Уокенбах Формулы в Excel

Использование функций VBA

для подсчета исуммирования данных

Иногда вы можете столкнуться с тем, что некоторые виды задач подсчета и суммирования данных просто невозможно выполнить с помощью функций, встроенных в Excel, а также формул массива. К счастью, на этот случай приложение Excel имеет мощный инструмент — язык программирования Visual Basic for Application (VBA), предназначенный для создания пользовательских функций, которые, в отличие от встроенных, позволяют решить эти задачи.

Более подробно функции VB А будут рассмотрены в части IV этой книги. В главе 25 приведены примеры некоторых пользовательских функций подсчета и суммирования данных. Ниже приводится краткое описание этих функций:

•Функция COUNTBETWEEN. Возвращает количество ячеек, которые содержат значение, расположенное между двумя заданными величинами.

•ФункцияCOUNTVISIBLE. Возвращает количество видимых ячеек заданного диапазона.

•Функция DATATYPE. Возвращает строку с описанием типа данных, содержащихся в ячейке. Данная функция позволяет подсчитать ячейки, которые содержат даты (что, как правило, не возможно).

•Функции ISBOLD, ISITALIC, FILLCOLOR. Функции возвращают значение ИСТИНАв том случае, если указанная ячейка имеет определенный тип форматирования (полужирный шрифт, курсив или шрифт определенного цвета). Данные функции могут быть использованы для суммирования и подсчета ячеек на основе их форматирования.

•Функция NUMBERFORMAT.Возвращает числовой формат ячейки. Данная функция позволяет подсчитать или суммировать ячейки на основе их числового формата. /

•Функция SUMVISIBLE. Возвращает сумму видимых ячеек заданного диапазона.

Резюме

Вэтой главе мы рассмотрели множество примеров функций и формул, предназначенных для подсчета и суммирования ячеек, отвечающих некоторым условиям. Многие из этих формул представляют собой формулы массива.

Вследующей главе мы обсудим использование формул для поиска информации в таблицах или диапазонах данных.

Глава8

Поискданных

Вэтой главе...

•Знакомство с формулой поиска данных

•Функции,используемые для поиска данных

•Основные формулы поиска данных

•Специальные формулы поиска данных

•Резюме

Вэтой главе мы обсудим различные методы, используемые для поиска значений в таблицах. Для выполнения этой задачи приложение Excel предоставляет пользователю три функции: ПРОСМОТР,ВПР и ГПР. Несмотря на то, что именно эти функции рассматриваются как основные функции поиска информации, они все же не достаточно универсальны. В этой главе приведено множество примеров поиска информации как стандартными, поддерживаемыми обычными средствами Excel, так и другими более специализированными инструментами поиска данных.

Знакомство сформулой поиска данных

Действительно, формула поиска возвращает значение из таблицы, отыскивая при этом другое, соответствующее ему значение. Хорошим примером, в данном случае, служит обычный телефонный справочник. Например, если вы хотите найти номер телефона человека, вы сначала ищите имя и фамилию этого человека, а затем записываете соответствующий номер телефона.

03/05/98

11/24/98

05/12/98

06/30/97

01/04/D1

09/19/98

04/16Я9

02/01ЛЮ

Рис. 8.1. Формулы поиска, введенные в строку 2, возвращают необходимую информацию служащего, имя которого введено в ячейку С2

Обратите внимание, на рис. 8.1 отображен простейший рабочий лист, который содержит несколько формул поиска и таблицу, содержащую данные о служащем

(EmpData), начиная с 9 строки. Если в ячейку С2 ввести интересующее вас имя, формулы поиска, введенные в диапазон ячеек D2 :G2, отыщет в таблице необходимую информацию. Приведенные ниже формулы используют функцию поиска ВПР:

В этом примере, для того чтобы возвратить информацию из диапазона EmpData,используется четыре формулы. Однако, как правило, пользователю необходимо возвратить только одно значение таблицы, поэтому достаточно часто используется только одна формула.

Функции, используемые для поиска данных

Для написания формул поиска информации в таблице данных используются следующие функции Excel (табл. 8.1):

Таблица 8.1. Функции, используемые для поиска данных втаблице Д ? ч>

Все примеры, приведенные в этой главе, используют функции, перечисленные в табл. 8.1.

Основные формулы поиска данных

совместно с ними и возвращают ячейку илиссылку на ячейку с искомым значением.

ФункцияВПР

Функция ВПР осуществляет поиск значения в первом столбце просматриваемой таблицы и возвращает значение из ячейки, расположенной на пересечении найденной строки и ука-

занного столбца таблицы. Данная функция осуществляет вертикальный поиск по таблице. Синтаксис функцииВПР следующий:

ВПР (искомое_значение; массив_табл; номер_индекса_столбца; диапазон_просмотра) Функция ВПР использует следующие аргументы:

•искомое__значение — значение, которое необходимо найти в первом столбце таблицы (значение, ссылка или строка).

