Уокенбах Формулы в Excel

Puc. 1.7. Функция Excel Автофильтр дает возможность отображать только те записи базы данных, которые необходимы вам в данный момент

Дополнительную информацию о списках ибазахданных таблиц вы найдете в главе 9.

Excel может автоматически вставлять (или удалять) формулы промежуточных сумм в таблицах, которые именуются базами данных. В программе есть возможность отдельного просмотра промежуточных сумм или любых других вспомогательных сведений.

Структура

Режим структуры таблиц особенно удобен при работе с иерархически упорядоченными данными, такими как, например, бюджетные сведения. Excel может создать подходящую структуру автоматически, исходя из формул таблицы. После того как структура создана, вы можете изменять ее размеры таким образом, чтобы обеспечить необходимый уровень детализации информации.На рис. 1.8 показан пример структуры таблицы.

ew York

sij|j New Jersey "% Massachusetts

Florida

f i East Total

13 s Oklahoma

5 L M l s s o u r i

Illinois

Central Total

18 Grand Total

Рис. 1.8. Excel может автоматически вставлять промежуточные формулыи создавать структуру данных

Управление сценариями

Управление сценариями — этопроцесс сохранения входных величин, которые составляют определенную модель. Например, вы подготовили прогноз сбыта продукции. Этот прогноз может включать сценарии наиболее благоприятного, наименее благоприятного и наиболее вероятного случаев развития событий.

Эффективнее остальных управление сценариями осуществляет менеджер сценариев.Менеджер сценариев Excel может выполнять только самые простые задачи управления сценариями. Но использовать функцию управления сценариями Excel гораздо удобнее, чем пытаться согласовать несколько сценариев вручную.

Надстройка "Пакет анализа"

"Пакет анализа" предоставляет 19 инструментов анализа данных специального назначения (в основном статистических) и множество дополнительных функций таблиц. Эти средства позволяет Excel осуществлять статистический анализ небольшого и среднего масштаба.

Сводные таблицы

Сводные таблицы— одно из самых мощных инструментальных средств Excel. Сводная таблица позволяет отображать сводные данные в любой форме. Данные для сводной таблицы берутся изтабличной или внешней базы данных и хранятся в специальном кэше. Этопозволяет программе быстро производить пересчет данных в случае изменения сводной таблицы.

Глава 18содержит дополнительную информациюо сводныхтаблицах.

Excel 2002, как наиболее современная версия программы, поддерживает функцию создания сводной диаграммы. Сводные диаграммы позволяют присоединить диаграмму ксводной таблице.

Средства проверки данных

Excel предоставляет возможность проверки данных. Проверка поможет выявить ошибки илиразобраться в неизвестной таблице. Воспользоваться этой функцией можно, выбрав команду Сервиса Проверка формул. В версиях, предшествующих Excel 2002, — Сервис^Проверка.

В Excel 2002 существует функция фоновой проверки формул. Об этой и многих других средствах проверки читайте в главе 21.

Надстройка "Поиск решения"

Для выполнения особых линейных и нелинейных задач служит программа-надстройка "Поиск решения". Она занимается разрешением вопросов, связанных с анализом ситуаций типа "что-если", основываясь наизменяемых ячейках, целевых ячейках и,возможно, ячейках, которые содержат максимальные илиминимальные данные.

Уровни защиты

В Excel существует несколько уровней защиты. Например, вы можете защитить формулы от перезаписи или изменения, защитить структуру рабочей книги, а также защитить кодVBA.

Защита формулы отперезаписи

Нередко возникает необходимость защитить формулы от перезаписи илиизменения. Для того чтобы защитить формулы, сделайте следующие действия:

1.Выделите ячейки, которые могут подвергнуться перезаписи.

2.Выполните команду Формат^Ячейки и перейдите на вкладку Защита диалогового окна Формат ячеек.

3.Навкладке Защита снимите флажок опции Защищаемая ячейка.

4.Закройте диалоговое окно Формат ячеек, щелкнув накнопке ОК.

5.Выполните команду СервисаЗащита^Защитить лист. Появится диалоговое окно Защита листа, показанное на рис. 1.9. Если вы работаете с версией программы,предыдущей Excel 2002, этодиалоговое окно будет выглядеть иначе.

6. В диалоговом окне Защита листа задайте пароль (не обязательно) и щелкните на кнопке ОК.

По умолчанию всеячейки являются защищаемыми. Нозащита действуеттолько в том случае, если защищен весь рабочийлист.

Excel 2002 располагает более гибкими функциями защиты. Когда вы защищаете рабочий лист, диалоговое окно Защита листа позволяет вам выбрать и те элементы, которые недолжны защищаться. Например, вы можете разрешить пользователям сортировать данные или использовать автофильтр при работе с защищенным листом (в предыдущихверсиях программыэто было невозможно).

Вы можете скрыть формулы так, чтобы онине отображались в строке формул Excel, когда ячейка активна. Дляэтого выделите ячейки и выставьте флажок опции Скрыть формулы на вкладке Защита диалогового окна Формат ячеек.

Защита структуры рабочей книги

Защитить структуру рабочей книги — означает запретить добавление и удаление листов. Выполните команду Сервис^Защита^Защитить книгу. Появится диалоговое окно Защита книги, показанное на рис.1.10. Убедитесь в том, что выставлен флажок опции структура. Если вы поставите метку и в окошке, расположенном рядом с Windows (окна), окно нельзя будет переместить илиизменить егоразмеры.

Не забывайте о том, что функции защиты Excel несовершенны. Даже если вы используете пароль, защитить компоненты книги вам удастся только от рядовых пользователей. Тот,ктодействительно заинтересован в том, чтобы взломать защиту вашей книги, скорее всего добьется желаемого результата с помощью существующих программ взлома паролей.

Wвыделение ^заблокированных ячеек форматирование ячеек форматирование столбцов форматирование строк

вставку столбцов вставку строк вставку гиперссылок

s удаление столбцов I Г удаление строк

Резюме

Эта глава содержит краткий обзор средств Excel и адресована в первую очередь начинающим пользователям. Следующая глава отвечает теме данной книги и содержит вводную информацию о формулах Excel.

Глава 2

Основные сведения о формулах

Вэтой главе...

•Ввод иредактирование формул

•Применение операторов в формулах

•Вычисление формул

•Ссылки наячейки идиапазоны ячеек

•Создание точной копии формулы

•Преобразование формул взначения

•Скрытие формул

•Ошибки в формулах

•Работа с циклическими ссылками

•Функция подбора параметра

•Резюме

Эта глава служит введением к теме "Формулы в Excel". Информация, содержащаяся в этой главе, в первую очередь адресована начинающим пользователям Excel. Но некоторые сведения могут быть полезны даже тем, ктоуже имеет большой опыт работы с программой.

Ввод иредактированиеформул

В этом разделе описаны основные элементы формул. Кроме того, здесь перечисленыразличные способы введения иредактирования формул.

Элементы формул

Формула, вводимая в ячейку, может состоять изпяти типов элементов:

•Операторы. Символы, например "+"(сложение) и "*" (умножение).

•Ссылки на ячейки. В эту категорию входят именованные ячейки идиапазоны, относящиеся к текущему рабочему листу, ячейкам другого листа текущей книги и даже ячейкам листа другой рабочей книги.

•Значения или строки. Например, 7,5 или "Результаты на конец года".

•Функции и их аргументы. Сюда относятся функции, такие какСУММилиСРЗНАЧ и их аргументы.

•Скобки. Задают порядок выполнения действий в формуле.

Вводформул

Когда вы вводите в ячейку знак равенства, программа воспринимает следующую за этим знаком запись как формулу (формулы в Excel всегда начинаются со знака равенства). В начале формулы допустимо также использование знаков "плюс" и "минус". Однако Excel автоматически заменит любой из них на знак равенства, как только вы закончите вводить формулу.

