании и начинают задумываться, каким образом их можно было бы изменить. Проекты могут генерироваться как активно, т.е. предвосхищая будущее, так и реактивно, т.е. в качестве реакции на уже произошедшие события.

В качестве источников для активной генерации идеи могут выступать такие мероприятия, как анализ конкурентов и маркетинговое исследование рынка. Активный поиск идеи предполагает постоянное наблюдение и анализ всех соответствующих сегментов окружающего мира.

Примерами пассивной выработки идеи могут выступать:⁹

• исследование тенденции рынка,

• реагирование на изменения в вышедшем законе,

• устранение неисправностей оборудования,

• дополнительное обучение не справляющихся с растущей нагрузкой сотрудников и т.д.

Таким проектам присущ срочный характер, они осуществляются в порядке решения текущих проблем. Для реактивных проектов характерно принятие решений и исполнение их в спешке, так как они, прежде всего, направлены на незамедлительное решение возникшей проблемы.

Управленческие решения, принятые в спешке зачастую ошибочны и неэффективны ввиду очень ограниченного количества времени, отведенного для сбора всей информации о проблеме, поэтому конкурентное преимущество остается за реактивными проектами, для планирования и реализации которых отводится столько времени, сколько на это необходимо.

После формирования основной идеи происходит ее оформление, формулируются цели и задачи, определяется внутренний потенциал существующей команды, происходит поиск источников финансирования, разрабатывается первоначальный план, призванный в общих чертах отразить воплощение идеи в жизнь. На основе предварительного плана обозначаются источники и способы финансирования.

После того, как определена основная идея и принято окончательное решение о реализации, наступает вторая фаза проекта – планирование. На этом этапе происходит формальное и детальное планирование: определяются ключевые точки (вехи) проекта, формулируются задачи и подзадачи, при необходимости выделяются подпроекты, обозначается взаимная зависимость всех этапов и работ.