3.4 Инструкция и рекомендации по работе с системой

В данной инструкции будет показан процесс работы с разработанной автоматизированной системой по обработке документации и будут приведены пункты, которые следует выполнять для корректной работы программы. Данное ПО рассчитано на человека, знакомого с операционной системой Windows и знающего продукт Microsoft Office Excel.

В самом начале сотрудник банка получает пакет с оригиналами исполнительных документов, таких как исполнительный лист, решение суда или постановление. Первым делом необходимо подготовить сканер к работе, настроив на нем максимальное качество сканирования и вид исходного документа в формате pdf. Также важно упомянуть, что нельзя сканировать все документы в один большой электронный файл, так как это приведет к некорректной работе программы, поэтому каждый документ сканируем отдельно, то есть, если имеем 10 документов, то исходных файлов будет тоже 10. В работе системы данная операция занимает наибольшее количество времени, но стоит сказать, что часть документов, пришедших в департамент банка, уже заранее будут отсканированы на внутренней почте банка, а сканы документов будут направлены в работу департамента с помощью электронного документооборота, и поэтому останется только сохранить файлы документов в отдельную папку.

Далее необходимо перевести файлы из формата pdf в формат txt. Это делается с помощью программы ABBY FineReader 12. В открытом окне программы нажимаем кнопку «открыть» и выбираем нужный файл, а затем нажимаем копку «распознать» и видим результат работы программы в отдельном окне. Далее сохраняем распознанный текст в формате txt в нужную нам папку. На этом процесс распознавания завершается.

Следующим шагом является запуск разработанной программы. В открывшемся диалоговом окне выбираем кнопку «Загрузка из файла» и ищем нужные нами документы в формате txt. Стоит отметить, что никаких других форматов документов не будет видно – это реализовано для упрощения нахождения и выбора нужных файлов. Как только выбор будет сделан, станет активной кнопка анализа.

При нажатии на кнопку «Анализ и занесение в таблицу» начнет работать программа, по завершении которой мы сможем увидеть необходимые данные, которые были найдены и занесены в базу данных, в таблице. Так как качество переведенных в формат txt фалов не всегда идеально, то некоторые поля таблицы останутся незаполненными, поэтому для ручного анализа необходимо воспользоваться текстовым представлением, расположенным справа внизу. По завершении процесса обработки информации и вывода ее на экран станет активной следующая кнопка – кнопка выгрузки.

Завершающим этапом работы программы по совершенствованию документооборота является выгрузка данных в файл приема – передачи, которая осуществляется при нажатии на кнопку «Экспорт в Excel». При нажатии можно увидеть, что те данные, которые были в таблице, теперь перенесены в файл, который, в свою очередь, уже сформирован программно под акт приема – передачи. Далее сохраняем этот файл, и на этом основная работа системы заканчивается.