Уокенбах Формулы в Excel

Безусловно, этоможет показаться весьма обременительным, создавать диапазон условий каждый раз при использовании функции базы данных. К счастью, Excel обеспечивает пользователя некоторыми альтернативными способами выполнения условного суммирования и подсчета. В главе 7 вы найдете множество таких примеров, которые используют функции СУММЕСЛИ, СЧЁТЕСЛИ и различные другие методы.

Если же вы страстный поклонник формул массивов, вместо диапазона условий можете использовать формулу массива. Теоретически, следующая формула массива должна быть работоспособна (имогла быустранить необходимость использования отдельного диапазона условий). Но,к сожалению, функции базы данных не поддерживают массивы, поэтому данная формула возвращает ошибку #ЗНАЧ!.

{=БДСУММ(База данных;3;{"Month":"Regoin";"Feb":"North"})}

В первом выпуске версии приложения Excel 97 функции базы данных работают неправильно, если первый аргумент функции обращается к диапазону, который содержит более, чем 32 768 строк. Однако в версии Excel 97 SR-1 этапроблема полностью исправлена.

Работа сфайлами Lotus 1-2-3?

Открывая в Excel файлы Lotus 1-2-3, имейте в виду, что, вотличие отLotus, Excel оценивает диапазоны условий базы данных по-другому. Поэтому, это может сказаться на результатах, полученных при использовании расширенного фильтра ифункций базы данных.

Например, в 1-2-3 условия типа "Джон" представляют только те строки, которые содержат ячейки с текстом "Джон". После того как файл 1-2-3 открывается в Excel, в работу вступает опция Производить вычисления поправилам Lotus 1-2-3. Если этаустановка неизменена, диапазоны условий оцениваются, как если бы они находились в 1-2-3.

Для того чтобы Excel оценила диапазон условий, используя свои собственные правила (которые отличаются от Lotus 1-2-3), выберите команду меню Сервис^Параметры, а затем на вкладке Переход сбросьте флажок опции Производить вычисления поправилам Lotus 1- 2-3. Например, условие "Джон" позволяет найти любые строки, которые содержат ячейки с текстом, начинающимся со слова "Джон"; включая ячейки, которые содержат текст "Джона", "Джон Смит" и "Джонсон".

Для получения более подробной информации о работе с файлами 1-2-3 обратитесь кприложениюА.

Суммирование списка

спомощью таблицы подстановки

Вэтом разделе мы рассмотрим одну из технологий суммирования информации базы данных, использующую команду Excel Данные1^Таблица подстановки. Несмотря на тот факт, что достаточно часто при выполнении подобных действий мы привыкли использовать сводную таблицу, данная технология все же имеет одно большое преимущество. В отличие от сводной таблицы, которая требует обновления со стороны пользователя, таблица подстановки обновляется автоматически.

На рис9.16 показан фрагмент самого обычного списка объемов продаж фирмы. Список содержит пять столбцов: общий ежемесячный объем продаж каждого торгового представите-

ля (столбец Е), общее количество коммерческих контрактов представителя (столбец D), а также соответствующий регион работы данного представителя (либо North, либо South — столбец С). Например, в январе месяце торговый представитель фирмы в северном регионе по фамилии Bob заключил 58 контрактов на общую сумму продаж $283 800.

г

rta table / £ * &

Данный список содержит 76 записей, весь диапазон списка (А1:Е77) носит название Database. Другой диапазон— G1 :Н2, под названием C r i t e r i a , представляет Набор условий для фильтрации списка. Теперь, используя эти данные и команду меню Данные^Таблица подстановки, в диапазоне ячеек G8:K23 мы можем создать итоговую таблицу, содержащую ключевую информацию по определенному месяцу, как это показано на рис. 9.17.

Для создания итоговой таблицы выполните следующие действия:

1.Введите названия месяцев в диапазон ячеек G10 :G21.

2.В диапазон ячеек Н8 : К8 введите подписи полей, представляющих интерес для суммирования.

3.В ячейки строки 9 введите формулы, приведенные ниже в табл. 9.5.

4.Выберите диапазон ячеек G9 :К21.

5.Выберите команду меню Данные^ Таблица подстановки. На экране отобразится диалоговое окно Таблица подстановки (рис. 9.18).

6.В этом диалоговом окне в поле Подставлять значение по столбцам в введите адрес

ячейки G2. Другое поле — Подставлять значение по строкам в оставьте пустым. 7. Щелкните на кнопке ОК.

Рмс. 9.77. Чтобысоздать подобную итоговую таблицу, воспользуйтесь командой менюДанные ^Таблица подстановки

В диапазон ячеек НЮ : K21 Excel вставляет только одну формулу массива:

(=ТАБЛИЦА(;С2)}

Чтобы выполнить необходимые вычисления, формула использует информацию, содержащуюся в ячейках, расположенных слева (G10:G21) и выше (Н9:К9) данного диапазона. Принцип ее работы состоит в том, что формула инициирует пересчет формул, содержащихся в строке 9, подставляя при этом в них соответствующие значения месяца, введенные в ячейки столбца G.Другими словами, диапазон условий, состоящий только лишь из одной строки, обрабатывает диапазон, содержащий некоторое множество строк.

