Уокенбах Формулы в Excel

К сожалению,я не смогу ответить на ваши вопросы. Советую выносить возникающие вопросы в сетевые конференции по теме Excel. Скорее всего вам помогут (см. приложение Г).

Путешествуя во Всемирной сети, не забудьте заглянуть и на мой Web-узел: http://www.j-walk.com/ss/

А теперь, не тратя времени даром, перевернем страницу и начнем повышать свою квалификацию.

Благодарности

Яблагодарен всем, кто приобрел первое издание моей книги. Особую благодарность выражаю тем читателям, которые нашли время для того, чтобы высказать свои замечания и предложения. Многие предложения читателей были учтены мною в настоящем издании.

Яхочу сказать спасибо Норману Хакеру (Norman Harker), старшему преподавателю Сиднейского Университета (Австралия), специализирующемуся в области недвижимости.Прочитав первое издание книги, Норман заметил, что глава, посвященная финансовым формулам, не вполне отвечает уровню книги. В результате эта глава была дополнена, причем большая часть материала глав 11-13 была предоставленаНорманом.

Хочу. особо отметить превосходные навыки технического редактирования Билла Мэнвилла (Bill Manville). С Биллом мы работаем над вторым проектом, и я уверен, что он — один из лучших специалистов в сфере научного редактирования. Он исправил мои ошибки, внес множество ценных предложений и отредактировал десятки формул, которые теперь функционируют эффективнее.

И наконец, спасиборебятам из Hungry Minds за то, что издали эту книгу. Несомненно, она не похожа на другие издания по Excel, и Потому опубликовать ее было рискованным предприятием. Нориск был оправдан. Теперь, когда вышло второе издание моей книги, я в этом не сомневаюсь. Хочу выразить особую благодарность Сьюзан Кристоферсен (Susan Christophersen), литературному редактору моего проекта. Она очень помогла мне в работе.

30

Глава1

Коротко об Excel

Вэтой главе...

•Краткая история Excel

•Концепция объектной модели

•Работа с книгами

•Пользовательский интерфейс Excel

•Форматирование ячеек

•Формулы и функции электронных таблиц

•Объекты графического слоя

•Настройка Excel в соответствии с требованиями пользователя

•Средства анализа

•Уровни защиты

•Резюме

Microsoft Excel считается "самой лучшей из всех прикладных программ, когда-либо написанных для Windows". Вы можете соглашаться или не соглашаться с этим утверждением. Однако никто не может отрицать тот факт, что Excel — одно из самых старых приложений для Windows, которое за эти годы не раз перевоплощалось, приобретая все более и более современный вид. Внешний вид последней версии этой программы — Excel 2002 — лишь отдаленно напоминает вид исходной версии (которая, между прочим, была написана для Macintosh). Тем не менее, несмотря на значительное расширение возможностей программы, многие основные элементы Excel оставались неизменными на протяжении многих лет.

Эта глава представляет собой краткий обзор основных характеристик, которыми обладают современные версии Excel, причем особое внимание уделено Excel 2002. Материал этой главы служит основой для освоения последующих глав. Эта глава особенно важна для тех пользователей, которые уже имеют опыт работы с программными средствами для создания электронных таблиц и хотят освоить Excel. Например, пользователям Lotus 1-2-3 необходимо лишь немного помочь, чтобы научить мыслить категориями Excel.

Если вы уже имеете достаточный опыт работы в Excel, то можете пропустить или бегло просмотреть этуглаву.

Краткая история Excel

Вы, наверное, не ожидали обнаружить в этой книге исторический экскурс. Но эта информация может вас заинтересовать. По крайней мере, у вас будет возможность блеснуть эрудицией перед коллегами.

Электронная таблица— вещь непростая, хотя мы воспринимаем существование подобных приложений как нечто само собой разумеющееся. В те времена, когда подобных программ не существовало, люди использовали громоздкие вычислительные машины или калькуляторы, часами работая над заданиями, выполнение которых сегодня занимает всего несколько минут.

Сначала была VisiCalc

В конце 70-х годов, когда люди еще не знали, что такое персональный компьютер в офисе, Ден Бриклин (Dan Bricklin) и Боб Фрэнкстон (Bob Frankston) создали VisiCalc — первую в мире электронную таблицу. Программа VisiCalc была написана для компьютеров типа Apple П, которые по сравнению с современными машинами кажутся просто игрушечными. Очень скоро VisiCalc стала известной и особо дальновидные компании приобретали компьютеры Apple П с единственной целью — планировать бюджет с помощью программы VisiCalc. Поэтому многие считают, что своим успехом в то время компьютеры Apple П в значительной мере обязаны VisiCalc.

Потом появился Lotus

В 1982 году компания ЮМ громко заявила о себе, способствуя в дальнейшем утверждению персональных компьютеров на мировом рынке. Не тратя времени даром, VisiCorp адаптировала VisiCalc к новой аппаратной среде. Стремясь превзойти успех VisiCalc, небольшая группа программистов Кембриджа (штат Массачусетс) решила создать более совершенную программу управления электронными таблицами. Объединившись в небольшую компанию во главе с Митчем Капором (Mitch Kapor) и Джонатаном Заксом (Jonathon Sachs), эти энтузиасты создали новый программный продукт. Кроме того, впервые в истории создания программных средств была проведена широкомасштабная рекламная компания по продвижению нового продукта на рынок. Lotus, появившийся в 1983 году, пользовался неизменным успехом в течение многих лет. Несмотря на высокую цену— $495 (да, в те времена люди действительно платили за программу такие деньги), новая программа быстро превзошла VisiCalc по объему продаж. Долгое время Lotus имел одни из самых высоких показателей торговой активности. Возможно, Lotus 1-2-3 — самая популярная прикладная программа из всех существующих.

