Уокенбах Формулы в Excel

ние версии программы все еще поддерживают листы диалоговых окон. Однако в современных версиях существует хорошая альтернатива — пользовательские формы. С пользовательскими формами можно работать в VB Editor.

Если из соображений совместимости вам необходимо вставить лист диалогового окна Excel 5/95 в документ современной версии Excel, в меню Вставка вы не найдете для этого подходящей команды. Лист диалогового окна Excel 5/95 можно вставить следующим образом: щелкните назакладке любого листа правой кнопкой мыши и выберите Добавить в контекстном меню. Затем в диалоговом окне Вставка выберите Окно диалога Excel 5.O.

Пользовательский интерфейс Excel

Пользовательский интерфейс (UI)— это совокупность средств, с помощью которых конечный пользователь общается с программой. Пользовательский интерфейс состоит из таких элементов, как меню, диалоговые окна, панели инструментов, комбинации клавиш, а также функций, обеспечивающих операции типа "перетащить и оставить". В основном в Excel используются стандартные для Windows элементы интерфейса.

Меню

Начиная с Excel 97, пользовательский интерфейс Excel начал отличаться от стандартного для Windows, поскольку в этой версии появились нестандартные меню. Меню в Excel 2000 и Excel 97 — это те же панели инструментов — их выдают значки, представляющие некоторые отдельные элементы.

Система меню Excel достаточно проста. В программе существуют две строки меню: одна — для активного рабочего листа, другая — для активного листа диаграмм или вложенной диаграммы. В соответствии с принятыми в Windows условными обозначениями команды меню, которые в текущий момент недоступны для использования, "затемнены". Команды, которые приводят к появлению диалогового окна, сопровождаются троеточием. Рядом с некоторыми командами приводятся комбинации клавиш (например, в меню Правка приведена комбинация клавиш <Ctrl+Z> в качестве альтернативы команд Правка^Отменить).

Несколько элементов меню являются вложенными, т.е. таковыми, которые открывают подменю с дополнительными командами Правка^Заполнить (например, представляет вложенное меню). О том, что данное меню — вложенное, свидетельствует небольшая стрелка справа от названия элемента меню.

Пользователь или разработчик может настроить систему меню посвоему усмотрению. Для этого выберите Вид^Панели инструментов^Настройка. Не забывайте о том, чтовнесенные вами изменения носят постоянный характер и небудут отменены при перезапуске программы. Возможности редактора меню Excel 5 и Excel 95, который отсутствует в версиях начиная с Excel 97, коренным образом отличаются отвозможностей команд современных версий программы.

Контекстные меню

В Excel присутствуют десятки контекстных меню вызова команд. Эти меню появляются, когда пользователь щелкает правой кнопкой мыши, предварительно выделив один или несколько объектов. Такие меню чувствительны к контексту. Иными словами, то,

какое меню появится, зависит от положения указателя мыши в момент щелчка правой кнопкой. Вы можете навести указатель на все, что угодно: ячейку, границу столбца или строки, строку заголовка рабочей книги, панель инструментов и так далее.

Смарт-тэги

Смарт-тэг — это небольшой значок, который автоматически появляется на рабочем листе. При щелчке на нем появляется несколько опций, которые можно выбрать с помощью мыши.

Смарт-тэги доступны только в Excel 2002.

Например, когда вы копируете и вставляете некоторый диапазон ячеек, Excel автоматически отображает смарт-тэг, и располагает его ниже вставляемого диапазона (рис. 1.2). В Excel 2002 представлены и другие типы смарт-тэгов. Кроме того, к ним можно добавить смарт-тэги сторонних производителей.

i|:f;| Сохранить форматыоригинала

ШШш

Рис. 1.2. Этот смарт-тэг появляется, когда вы вставляете скопированный ранее диапазон ячеек

Диалоговые окна

Большинство команд меню программы Excel имеют соответствующие диалоговые окна, с помощью которых пользователь может уточнить, что именно он намерен сделать. Диалоговые окна функционируют, в основном, по одному и тому же принципу. В Excel некоторые диалоговые окна состоят из нескольких вкладок. Вкладки позволяют одному окну функцио-

нировать в качестве нескольких диалоговых окон. Диалоговое окно с вкладками предоставляет доступ сразу ко многим опциям и при этом не дает пользователю запутаться в многочисленных вариантах выбора. Примером такого диалогового окна может служить Параметры (рис. 1.3). Для вызова окна выберите Сервиса Параметры.

ггмммгояу

Pwc. 1.3. Диалоговое окно Парэметры содержит несколько вкладок

Панели инструментов

Excel 2002 имеет 54 панели инструментов (включая две панели, которые содержат строки меню). Обычно панели инструментов появляются автоматически по мере надобности. Например, после выделения диаграммы появляется панель инструментов Диаграммы.

Вы можете прикрепить панель инструментов к любой из границ окна, либо оставить ее плавающей. По умолчанию в Excel отображены две панели инструментов: Стандартная и Форматирование. Эти панели находятся непосредственно под строкой меню.

Перетаскивание данных

Функция "перетаскивания" данных графического интерфейса программы позволяет свободно перемещать объекты, расположенные на рабочем листе. Нажатие клавиши <Ctrl> при перемещении объекта приводит к дублированию этого объекта.

Excel позволяет "перетаскивать" ячейки и диапазоны. Нажатие клавиши <Ctrl> при перемещении ячейки или диапазона приводит к дублированию выделенного диапазона.

Функция "перетаскивания" ячеек дополнительная. Вы можете отменить ее на вкладке Правка диалогового окна Параметры.

Комбинации клавиш

Excel предоставляет возможность использования целого ряда комбинаций клавиш для выполнения тех или иных команд. Например, скопировать выделенные элементы можно, нажав <Ctrl+C>. Если вы — начинающий пользователь Excel или же просто хотите научиться

работать эффективнее, воспользуйтесь справочной системой (ищите раздел Сочетанияклавиш). Файл справочной системы содержит полезные сочетания клавиш, необходимые для быстрого выполнения команд в таблице.

Настройка отображения дополнительных элементов интерфейса

Excel дает пользователю возможность по своему усмотрению решать, какие элементы интерфейса (строка состояния, строка формул, панели инструментов и т.д.) следует отображать на экране. Например, выбрав Вид^Во весь экран, вы избавитесь ото всех дополнительных элементов, что позволит вам одновременно видеть максимум рабочего листа. Останется только строка меню. Кроме того, вы можете задать те элементы, которые должны отображаться в окне рабочего листа (например, вы можете скрыть полосы прокрутки или линии сетки). Сделать это можно на вкладке Вид диалогового окна Параметры.

Ввод данных вячейки

Данные в ячейках Excel задаются достаточно просто. Программа интерпретирует каждый вводимый элемент как:

Ф Значение (включая дату и время)

•Текст

•Булево значение (TRUE ("истина") FALSE ("ложь"))

•Формулу

Формулы всегда начинаются со знака равенства (==). Excel воспринимает и символы, привычные для пользователей Lotus 1-2-3, такие, как "коммерческое at" (@), знаки "плюс" (+)и "минус" (-). Все эти знаки могут быть первым символом формулы. Программа автоматически преобразует вводимые элементы после того, как вы нажмете клавишу <Enter>.

Выделение ячеек идругих объектов

В целом, выделение объектов в Excel происходит так же, как и в других приложениях Windows. Выделить диапазон ячеек можно с помощью клавиатуры (нажимая клавишу <Shift> и клавиши с изображением стрелок) или мыши (щелкнув кнопкой кнопку и перемещая указатель). Для того чтобы выделить больший диапазон, щелкните в любом из углов диапазона, затем нажмите клавишу <Shift> и щелкните на ячейке в противоположном углу диапазона.

Для выделения всей таблицы используйте комбинацию клавиш <Ctrl+*> (<Си1+звездочка>). При выделении большого диапазона используйте <Ctrl+.> (<Сп*1+точка>). Это дает возможность указывать четыре угла диапазона.

Для выделения объекта, находящегося на рабочем листе, просто наведите на него указатель и щелкните мышью. Единственным исключением может быть только объект, к которому добавлен макрос. В этом случае щелчок на объекте вызывает макрос. При выделении нескольких объектов или независимых ячеек удерживайте нажатой клавишу <Ctrl>.

Советы по вводу данных в ячейки

Ниже приведен список советов, которые помогут пользователям, имеющим опыт работы с другими процессорами электронных таблиц, научиться правильно вводить данные в ячейки Excel.

•Если вы хотите вводить данные и при этом не пользоваться клавишами со стрелками, активизируйте опцию Переход к другой ячейке после ввода на вкладке Правка диалогового окна Параметры (вызвать которое можно командой Сервис<=>Параметры). Вы можете задать направление перехода к другой ячейке.

•Иногда удобно выделить диапазон ячеек перед тем, как вводить данные. Если вы поступите таким образом, то сможете перемещаться в пределах выделенного диапазона с помощью клавиши табуляции.

•Для того чтобы ввести одни и те же данные во все ячейки диапазона, выделите диапазон, введите данные в активную ячейку, а затем нажмите комбинацию клавиш<Ctrl+Enter>.

•Если необходимо скопировать содержимое активной ячейки во все ячейки выделенного диапазона, нажмите <F2> и затем<Ctrl+Enter>.

•Для того чтобы все последующие значения диапазона прирастить на единицу, нажмите <Ctrl> во время перетаскивания маркера выделения диапазона, расположенного в ниж-

нем правом углу текущей ячейки.

•Если вы хотите создать свой собственный самозаполняющийся список, сделать это вы сможете на вкладке Списки диалогового окна Параметры.

•Для того чтобы скопировать ячейки без приращения, переместите маркер выделения диапазона в правом нижнем углу ячейки, или нажмите <Ctrl+D> для копирования в соседнюю ячейку снизу, или <Ctrl+R> — справа.

•Если необходимо, чтобы сделать вводимый вами более удобочитаемым, можно использовать клавишу возврата каретки.Для того чтобы ввести в ячейку символ возврата каретки,нажмите <A!t+Enter>.Таким образом содержимое ячейки будет переноситься на новую строку.

•Для того чтобы задать дробное число, введите 0, пробел, а затем дробь (с использованием косой черты). Excel преобразует значение в формат дробного числа.

•Для того чтобы использовать в ячейке денежный формат, введите соответствующий символ валюты перед или после числового значения.

•Если необходимо задать величину в процентах, введите символ процента после числового значения. Вы можете также использовать принятый в вашей стране разделитель разрядов (например, 123,434).

•Для того чтобы ввести текущую дату, используйте комбинацию клавиш <Ctrl+;>. Если нужно ввести время, нажмите<Ctrl+Shift+;>.

•Если вы хотите, чтобы ячейка или диапазон принимали только данные определенного типа (или значения, находящиеся в определенных пределах), примените команду Данные^ Проверка.

Форматирование ячеек

В Excel существует два типа форматирования ячеек — числовое форматирование и стилевое форматирование.

Числовое форматирование

От числового форматирования зависит форма, в которой значения будут представлены в ячейке. В Excel существует целый ряд стандартных числовых форматов. Кроме того, вы мо-

жете создавать и собственные числовые форматы на вкладке Число диалогового окна Формат ячеек. Для вызова этого диалогового окна выполните команду Формат^Ячейки.

В зависимости от вводимого элемента, Excel иногда применяет числовое форматирование автоматически. Например, если перед числовым значением вы введете символ валюты (например, символ доллара), программа применит денежный числовой формат.

Дополнительную информацию о том, как создавать свои собственные числовые форматы, вы найдете в приложении В.

Числовой формат не влияет на само значение, которое находится в ячейке. Например, ячейка содержит значение 3,14159. Если вы зададите такой формат, при котором отображаются только два десятичных разряда, в ячейке окажется следующая запись — 3,14. Однако в формуле будет использовано действительное значение ячейки (3,14159).

Стилевое форматирование

Стилевоеформатированиеиспользуется исключительно для придания содержимому ячеек желаемого внешнего вида (цвета, начертания, границы и т.д.). Диалоговое окно Формат ячеек (рис. 1.4) поможет вам отформатировать ячейки и отдельные диапазоны.

Некоторые кнопки на панели инструментов предоставляют доступ к опциям форматирования, которые могут быть применены к ячейкам, графическим объектам или диаграммам. Например, с помощью кнопки Цвет заливки вы можете изменить цвет фона ячейки, цвет заливки рисованного текстового поля или цвет одной из областей диаграммы. Все опции форматирования вы найдете в меню Формат.

Для каждого типа объектов предусмотрено свое диалоговое окно. Вызвать соответствующее объекту диалоговое окно очень просто — выделите объект, щелкните правой кнопкой мыши, а затем выберите в контекстном меню команду Format ххх

(где ххх— выделенный объект). Существует еще один способ: нажмите комбинацию клавиш

<Ctrl+l>. Любое из описанных действий приводит к появлению диалогового окна с набором вкладок,

в котором представлены все опции форматирования данного объекта.

Стоит обратить внимание и на функцию условного форматирования Excel. Этот инструмент позволяет назначить объекту определенный стиль форматирования, который проявляется только при определенных условиях. Например, вы можете назначить красный цвет заливки ячейке, в которую вводится отрицательное число.

Прочитав главу 19, вы узнаете, как создавать формулы условного форматирования, которые делают эту функцию программы намного эффективнее.

Формулы ифункции электронных таблиц

Формула — один из основополагающих элементов электронной таблицы. Значительным преимуществом программы Excel является возможность создания формул. А как это сделать, вы узнаете прочитав следующие главы этой книги.

Функции электронных таблиц позволяют проводить вычисления или иные операции, которые невозможно осуществить без них. Excel обладает множеством встроенных функций. Кроме того, подключив надстройку "Пакет анализа", вы можете получить доступ ко многим дополнительным функциям.

Функции электронных таблиц подробно описаны в главе 4.

Все электронные таблицы позволяют назначать имена ячейкам и диапазонам. Работа с именами в Excel имеет свои особенности. Имя представляет собой идентификатор, который позволяет обращаться к ячейке, диапазону, значению или формуле. Использование имен значительно упрощает работу с формулами.

Глава 3полностью посвящена именам.

Объекты графического слоя

Как я уже говорил, каждый рабочий лист имеет невидимый графический слой, в котором содержатся все фигуры, диаграммы, графики, карты, картинки и элементы управления (такие, как кнопки и списки). В следующих разделах я расскажу об основных объектах графического слоя.

Фигуры

Вставка автофигуры осуществляется с помощью панели инструментов Рисование. Вам предоставляется широкий выбор фигур. Разместив фигуру на рабочем листе, вы можете видоизменить ее. Для этого выделите фигуру, а затем перетащите соответствующие маркеры.

Кроме того, вы можете добавить тень, создать трехмерный текст или другие эффекты. Несколько фигур можно объединить в один графический объект, который составит единое целое.

Библиотеку диаграмм вы найдете только в версии Excel 2002.

Ссылки на графические объекты

Создать ссылку на графическийобъектдостаточно сложно. Для этого необходимо скопировать объект, нажать клавишу <Shift>, а затем выбрать команду ПравкамВставить связь с рисунком. Эта команда появляется в меню Edit только при нажатии <Shift>. Исходно команда предназначена для пользователей, которым необходимо распечатать на одном листе набор диапазонов, не связанных между собой. С помощью этой команды пользователи могли скопировать нужные диапазоны, разместить их в одном наборе и затем распечатать.

Карты

Если вы работаете с географическими данными, то, вероятно, воспользуетесь средством добавления карты на рабочий лист с помощью команды Вставка«^Карта. К сожалению, эта функция отсутствует в Excel 2002. Карты, созданные в предыдущих версиях программы, поддерживаются в Excel 2002, однако изменить их в последней версии невозможно.

Элементы управления диалоговыми окнами

Многие элементы управления диалоговыми окнами могут размещаться на графическом слое рабочего листа. Это придает таблицам удобство и простоту в использовании, избавляет от необходимости создания собственных диалоговых окон. На рис. 1.6 изображена таблица, на графический слой которой добавлены некоторые элементы управления диалоговыми окнами.

Mortgage Loan Parameters

l> W^JNranritav^jg^J^^

Рис. 1.6. Excel позволяетразмещать элементы управления диалоговыми окнамина графическомслоерабочего листа

Элементы управления диалоговыми окнами находятся на панелях инструментов Формы или Элементы управления. Элементы управления на панели Элементы управления представляют собой элементы ActiveX, которые доступны только в Excel 97и более современных версиях.

Диаграммы

Excel — превосходная среда для построения диаграмм. Как я уже говорил, диаграммы могут храниться на листе диаграмм или располагаться на текущем рабочем листе в качестве плавающих объектов.

