2. Изучение системы делопроизводства

2.1. Анализ системы делопроизводства

Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдения требований Инструкции на специалистов по кадрам.

Работники МУ «УКиК» несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них на исполнении документов. При увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и других случаях все неисполненные им документы переданы по указанию руководителя другим работникам. В случае увольнения делопроизводителя дела переданы по акту или по распоряжению руководителя подразделения другому работнику, исполняющему обязанности уволившегося сотрудника, или принятому на эту должность.

Деятельность МУ «УКиК» обеспечивается системой взаимосвязанной документации, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между другими организациями.

В процессе делопроизводства обеспечивается полная совместимость технических средств, программ и форматов документов. При частной автоматизации обеспечивается совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Автоматизация делопроизводства осуществляется по следующим направлениям:

• подготовка и согласование документов средствами вычислительной техники;

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• передача электронных карточек и документов по локальной вычислительной сети;

• автоматизированный контроль за исполнением поручений и документов.

Подготовка документов на персональных компьютерах осуществляется с использованием пакета программного обеспечения Microsoft Office, InterNET Exporer, 1С бухгалтерия. По объемам документы могут быть от 10 КБ до 500 КБ.

Применяется текстовый редактор «WordforWindows» версии 6.0 или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов «Times New Roman» размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1-2 интервала.

Официальные документы МУ «УКиК» оформляются на бланках имеют установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных с соблюдением порядка их размещения.

На официальных бланках, содержащих наименование культурное учреждение исполняются его акты, а также исходящие документы.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297мм.).

Каждый напечатанный лист проекта приказа (на бланке или без) должен иметь следующие размеры полей

• левое 2,75-3,50мм.

• правое 1,25-2,25 мм.

• верхнее 2,5 мм.

• нижнее 20 мм.

При оформлении текста проекта приказа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы арабскими цифрами, посередине верхнего поля, без точки.

2.2 . Подготовка структурных схем составных единиц информации.

Приказы и распоряжения в МУ «УКиК» издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации; приказов, указаний и распоряжений Министерства культуры Российской Федерации.

Проекты приказов (распоряжений) готовятся соответствующими отделами учреждения МУ «УКиК» на основании поручений руководителя МУ «УКиК», его заместителей, либо в инициативном порядке в пределах вопросов, отнесенных к их ведению.

Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении работников, наложении взысканий) готовит каждый отдел учреждения структурного подразделения МУ «УКиК». МУ «Управление культуры и кино» на основании соответствующих представлений начальников отделов и структурных подразделений, заявлений работников, которые согласовываются с заместителем руководителя МУ «УКиК», курирующим данный отдел или структурное подразделение, а также на основании выводов по материалам служебных проверок.

Не допускается объединять в один распорядительный документ (приказ, распоряжение) решения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности.

Контроль за правильностью оформления реквизитов проектов приказов (распоряжений) осуществляет специалист отдела кадров.

Проекты приказов (распоряжений) и приложений к ним до представления на подпись руководителю МУ «УКиК» визируются исполнителем и начальником отдела, вносящего проект, после чего передаются исполнителем в отдел кадров для проверки на соответствие требованиям по оформлению реквизитов документа и правилам русского языка.

После проверки на соответствие требованиям по оформлению реквизитов документа и правилам русского языка и внесения исполнителем при необходимости право к проект передается на визирование специалисту кадров, а затем начальникам отделов структурного подразделения, деятельности которых проект касается или которым в нем предусматриваются задания (поручения), а также заместителям руководителя в соответствии с рacпределением обязанностей.

Проекты заявлений по кадровым вопросам (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении работников, наложении и снятии взысканий) в обязательном порядке должна быть виза структурного подразделения.

В отсутствие начальников отделов структурного подразделения МУ «УКиК» визирование проектов приказов (распоряжений) осуществляется лицами, официально их замещающими.

В случае, когда должностное лицо, визирующее проект, одновременно является и его исполнителем, подпись ставится один раз.

Сроки согласования проекта приказа (распоряжения) определяются руководителем структурного подразделения.

Завизированный проект приказа (распоряжения) для представления на подпись руководителю МУ «УКиК» или лицу, исполняющему его обязанности, исполнителем передается работнику специалисту отдела кадров.

Право подписи приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам, по кадрам предоставлено руководителю учреждения или лицу, исполняющему его обязанности.

Возложение исполнения: обязанностей руководителя в случае его временной нетрудоспособности, отпуска или отсутствия по другой причине должно быть предусмотрено распорядительным документом, подписанным (утвержденным) руководителем.

После подписания приказы (распоряжения) незамедлительно передаются в отдел кадров.

Исполнителем подписанные приказы (распоряжения) учреждение культуры с приложениями и электронной версией документа на магнитном носителе передаются на регистрацию.

Копии приказов (распоряжений) по основной деятельности и размноженные экземпляры заверяются печатью отдела кадров. Копии приказов (распоряжений) по кадрам и выписки из них заверяются печатью отдела кадров.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на официальных бланках учреждения установленной формы.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации без геральдического щита.

Наименование вида документа - приказ (распоряжение).

Дата и номер приказа (распоряжения).

Датой приказа (распоряжения) является дата его регистрации.

Номер приказа (распоряжения) состоит из знака «№» и порядкового номера приказа (распоряжения).

Приказы (распоряжения) нумеруются в пределах календарного года.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Текст приказа (распоряжения) состоит, как правило, из двух частей: констатирующей (преам6улы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения). Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и Т.Д. Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула завершается словом «приказываю» (в приказах) или

«предлагаю», «обязываю» (в распоряжениях), которое печатается вразрядку строчными буквами, затем ставится двоеточие.

Распорядительная часть приказа (распоряжения) от констатирующей дополнительным межстрочным интервалом не отделяется и печатается с новой строки с абзацным отступом от левой границы текстового поля 12,5 мм.

Распорядительная часть должна содержать перечисление

предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия одного характера могут быть перечислены в одном пункте.