Excel также воспринимает символы, привычные для пользователей Lotus 1-2-3, такие, как "коммерческое at" (@). Этот символ может открывать формулу, которая начинается с функции. Например, программа распознает обе приведенные ниже формулы:

=СУММ(А1:А2 00) @СУММ(А1:А200)

Однако, после того как вы введете вторую формулу, программа автоматически заменит символ "коммерческое at" на знак равенства. Ввести формулу в ячейку можно двумя способами: вручную или указав ссылки на ячейки. Оба метода описаны в следующих разделах.

Ручной ввод формул

Ручной ввод формул означает, что вы просто активизируете ячейку и вводите в ней знак равенства (=),а за ним — саму формулу. Вводимые вами символы одновременно появляются в ячейке и в строке формул. При вводе формул вы, конечно же, можете использовать клавиши, предназначенные для редактирования. Закончив вводить формулу, нажмите<Enter>.

Исключение составляют формулы массивов. По окончании ввода формул массива следует нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Enter>. О формулах массивов речь пойдет в части IV.

После того как вы нажмете <Enter>, в ячейке будет отображен результат выполнения формулы. Сама же формула будет появляться в строке формул, когда соответствующая ячейка будет активна.

Ввод формул суказаниемссылок на ячейки

Этот способ также предполагает ручной ввод некоторых элементов. Вы можете указать ссылки на ячейки, вместо того чтобы задавать их вручную. Например, чтобы ввести формулу =А1+А2 в ячейке A3, необходимо выполнить следующее:

1.Выделите ячейку A3.

2.Введите знак равенства (=).Обратите внимание, Excel отображает слово Ввод в левой части строки состояния.

3.Дважды нажмите на клавишу со стрелкой вверх. Нажав на эту клавишу, вы заметите вокруг ячейки рамку. Ссылка на ячейку (А1) появится в ячейке A3 и в строке формул. Обратите внимание и на слово Укажите в строке состояния.

Если вы предпочитаете использовать мышь, наведите указатель на ячейку А1 и щелкните мышью.

4.Введите знак плюс (+)• Движущаяся рамка исчезнет, а в строке состояния снова появится Ввод.

5.Еще раз нажмите клавишу со стрелкой вверх. К формуле добавится А2.

Если вы предпочитаете использовать мышь, наведите указатель на ячейку А2 и щелкните кнопкоймыши.

6.Закончив ввод формулы, нажмите <Enter>. Точно так же, как и при ручном вводе формул, результат выполнения формулы отобразится в ячейке. Формула появится в строке формул, когда соответствующая ячейка будет активна.

Вы также можете навести указатель на значок с изображением "галочки", расположенный рядом со строкой формул, и щелкнуть на нем.

Задавать ссылки на ячейки — менее утомительно, чем вводить формулу вручную. Кроме того, это помогает избежать ошибок при вводе формул.

Когда вы задаете формулу, относящуюся к другим ячейкам, ячейка, содержащая эту формулу, имеет тот же числовой формат, что и ячейки, к которым она относится. Существует только одно исключение, ссылка на первую ячейку имеет формат процентных величин.

В Excel 97 и Excel 2000 существует панель формул, которая поможет вам при вводе и редактировании формул. Для того, чтобы вызвать панель формул, щелкните на кнопке Изменить формулу, расположенной в строке формул (на этой кнопке изображен знак равенства). Панель формул позволяет обращаться к формулам вручную или применять технику задания ссылок, описанную выше.

В Excel 2002 панель формул отсутствует.

Вставка имен

В главе 3 я расскажу о том, как присваивать имя ячейке или диапазону. Если в формуле используются именованные ячейки или диапазоны, вы можете задать имя вместо адреса. Имя можно выбрать из списка, тогда программа автоматически вставит его в формулу.

Для вставки имени в формулу выберите ВставкамИмя1^Вставить или нажмите клавишу <F3>. Появится диалоговое окно Вставка имени. В этом окне перечислены все имена, как показано на рис.2.1. Выберите имя и щелкните на кнопке ОК. Вы можете навести указатель на имя и дважды щелкнуть кнопкой мыши. Excel вставит имя в формулу и закроет диалоговое окно.

Пробел иразрыв строки

Чаще всего формулы не имеют пробелов. Однако при вводе формул вы все же можете использовать пробелы и да же разрыв строки. Пробелы и разрывы строк упростят чтение данных и, при этом, не повлияют на результат формулы. Для того чтобы

задать разрыв строки, нажмите комбинацию клавиш <Alt+Enter>. На рис. 2.2 изображена формула с использованием пробелов и разрывов строки.

Ж

26'

'liL

PMC. 2.2. В этойформулеиспользованы пробелыиразрывы строки

Предельный размерформул

Формула не может содержать более, чем 1024 символа. Если вам необходима формула, количество символов в которой превышало бы предельно допустимое, разделите ее на несколько формул. При желании вы можете создать пользовательскую функцию (с помощью VBА).

О том, каксоздавать пользовательские функции, читайте вчастиIV.

Примеры формул

Следуя приведенным выше инструкциям, вы сможете создать разнообразные формулы. В этом разделе я приведу несколько примеров формул.

•Следующая формула служит для умножения 150 на 0,01. Результат вычисления — 1,5.

Вэтой формуле использованы только алгебраические значения, поэтому особой пользы она не приносит (вместо формулы можно ввести значение 1,5).

=150*.01

•С помощью этой формулы складываются значения ячеек А1 и А2: =А1+А2

Следующая формула предназначена для вычитания значения ячейки с именем Expensesиз значения ячейки с именемIncome.

=Income-Expenses

В следующей формуле используется функция СУМ, с помощью которой складываются значения ячеек диапазона Al: A12.

=СУММ(А1:А12)

А эта формула сравнивает значения ячеек А1 и С12 с использованием оператора =. Если значения обеих ячеек равны, формула выдаст результат ИСТИНА; в противном случае результат будет — ЛОЖЬ.

=А1=С12

Последняя формула вычитает значение ячейки ВЗ из значения ячейки В2, а затем умножает результат вычисления на значение ячейки В4:

=(В2-В3)*В4

Редактирование формул

В случае необходимости внесения изменений в рабочий лист, вам, возможно, придется редактировать формулы. Если же формула возвращает одно из значений ошибки (описанных далее в этой главе), то ее необходимо исправить, чтобы устранить ошибки. Отредактировать формулу можно так же, как и значение любой другойячейки.

Режим редактирования ячеек можно активизировать несколькимиспособами:

1.Дважды щелкните кнопкой мыши, расположив курсор внутри ячейки. Это позволит внести изменения непосредственно в ячейке. Данный способ работает только в том случае, если включена опция Правка прямо в ячейке. Включить эту опцию можно на вкладке Правка диалогового окна Параметры.

2.Нажмите клавишу <F2>. Это позволит вам редактировать содержимое непосредственно в ней. Если же опция Правка прямо в ячейке отключена, редактирование будет осуществляться в строке формул.

3.Выделите ячейку с формулой, подлежащей редактированию, и щелкните кнопкой мыши, расположив курсор в строке формул. Это позволит вам редактировать формулу в строке формул.

4.Щелкните на кнопке Изменить формулу (она имеет значок с изображением знака равенства) в строке формул. Появится панель формул.

ВExcel 2002 кнопка Изменить формулу отсутствует.

При редактировании формул вы можете выделять несколько символов перетаскивая указатель мыши или с помощью клавиш со стрелками, удерживая <Shift> в нажатом состоянии. Кроме того, можно использовать клавиши <Ноте> и <End> для выделения части формулы от текущего места расположения курсора до начала или конца формулы. Использование клавиш со стрелками с комбинацией <Ctrl+Shift> позволяет выделять отдельные элементы формулы.