В Excel любая диаграммы может изменяться, чтобы максимально соответствовать требованиям пользователя. Если диаграмма — плавающий объект, выделить его можно, расположив указатель над любым ее элементом и щелкнув мышью (если вы щелкните дважды, появится диалоговое окно форматирования диаграмм). Щелчок правой кнопкой мыши активизирует контекстное меню.

Создать плавающую диаграмму нетрудно. Выделите данные, на основе которых строится диаграмма. Создать подходящую диаграмму вам поможет мастер диаграмм.

Глава 17содержит дополнительную информациюо диаграммах.

Настройка Excel всоответствии

стребованиями пользователя

Вэтом разделе описаны средства, позволяющие настроить Excel в соответствии с вашими требованиями. Среди них основными являются макросы, панели инструментов и программные надстройки.

Макросы

Язык программирования VB А — мощный инструмент, позволяющий Excel выполнять такие задачи, осуществить которые иными средствами чрезвычайно трудно или невозможно. С помощью VB А создаются следующие основные типы макросов:

•макросы, автоматизирующие операции в Excel;

•макросы, функционирующие в качестве пользовательских функций, которые используются при записи формул таблиц.

Часть VI этой книги посвящена созданию пользовательскихфункцийс помощьюVBA.

Панели инструментов

Excel располагает большим количеством панелей инструментов. При желании, вы можете создать новые панели инструментов, содержащие уже существующие или новые кнопки, щелчок на которых запускает макросы.

Настроить стандартные панели инструментов или создать новые можно, выбрав команду Вид^Панели инструментов^Настройка. Вы можете написать специальный код VBA для управления панелями инструментов.

Надстройки

Надстройка — это программа, подключаемая к Excel. Программные надстройки расширяют возможности основной программы. Например, в надстройке вы можете хранить пользовательские функции таблиц. Для подключения надстройки выберите Сервис^Надстройки.

К Excel прилагается только несколько надстроек (включая "Пакет анализа"). Кроме прилагаемых к Excel, вы можете приобрести или загрузить большое количество иных надстроек. Одной из таких надстроек является мой пакет Power Utility Pak.

Прочитав главу 23, вы узнаете, как создавать свои собственные надстройки, содержащие пользовательские функции.

Средства анализа

Excel— большой специалист в области анализа. Большинство людей применяют электронные таблицы именно с целью проведения анализа. С помощью формул решаются многие задачи. Но в арсенале Excel есть еще целый ряд других средств, предназначенных для проведения анализа. Об этих средствах я расскажу в последующих разделах.

Доступ кбазам данных

До настоящего времени большинство электронных таблиц предоставляли пользователю возможность работать только с плоскими таблицами баз данных (даже в исходной версии Lotus 1-2-3 не было альтернативы). Базы данных Excel бывают двух основных типов:

•Табличные базы данных. База данных хранится на рабочем листе. Это строго ограничивает ее размеры. Табличная база данных Excel может иметь не более 65 535 записей (поскольку в таблице Excel 65 536 строк, а верхняя строка предназначена для названий полей) и 256 полей (т.к. в таблице Excel 256 столбцов).

•Внешние базы данных. В этом случае данные хранятся в одном или нескольких файлах на диске, к которым можно обратиться в любой момент.

Когда выделена ячейка рабочего листа табличной базы данных, Excel распознает эту базу и по возможности отображает названия полей. Например, если вы примените команду Данные^Сортировка, программа позволит задавать параметры сортировки. Для этого выберите имена полей из раскрывающегося списка.

В Excel есть очень полезная функция— Автофильтр, которая позволяет отображать только те записи, которые используются вами в данный момент. В режиме автофильтра вы можете представлять данные, выбирая значения из раскрывающихся списков (эти списки появляются вместо'имен полей, когда вы выбираете Данные^Фильтр^Автофильтр). Строки, которые не соответствуют параметрам фильтра, временно скрываются. На рис. 1.7 приведен пример, иллюстрирующий работу фильтра.

Вы можете использовать и традиционный способ работы с базами данных электронных таблиц, при котором используются условные диапазоны. Для этого выполните команду Данные^Фильтр^Расширенный фильтр.