В том случае, если в ячейку Н2 ввести название необходимого региона (например, North или South), таблица подстановки будет отображать информацию именно для этого региона. Если же ячейка Н2 останется незаполненной, таблица подстановки отобразит информацию, касающуюся всех регионов.

Создание промежуточных итогов

Следующая команда приложения Excel— команда меню Данные1^Итоги, представляет собой весьма удобный инструмент работы со списками, который позволяет пользователю вставлять формулы в список автоматически. Данные формулы используют функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, спектр действия которой гораздо шире, чем простое суммирова-

ние данных. Для того чтобы использовать эту особенность, всякий раз, при изменении значений в определенных полях, вы должны сортировать список.

На рис. 9.19 приведен пример списка, для которого вполне можно использовать вычисление промежуточных сумм. Данный список сортируется, в первую очередь, по полю Month, a затем по полю Region.

California ^Washington 'Oregon New York New Jersey California Washington Oregon

j New York New Jersey California Washington Oregon iNew York New Jersey

Чтобы вставить в список формулы автоматически подсчитывающие промежуточные итоги, поместите курсор мыши в любую ячейку списка и выберите команду меню Данные1^Итоги. На экране отобразится диалоговое окно Промежуточные итоги, как это показано нарис. 9.20.

Диалоговое окно Промежуточные итоги предлагает пользователю выбрать следующие опции:

•Итоги под данными. Если флажок для этой опции установлен, Excel, по умолчанию, размещает промежуточные итоги под самими данными. В противном случае, формулы промежуточных итогов размещаются выше данных.

•Убрать все. Данная кнопка убирает из списка все формулы промежуточных итогов.

Щелкните на кнопке ОК, и Excel начнет анализировать список, вставляя определенные формулы и создавая уникальную схему промежуточных итогов списка. На рис. 9.21 показан рабочий лист после добавления к нему двух наборов промежуточных итогов, один из которых суммирует значения по месяцам, другой — по регионам. Безусловно, функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ и использующие ее формулы вводится вручную. Однако гораздо проще использовать команду меню Данные^Итоги.

Рис. 9.21. Excel автоматически добавляет в список формулы промежуточных итогов и даже создает схему итогов списка

Имейте в виду, что при добавлении промежуточных итогов к отфильтрованному списку, после удаления фильтра итоги перестают быть точными.

Все формулы на этом рабочем листе используют функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ . ИТОГИ. Например, формула подсчета продаж в январе выглядит следующим образом:

ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ . ИТОГИ(9 ; Е2 : Е7 )

Несмотря на то, что данная формула обращается к двум ячейкам, которые также содержат формулу ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ .ИТОГИ (ячейки Е5 и Е8), во избежание двойного счета в расчет итоговой суммы эти ячейки не включаются.

Чтобы установить уровень детализации отображаемых значений, воспользуйтесь элементами управления схемой списка. Например, на рис. 9.22 из всего списка показаны только строки с суммами, содержащие функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ.

132: 1,017,700 72! 499,200 204: 1,516.900 164: 1,320,600 388,000 245 1.708,600

131i 1,143,600

296,500

Рис. 9.22. Чтобы скрыть значения списка низших уровней и отобразить только строки с суммами, используйте элементы управления схемой списка

Резюме

В этой главе мы рассмотрели различные технологии создания и использования формул, предназначенных для работы со списком. Список (известный также как база данных электронной таблицы) представляет собой определенным образом организованную совокупность информации. Первая строка списка содержит имена полей, а последующие строки — данные (или записи). Автофильтр представляет собой весьма полезный способ фильтрации списка в соответствии с простыми условиями. А для фильтрации списка с помощью более сложных условий необходимо использовать расширенный фильтр, который требует определения диапазона условий. В этой главе мы также обсудили функции базы данных Excel (также требующие использования диапазона условий) и функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ. ИТОГИ.

Обратившись к главе 10, вы увидите насколько разнообразными могут быть вычисления в Excel.

Глава 10

Дополнительные вычисления

Вэтой главе...

•Преобразование единиц измерений

•Решение задач для прямоугольных треугольников

•Вычисление периметра, длины окружности, площади плоских фигур, поверхности и объема тел

•Решение систем линейных уравнений

•Округления

•Резюме

Эта глава содержит некоторую справочную информацию о других видах вычислений в приложении Excel. Возможно, вы не будет использовать их слишком часто, поэтому рассматривайте ее как шутку, и это поможет вам надолго запомнить полезный материал.

Преобразование единиц измерений

Представьте себе, что ваш офис находится в Нью-Йорке, и вы абсолютно точно знаете расстояние от Нью-Йорка до Лондона, но в милях. Приезжая в Европу, вы уже оперируете не милями, а километрами. Как перейти от расстояния в милях к расстоянию в километрах? Какой в данном случае коэффициентпреобразования должен использоваться? В этом разделе вы найдете множество коэффициентов,которые станут полезны в различных формулах преобразования.

Надстройка Excel "Пакет анализа" предоставляет в распоряжение пользователя функцию ПРЕОБР, которая позволяет выполнять множество различных преобразований единиц измерения (более детально возможности данной функции описаны в справочной системе). Однако, в некоторых случаях, гораздо эффективней создать собственные формулы преобразования. Для того чтобы выполнить это, необходимо использовать специальный коэффициент преобразования единиц измерения.

Таблицы преобразования единиц измерения

Чтобы преобразовать значение из одной единицы измерения в другую, воспользуйтесь оной из приведенных ниже таблиц коэффициентов преобразования. Для этого достаточно найти необходимый коэффициент преобразования. Например, для того чтобы преобразовать метры в дюймы, воспользуйтесь таблицей коэффициентов преобразования мер длины (Коэффициенты преобразования единиц измерения длины). В строке 3 (Метры) найдите столбец под названием Дюйм. Как видите, коэффициентпреобразования метров в дюймы равен 39,37007874.

В дальнейшем этот коэффициент может использоваться в формулах. Например, если значение, содержащееся в ячейке А1, представлено в метрах, следующая формула преобразует это значение в дюймы:

=А1*39/ 37007874

Использование таблиц преобразования единиц измерения

Чтобы преобразовать метрические единицы измерения из одной размерности в другую, воспользуйтесь дополнительными коэффициентами преобразования, приведенными в табл. 10.1. Для этого просто умножьте исходное метрическое значение на необходимый коэффициент преобразования. Вернемся, к примеру, к измерению расстояния в метрах. Километр — это 1 метр, умноженный на 1Е+03, или 1 000 метров. И наоборот, миллиметр — это 1 метр, умноженный на 1Е-03, или 1/1 000 метра.

Имейте в виду, что некоторые значения, которые отображены в таблицах,приведенных в этой главе, округлены. В свою очередь, таблицы коэффициентов преобразований, содержащиеся в рабочих книгах, содержат абсолютно точные значения. Чтобы увеличить точность каких-либо расчетов, используйте коэффициенты преобразования, приведенные в рабочих книгах.

| Таблица 10.1» Коэффициенты преобразования метрическихединиц

Для преобразования значения из метрической единицы измерения в неметрическую умножьте коэффициент преобразования единиц измерения на коэффициент преобразования метрической системы. Наоборот, для преобразования значения из неметрической единицы измерения в метрическую, используемый коэффициент преобразования необходимо разделить на коэффициент преобразования метрической системы.

К примеру, предположим, что ячейка А1 содержит значение в миллиметрах, которое необходимо преобразовать в дюймы. Умножьте значение в ячейке А1 на коэффициент перевода метр-дюйм (39,37007874), а затем полученный результат — на коэффициент преобразования метрической системы (1Е-03). В результате формула будет выглядеть следующим образом:

=А1*39,37 007874*1Е-03

Безусловно, данная формула может иметь более простой вид, однако, результат останется неизменным:

=А1*0,03937007874

Теперь предположим, что вячейке А1 содержится значение в дюймах, которое необходимо преобразовать вмиллиметры. В этом случае коэффициент преобразования дюйм-метр будет равен 0,0254, а коэффициент преобразования метров — 1Е-03. Формула преобразования дюймов в миллиметры будет выглядеть следующим образом:

=А1*0/0254/1Е-03

Или в сокращенном виде:

=А1*25/4

Преобразования единиц измерения длины

Обратите внимание, в табл. 10.2 приведены коэффициенты преобразования дляшести наиболее часто используемых единиц измерения длины. Подробно о ее использовании рассказано в разделе "Использование таблиц преобразования единиц измерения" ранее в этой главе.

Преобразования единиц измерения веса

В табл. 10.3 приведены коэффициенты преобразования для трех типовых единиц измерения веса. Подробно о ее использовании рассказано вразделе "Использование таблиц преобразования единиц измерения" ранее в этой главе.

Преобразования единиц измерения жидкости

В табл. 10.4 приведены коэффициенты преобразования для восьми наиболее часто используемых единиц измерения жидкости. Подробно оее использовании рассказано в разделе "Использование таблиц преобразования единиц измерения" ранее в этой главе.

Преобразования единиц измерения площади

В табл. 10.5 приведены коэффициенты преобразования для семи наиболее часто используемых единиц измерения площади. Подробно о ее использовании рассказано в разделе "Использование таблиц преобразования единиц измерения" ранее в этой главе.

Преобразования единиц измерения объема

В табл. 10.6 приведены коэффициенты преобразования для четырех наиболее часто используемых единиц измерения объема. Подробно о ееиспользовании рассказано в разделе "Использование таблиц преобразования единиц измерения" ранее в этой главе.

Преобразования единиц измерения силы

В табл. 10.7 приведены коэффициенты преобразования для трех наиболее часто используемых единиц измерения силы. Подробно о ее использовании рассказано в разделе "Использование таблиц преобразования единиц измерения" ранее в этой главе.