•массив_табл— диапазон, содержащий таблицу, в которой осуществляется поиск данных.

•номер_индекса_столбца — номер столбца в таблице, в котором необходимо найти соответствующее значение.

•диапазон_просмотра — необязательный аргумент. В том случае, если данный аргумент содержит значение ИСТИНА или опущен, функция возвращает значение, найденное путем приближенного сопоставления искомого значения (если не найдено точное значение, функция возвращает ближайшее самое большое значение, но меньшее, чем заданный аргумент искомое_значение). В случае, если аргумент содержит логическое значение ЛОЖЬ, функция будет искать точное соответствие. Если точное соответствие не найдено, функция возвращает ошибку #Н/Д.

Если аргумент диапазон_просмотра содержит значение ИСТИНА ИЛИопущен, таблица будет отсортирована в порядке возрастания. В случае, если аргумент искомое_значение меньше самого меньшего значения, содержащегося в первом столбце диапазона массив_табл, функция ВПР возвращает ошибку #н/д. Если аргумент диапазон_прос?мотра содержит значение ложь, первый столбец таблицы поиска не требует сортировки по возрастанию. Тогда, если точное соответствие не найдено, функция возвращает ошибку #н/д

Несмотря на то, что эта информация не включена в справочные сведения офункции, имейте в виду, что, если аргумент искомое_значение содержит текстовое значение, в немможно использовать групповые символы * и ?.

Классическим примером применения формулы поиска может служить таблица с процентными ставками подоходного налога (рис. 8.2). В шкалу ставок подоходного налога внесены ставки налога, каждая из которых соответствует определенному уровню дохода служащего. Следующая формула, введенная в ячейку ВЗ, возвращает ставку подоходного налога для уровня дохода в ячейке В2:

=BriP(B2;D2:F7;3)

45.25%

t Note: This к set up to work with whofe numbers only (no decimals).

ml

Рис. 8.2. Чтобы найти ставку налога, воспользуйтесь функциейВПР

Обратите внимание, анализируемая таблица находится в диапазоне, состоящем из трех столбцов (D2 :F7). Последний аргумент функции ВПР — 3,поэтому формула возвращает соответствующее значение, содержащееся втретьем столбце таблицы.

В данном случае, точного соответствия не требуется. Если точное соответствие ненайдено в первом столбце просматриваемой таблицы, функция ВПР будет использовать ближайшее наибольшее значение, которое меньше искомого в таблице значения. Другими словами, функция использует строку, содержащую значение, которое меньше или равно искомому, а значение следующей заней строки больше искомого значения. Втаблице налоговых ставок — это вторая строка.

Функция ГПР

Функция ГПРработает поаналогии с функцией ВПР, за исключением того, чтотаблица просматривается невертикально, а горизонтально. Функция просматривает верхнюю строку таблицы ивозвращает значение, соответствующее указанной строке таблицы.

Синтаксис функции ГПР имеет следующий вид: ГПР(искомое_значение;таблица;номер_строки;диапазон__просмотра)

Функция ГП Р использует следующие аргументы:

•искомое_значение — значение, которое требуется найти впервой строке таблицы.

•таблица — таблица, в которой производится поиск данных.

•номер_строки — номер строки втаблице, из которой возвращается сопоставляемое значение.

•диапазон_просмотра — необязательный аргумент. Если значение этого аргумента ИСТИНА илиопущено, функция возвращает значение, найденное путем приближенного сопоставления искомого значения (если точное соответствие не будет найдено, функция возвратит ближайшее наибольшее значение, меньшее чем значение аргумента искомое_значение). В случае, если аргумент содержит логическое значение ЛОЖЬ, функция ГПРбудет искать точное соответствие. Если точное соответствие не найдено, функция возвращает ошибку #Н/Д.

Эта информация невключена в интерактивную справку функции, однако, имейте в виду, что, если аргумент искомое_значение содержит текстовое значение, в нем можно использовать групповыесимволы * и ?.

На рис. 8.3 показана таблица со ставками подоходного налога, ноуже в горизонтальной форме (El:J3). Формула вячейке ВЗ выглядит следующим образом:

=ITIP(B2;E1:J3;3)

Рис. 8.З. В этом случае для поиска ставки подоходного налога молено воспользоваться функцией ГПР

Функция ПРОСМОТР

Функция ПРОСМОТРимеет следующий синтаксис: ПРОСМОТР(искомое_значение;вектор_просмотра;вектор_результата)

Данная функция использует следующие аргументы:

•искомое_значение — значение, которое функция ищет в первом векторе.

•вектор_просмотра — диапазон, состоящий только из одной строки или одного столбца, содержащий значения, которые необходимо найти. Значения должны располагаться в порядке возрастания.

•вектор_результата— диапазон, состоящий только из одной строки или одного столбца и содержащий значения, которые будут возвращены. Размер этого диапазона должен равняться размеру диапазона вектор_просмотра.

Функция ПРОСМОТР просматривает диапазон, состоящий из одной строки или одного столбца (вектор_просмотра), находит необходимое значение (искомое_значение) и возвращает значение, содержащееся в соответствующей ячейке второго диапазона, который также состоит из одной строки или одного столбца (вектор_результата).

Имейте в виду, что значения диапазона вектор_просмотра должны располагаться в порядке возрастания. В том случае, когда значение искомое_значение меньше наименьшего значения, содержащегося в диапазоне вектор_просмотра, функция возвращает ошибку #н/д.

Справочная система Excel для функции ПРОСМОТР предлагает выбрать один из двух вариантов синтаксиса данной функции. Второй вариант синтаксиса функции ПРОСМОТР содержит аргумент массив. Данный синтаксис обеспечивает совместимость Excel с другими программными продуктами, поддерживающими электронные таблицы. Однако, в действительности, вместо этого синтаксиса предпочтительней использовать функции ВПР и ГПР.

Обратите внимание, на рис. 8.4 показана все та же таблица ставок подоходного налога, только на этот раз формула, введенная в ячейку ВЗ, использует функцию ПРОСМОТР, чтобы возвратить соответствующую налоговую ставку:

= П Р О С М О Т Р ( В 2 ; D 2 : D 7 ; F 2 : F 7 )

Имейте в виду, что, если значения, содержащиеся в первом столбце, не расположены в порядке возрастания, значение, возвращенное функцией ПРОСМОТР, может быть неправильным.

Рис. 8.4. Чтобы найти соответствующую налоговуюставку, воспользуйтесьфункцией ПРОСМОТР

В отличие от функции ВПР функция ПРОСМОТРиспользует два диапазона: первый диапазон содержит искомое значение, второй — результирующее значение, возвращенное функцией. В свою очередь, функция ВПР использует только диапазон таблицы поиска, а третий аргумент этой функции определяет номер столбца в таблице, в котором располагается результирующее значение. Конечно, этот аргумент может состоять из ссылки на ячейку.

Комбинирование функций ПОИСКПОЗ иИНДЕКС

Достаточно часто, при выполнении задач поиска данных, функции ПОИСКПОЗи ИНДЕКС используются вместе. Первая функция— функция ПОИСКПОЗ, возвращает относительную позицию ячейки в диапазоне, соответствующей заданному значению. Синтаксис функции следующий:

ПОИСКПОЗ(искомое_значение;массив_поиска;тип_сопоставления) Функция ПОИСКПОЗ использует следующие аргументы:

•искомое_значение — значение, искомое в массиве массив_поиска. Если третий

•массив_поиска — диапазон, который содержит искомое значение.

•тип_сопоставления — целое число в интервале от -1, 0, 1, которое устанавливает параметры соответствия

Втомслучае,если аргумент тип_сопоставления равен 1,функцияпоискпоз ищет самое большое значение, которое меньше, либо равно аргументу искомое_значение (значения диапазона массив_поиска должнырасполагаться в порядке возрастания). Если аргумент тип_сопоставления равен 0, функция ищет первое значение, вточности соответствующее аргументу искомое_значение. Если же аргумент тип_сопоставления равен -1, функция ищет наименьшее значение, которое больше или равно аргументу искомое^значение (в этом случае значения диапазона массив_поиска должны располагаться в порядке убывания). Если аргумент тип_сопоставления опускается, то поумолчанию онпринимается равным1.

Функция ИНДЕКС возвращает ячейку диапазона. Синтаксис функции следующий : ИНДЕКС(массив;номер_строки;номер_столбца)

Функция ИНДЕКС использует следующие аргументы:

•массив — диапазон, являющийся массивом

•номер_строки — строка в массиве массив, из которого возвращается значение

•номер__столбца — столбец в массиве массив, из которого возвращается значение

В том случае, если массив содержит только одну строку или столбец, соответствующий аргумент номер_строки или номер_столбца использовать необязательно.

На рис. 8.5 показан рабочий лист, в котором в столбцах D, Е и F содержатся даты, дни недели и суммы. При вводе даты в ячейку В1 формула, приведенная ниже (ячейка В2), просматривает значения в столбце D в поисках даты, а затем возвращает из столбца F соответствующую этой дате сумму:

= И Н Д Е К С ( F 2 : F 2 1 ; П О И С К П О З ( B l ; D 2 : D 2 1 ; 0 ) )

Л > Н ^ ^ » ^ /Щ*М>7ЩмР>\match >о<1ен/сш>}<|

Рис. 8.5. Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ используются для поиска данных в таблице

Когда пустая ячейка не равна нулю

Достаточно часто может возникнуть ситуация, когда ячейки результирующего диапазона не содержат никаких значений. Функции поиска Excel обрабатывают такие ячейки как нулевые значения. Например, рабочий лист в приведенном ниже рисунке, содержит таблицу поиска, состоящую из двух столбцов. Следующая формула просматривает первый столбец, отыскивая внем имя, введенное вячейку В1 ивозвращает соответствующую этому имени сумму:

=BnP(Bl;D2:E8;2)

Обратите внимание, чтоячейка Amount, соответствующая имени Charlie, пуста, однако формула возвращает нулевое значение:

Если вы хотите, чтобы нулевые значения отличались от пустых ячеек, измените формулу просмотра, добавив в нее функцию ЕСЛИ, чтобы определить длину возвращаемогозначе-

жает пустую строку (пробел) всякий раз, когда длина возвращаемого значения нулевая, и фактическое значение, когда длина значения не равна нулю:

=ЕСЛИ(ДЛСТР(ВПР(В1;Б2:Е8;2) ) = 0 ; " "•; ( В П Р ( B 1 ; D 2 : Е 8 ; 2 ) ) )

Чтобы понять, как работает эта формула, начните с функции ПОИСКПОЗ. Данная функция ищет в диапазоне D2 :D21 дату, содержащуюся в ячейке В1 и относительный номер строки, в которой эта дата найдена. Полученное значение используется в качестве второго аргумента функции ИНДЕКС. В результате формула возвращает соответствующее значение, содержащееся в диапазоне F2 :F21.

Специальные формулы поиска данных

В дополнение к базовым формулам поиска данных приложение Excel содержит некоторые дополнительные типы формул, позволяющие осуществить специализированный поиск данных. К примеру, используя эти формулы, вы можете осуществлять поиск точного значения, искать значения в столбце, расположенном около первого столбца таблицы, выполнять поиск с учетом регистра символа, возвращать значение из множества таблиц поиска, а также проводить другие виды сложного поиска.

Поиск точного значения

Как было показано в предыдущих примерах, функции ВПР и ГПР не требуют точного соответствия искомого значения значению, содержащемуся в таблице поиска. Однако это допустимо, например, при поиске ставки подоходного налога. В других ситуациях может потребоваться полное соответствие значений. К примеру, при поиске табельного номера служащего необходимо полное соответствие номера.

Для того чтобы найти только точно соответствующее значение, используются те же функции ВПР или ГПР, но с необязательным четвертым аргументом со значениемЛОЖЬ.

На рис. 8.6 показан рабочий лист с таблицей, которая содержит табельные номера (столбец С), а также имена и фамилии служащих (столбец D). Таблица поиска носит название EmpList. Следующая формула, введенная в ячейку В2, ищет табельный номер служащего (ячейка В1) и возвращает имя служащего, имеющего данный табельный номер:

=ВПР(В1;EmpList;2;ЛОЖЬ)

Поскольку последний аргумент функции ВПР имеет значение ЛОЖЬ, функция возвращает значение только в том случае, если найдено точное соответствие. В противном случае, если значение не найдено, формула возвращает ошибку #Н/Д. Безусловно, поиск приближенного соответствия значения табельного номера служащего не имеет, в данном случае, никакого смысла. Кроме того, обратите внимание, что табельные номера служащих в столбце Срасположены не в порядке возрастания, поскольку при использовании в качестве четвертого аргумента логического значения ЛОЖЬ,упорядочения по возрастанию не требуется.

Puc. 8.6. Поиск в этой таблице требует точного соответствия значений

Если вы хотите, чтобы вместо ошибки #н/д на экране отображалась другая информация (в случае, если табельный номер служащего не найден), используйте функцию ЕСЛИ, предотвращая появление ошибки #н/д(используя функцию ЕНД) и заменяя ееналюбуюдругую строку. Следующаяформула вместо ошибки#н/д отображает текст "Не найдено":

=ЕСЛИ(ЕНД(ВПР(В1;ЕтрЫ8Ь;2;Л0ЖЬ) ) ;

11 Не найдено " ;ВПР ( B l ; E m p L i s t ; 2;ЛОЖЬ) )

Поиск значения слева

Функция ВПР всегда ищет значение в первом столбце заданного диапазона. Но как быть, если пользователю необходимо найти значение не в первом, а в каком-либо другом столбце? Конечно, очень удобно назначать третьему аргументу функции ВПРотри-

дено в ячейку LookupValue. В данном случае функция ВПР работать не будет, поскольку данные размещены не корректно. Конечно, данные можно перестроить с помощью одного действия, однако иногда и это невозможно.

Puc. 8.7. Функция ВПР не позволяет осуществить поиск значения в столбцеВна основе данныхстолбца С