Вопрос 41

Понятие и сущность коммуникации

Функции коммуникаций:

· обеспечение информацией о развитии окружающей среды;

· создание основы для принятия решений;

· выдача сигналов об отклонении;

· формирование эффекта синергии;

· интеграция отдельных звеньев организации в открытую систему.

Типы коммуникаций:

· организация ? окружающая среда;

· вертикальные (межуровневые);

· горизонтальные (одноуровневые);

· руководитель ? рабочая группа;

· руководитель - подчиненный;

· неформальные.

Слухи - информация, передаваемая по неформальным каналам общения

Типичная информация, передаваемая через слухи

· последует сокращение работников;

· изменения в структуре организации;

· будущие перемещения и повышения;

· столкновения между руководителями.

Коммуникация - это способ получения менеджером необходимой для принятия решения информации и передачи управляющих воздействий исполнителям.

Коммуникация осуществляется по каналам информационной связи, которые называются каналами коммуникации.

С технической точки зрения каналы информационной связи - кабельные сети, спутниковые каналы, радиосвязь.

С информационной точки зрения каналы информационной связи - это система внешних и внутренних договоров, с помощью которых передается управляющая информация.

Обмен информацией необходим между организацией и ее окружением, между всеми уровнями управления, между подразделениями организации, расположенными на одном уровне.

Цели коммуникаций:

· обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами управления.

· совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

· создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий,

· регулирование и рационализация информационных потоков.

В зависимости от способа обмена информацией различают:

· межличностные коммуникации (или организационные) на основе устного общения;

· коммуникации на основе письменного обмена информацией,

Межличностные коммуникации делятся на формальные, неформальные.

· Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам.

· Неформальные коммуникации не следуют общим правилам данной организации. Они осуществляются согласно установившейся системе личных отношений между работниками организации.

Сети неформальной организационной коммуникации существуют в силу стремления работников знать ту или иную информацию, которую они не могут получить с помощью формальных организационных коммуникации. Система неформальных коммуникаций способна рождать слухи, которые могут отрицательно сказаться на эффективности коммуникаций. Существует две точки зрения, каким образом свести к минимуму эти слухи: распространение максимально возможной информации через каналы формальной коммуникации, поощрение сетей неформальных коммуникаций и включение менеджеров в эти сети для обратной информационной связи.

Формальные коммуникации делятся на вертикальные и горизонтальные:

· вертикальные ? информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

· горизонтальные ? информация между различными подразделениями, которая предназначается для координации деятельности этих подразделений.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на:

· восходящие, когда информация передается снизу вверх (от нижних уровней управления к высшим). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую для менеджеров для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

· нисходящие ? когда информация передаётся сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с управлением.

Межличностные коммуникации делятся на:

· вербальные (словесные);

· невербальные, призванные осуществлять обмен информацией без применения слов, например, с помощью жестов, интонаций и т.д.

Вербальные и невербальные формы коммуникаций не всегда и не обязательно исключают друг друга. Как правило, интерпретация адресатом (получателем) послания строится не только на словах, но и на таких элементах, как жесты и выражения лица, которые сопровождают слова передающей стороны.

Вся система коммуникаций в соответствии с организацией управления делится на внешнюю и внутреннюю.

Внешние коммуникации

Внешние коммуникации (коммерческие отношения) - это отношения между участниками сделки (контрагентами), регламентируемые коммерческими договорами (контрактами) на куплю-продажу, аренду, кредит или другой вид хозяйственных операций.

Внешние коммуникации осуществляются в устной, письменной и электронной форме между организацией и ее внешней средой:

· коммерческие - с поставщиками, посредниками и потребителями;

· административные - с фискальными, распорядительными органами государственной власти и правозащитными организациями;

· общественные (public relations) - с общественным мнением (через средства массовой информации, благотворительную деятельность).

С потребителями организации сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок.

В сфере отношений с общественностью основное внимание уделяется созданию определенного образа (имиджа) организации на местном, национальном или международном уровне.

В сфере государственных отношений, организации подготавливают разнообразные письменные отчеты, предоставляют необходимую информацию.

Внутренние коммуникации

Внутренние коммуникации (деловые и трудовые) - это внутренние управленческие и трудовые отношения, существующие в устной, письменной и электронной форме внутри организации.

Управленческие отношения - это отношения между руководителями и подчиненными. Они регламентируются учредительными документами (договор, устав), положениями о структурных подразделениях предприятия (объединения), договорами с наемными управляющими.

Это отношения:

· собственников с администрацией;

· директора со своими заместителями и руководителями основных подразделений и служб;

· администрации (центральный штаб управления) с подразделениями (службы и отделы, производственно-коммерческие подразделения);

· администрации с коллективом (профсоюзом, как представителем коллектива);

· руководителей различного ранга с подчиненными (межличностные отношения управления);

Трудовые отношения - это отношения между:

· работниками и администрацией предприятия, регламентируемые правами и обязанностями каждого работника на определенном рабочем месте или в определенной должности, предусмотренными правилами внутреннего (трудового) распорядка, коллективным договором между администрацией и работниками, положением об оплате труда, должностными инструкциями;

· отношения между работниками - межличностные отношения трудового взаимодействия работников, морально-психологическая атмосфера в группах и коллективе в целом (область устных неформальных коммуникаций, невербального общения).

Различают следующие виды коммуникаций внутри организации:

· межуровневые коммуникации - перемещение информации по вертикали.

· коммуникации между различными отделами (горизонтальные коммуникации) - необходимы для координации задач и действий;

· коммуникации «руководитель - подчиненный» (связаны с пояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности сотрудников в решение задач; обсуждением проблем организации; оповещением подчиненного о грядущих изменениях и т.п.);

· коммуникации между руководителем и рабочей группой (позволяют повысить эффективность действий группы);

· неформальные коммуникации - (канал распространения слухов).

Коммуникационные барьеры

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вкладывает отправитель, т.е. менеджер. В противном случае имеет место безуспешная коммуникация. коммуникации управленческие трудовые отношения

Факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации, называются коммуникационными барьерами.

Различают коммуникационные барьеры на макро- и микроуровне.

Макробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом.

Микробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах.