Глава 2.Должности и должностные обязанности.

Руководитель отдела продаж — специфическая должность. С одной стороны, она очень важна и востребована для работодателей. С другой — это лишь самое начало управленческого пути, первая ступенька для менеджеров по продажам. Как правило, единицы вырастают до руководителя отдела.

Уже в должности руководителя бывший менеджер начинает нести ответственность не только за свои решения и поступки, но и за вверенных ему сотрудников. От его работы зависит функционирование целого отдела, некоего «живого организма». В этой должности менеджер помимо влияния получает ряд полномочий и собственно наделяется властью. Он принимает непосредственное участие в серьёзных для компании мероприятиях: планировании, обсуждении решений об увеличении или сокращении коллектива, в маркетинговых и стимулирующих сбыт действиях. Всё это накладывает ответственность на человека, которая становится первой большой проверкой на прочность для простого менеджера на пути к руководству.

Кто же сможет руководить отделом продаж?

Человек, занимающий такую должность в компании (и особенно в чётко структурированной коммерческой фирме), должен обладать определённым набором качеств: целеустремлённостью, дипломатичностью, уважением интересов (своих и людей, работающих с ним бок о бок) и даже некоторой жестокостью («Бизнес, и ничего личного»). Эффективный руководитель отдела продаж также должен обладать определённой харизматичностью, основанной в первую очередь на уважении подчинённых, лояльности к руководству, личном опыте и высокой собственной результативности.

Руководителями отделов продаж могут становиться как люди «со стороны», так и люди, сделавшие успешную карьеру внутри компании. Второй вариант предпочтителен при создании подразделения «с нуля». А в действующий отдел лучше приглашать человека извне, поскольку это поможет избежать конфликтов, разногласий и фамильярности, возникающей при изменении статуса одного из менеджеров отдела при его назначении на должность руководителя.

Права и обязанности

Не следует всю деятельность начальника отдела продаж сводить к соответствию должностной инструкции. Во-первых, права и обязанности таких работников очень индивидуальны в разных отраслях бизнеса, а во-вторых, строгое следование должностной инструкции есть не что иное, как «итальянская забастовка».

Справка: итальянская забастовка — вид забастовки, при которой работа не прекращается, а выполняется по правилам и инструкциям. Такой метод забастовочной борьбы весьма эффективен, так как работать строго по инструкциям практически невозможно и при этом с итальянской забастовкой трудно бороться с помощью антизабастовочных законов. Бастующие во время забастовки могут в обязательном порядке выполнять не всё, а только некоторые правила. Демонстративно небрежная работа иногда также называется итальянской забастовкой.

Некоторые эксперты называют такую забастовку цивилизованным методом высказывания своего недовольства.

Очень часто в должностных инструкциях руководителей отделов продаж содержится довольно противоречивая информация. Так, в одной компании руководитель отдела продаж должен осуществлять продажи продукции и услуг компании. Но одновременно с этим ему запрещено вести переговоры с Клиентами с позиции менеджера. Также очень часто возникают ситуации ограничения участков сферы ответственности в ущерб основной деятельности. Кроме того, следует избегать дублирующих стандартов отчётности своим руководителям (когда приходится делать одинаковые отчёты, например, директору по сбыту и начальнику производства). Здесь должно действовать правило строгой иерархии: у руководителя отдела продаж может быть только один непосредственный руководитель.

Во избежание таких ошибок мы выделили ряд ключевых прав и обязанностей, свойственных занимаемой должности.

Основными функциями руководителя отдела продаж являются:

• проведение переговоров с Клиентами по реализации продукции компании;

• формирование месячного плана продаж (закупок);

• анализ эффективности рекламной стратегии компании;

• контроль за своевременной отгрузкой продукции;

• распределение Клиентов между менеджерами;

• поиск новых Клиентов (потребителей);

• распределение входящих заявок между менеджерами отдела;

• контроль за состоянием платежей в отделе;

• исследование спроса на товар для реализации в последующие месяцы;

• обеспечение чёткого информационного взаимодействия между отделом и другими подразделениями компании;

• выявление потребностей Клиентов в той или иной продукции;

• ведение реестра ожидаемых платежей, отгрузки, сальдо по предприятиям, потребности Клиентов, откликов по рекламе;

• оформление рекламных сообщений на досках объявлений;

• заключение договоров сбыта продукции;

• разработка и представление на утверждение планов продаж;

• обеспечение здоровых и безопасных условий труда находящегося в подчинении персонала.

Соответственно, помимо функций и обязанностей, у руководителей отделов продаж есть вполне регламентированный перечень прав и полномочий.

Руководитель отдела продаж вправе:

• вносить предложения вышестоящему руководству по совершенствованию работы отдела;

• обжаловать неправомерные действия непосредственного начальника вышестоящему руководителю;

• получать информацию в объёме, необходимом для решения поставленных задач;

• визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции, а также подписывать документы на получение и списание материальных ценностей;

• давать работникам подразделения необходимые разъяснения по вопросам, входящим в должностную компетенцию;

• требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления;

• требовать от исполнителей сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности;

• в пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе собственной деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

Вывод

Я проходил производственную практику в ЗАО фирме «Кирпичный завод» в отделе сбыта с 9 июня по 14 июля.

За время прохождения практики я изучил структуру предприятия и координацию отделов, освоил основные принципы документооборота, составления отчётности и договоров.

За последние годы ЗАО фирма «Кирпичный завод» приобрела новые машины, т.к. заказов становится больше, машин порой не хватает и многие из них устарели. Так же произошло расширение производства.

Если проследить за динамикой численности персонала, то можно увидеть, что с каждым годом она увеличивается. Среди работников анализируемых подразделений доля людей в возрасте от 20 до 29 лет является доминирующей и составляет 65,35 %. Большинство работников имеют начальное профессиональное образование и средне специальное образование. Часть работников проходят курсы повышение квалификации и курсы переквалификации.

Говоря о проблемах, то конечно бы я заострил внимание на внедрении электронного документооборота. Очень много документов хранится в бумажном виде, многие из них уже старые, потрёпанные текст плохо читается. С СЭД такого не будет.

Вторая проблема – это текучесть кадров. Однако, хоть она и избыточная, но не влияет на производство. Как правило, какое число работников уволилось, такое же – устраивается на работу.

Большая часть работающего населения трудится на заводе. Фирма «Кирпичный завод» - градообразующее предприятие.

Список источников информации

2. Бухгалтерские документы ЗАО фирмы «Кирпичный завод».

3. Олейник Е. С. Звонкое золото Маслянино [Текст]/ Е. С. Олейник// Сибирская горница. -2002. - № 47.

4. Документация отдела кадров

5. Документация отдела сбыта

6. Отчёт о прибылях и убытках - URL: www.grandars.ru/student/buhgalterskiy-uchet/otchet-o-pribylyah-i-ubytkah.html (дата обращения 09.03.14)

7. Панов М. Маслянинский кирпичный завод: знак качества – надёжность [Текст]/ М. Панов//Сибирская горница. -2003.

8. Прибыль - URL: http://www.vsempomogu.ru/economika/microeconom/611-37.html

9. Прибыль. Виды прибыли - URL: http://www.e-xecutive.ru/wiki/index.php/%D0%9F%D1%80%D0%B8%D0%B1%D1%8B%D0%BB%D1%8C._%D0%92%D0%B8%D0%B4%D1%8B_%D0%BF%D1%80%D0%B8%D0%B1%D1%8B%D0%B8

Приложение