Программные продукты компании Microsoft

Не многие знают о том, что компания Microsoft выпустила свой первый процессор электронных таблиц в начале 80-х. Первый программный продукт такого типа — MultiPlan — вышел в 1982 году. MultiPlan, созданный для компьютеров с операционной системой СР/М, был в последствии адаптирован и для таких платформ, как Apple П, Apple Ш, XENIX и MSDOS. При создании программы MultiPlan не были соблюдены общепринятые стандарты пользовательского интерфейса. Кроме того, научиться работать с MultiPlan было нелегко, да и пользоваться неудобно. Поэтому, программа не стала популярной в Соединенных Штатах.

Ине удивительно, что Lotus 1-2-3 оставил своего конкурента MultiPlan далеко позади.

Внекоторой степени MultiPlan можно считать предшественником Excel. Выпущенный для Macintosh в 1985 году, Excel, подобно другим приложениям Мае, имел графический интерфейс (в отличие от текстового MultiPlan). Первая версия Excel для Windows (названная Excel 2, поскольку первая версия была разработана для Macintosh) вышла в свет в ноябре 1987 года. Excel получил широкое применение не сразу. Однако популярность новой программы постепенно возрастала с распространением Windows. Вскоре появилась версия Lotus 1-2-3 для Windows. Еще одним конкурентом для Excel стал Quattro Pro — программа, созданная компанией Borland International, которая была продана Novell, а затем перешла в собственность Corel (теперешнего владельца Quattro Pro).

Версии Excel

Excel 2002 — это на самом деле Excel 10. Вы, конечно, думаете, что это — десятая версия программы. Подумайте хорошенько. Microsoft— очень успешная компания, однако у них всегда были проблемы с нумерацией программных продуктов. В действительности, Excel 2002 — восьмая версия Excel для Windows. В следующих разделах я вкратце расскажу вам об основных версиях Excel для Windows.

Excel2

Исходная версия Excel для Windows — Excel 2 — появилась в конце 1987 года. Эта версия программы носила название Excel 2, поскольку первая версия была разработана для Macintosh. В то время Windows еще не была широко распространена. Поэтому к Excel прилагалась оперативная версия Windows — операционная система, обладавшая функциями, достаточными для работы в Excel. По сегодняшним стандартам эта версия Excel кажется недоработанной. Обратите внимание на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Исходная версия Excel 2 для Windows. С тех пор программа претерпела значительные изменения (фотографияпредоставлена MicrosoftCorporation)

Excel3

В 1990 году компания Microsoft выпустила Excel 3 для Windows. Эта версия обладала более совершенными инструментами и внешним видом. В Excel 3 появились панели инструментов, средства рисования, режим структуры рабочей книги, надстройки, трехмерные диаграммы, функция совместного редактирования документов и многое другое.

Excel4

Excel 4 вышла в свет весной 1992. Появление этой версии программы оказало значительное влияние на рост популярности Windows. Excel 4 обладала множеством новых функций. Кроме того, эта версия была значительно удобнее в использовании, и теперь начинающие пользователи могли достаточно быстро освоить незнакомую для них программу.

Excel5

В начале 1994 года на рынке появилась Excel 5. В этой версии было огромное количество новых средств, включая многолистные книги и новый макроязык Visual Basic for Application (VBA). Как и предшествующая версия, Excel 5 получала наилучшие отзывы во всех отраслевых изданиях.

Excel 95

Excel 95 (также известная как Excel 7) выпущена летом 1995 года. Внешне эта версия напоминала предыдущую (в Excel 95 появилось лишь несколько новых средств). Однако появление этой версии все же имело большое значение, поскольку в Excel 95 впервые был использован более современный 32-битовый код. В Excel 95 и Excel 5 используется один итот же формат файлов.

Excel 97

Excel 97 (также известная как Excel 8) значительно усовершенствована по сравнению с предыдущими версиями. Изменился внешний вид панелей инструментов и меню, справочная система теперь организована на качественно новом уровне, количество строк рабочей книги было увеличено в четыре раза. Если вы занимаетесь программированием на макроуровне, то, вероятно, заметили, что среда программирования Excel (VBA) значительно усовершенствована. В Excel 97 появился новый формат файлов.

Excel 2000

Excel 2000 (также известная как Excel 9) появилась в июне 1999 года. Эта версия характеризовалась незначительным расширением возможностей. Немаловажным преимуществом новой версии стала возможность использования HTML в качестве универсального формата файлов. В Excel 2000 конечно же поддерживался и стандартный двоичный формат файлов, совместимый с Excel 97.

Excel 2002

Самую современную версию программы Excel 2002 (также известную как Excel 10) выпустили в июне 2001 года. Она составляет часть пакета Microsoft Office XP. В этой версии присутствует несколько новых функций, предназначенных прежде всего для начинающих пользователей Excel. Основным нововведением Excel 2002 является возможность сохранения результатов работы в случае аварийного завершения программы и восстановления файлов поврежденной рабочей книги, над которой вы когда-то работали. В современной версии Excel появляется также фоновая проверка формул, а также новые инструментальные средства отладки. Обе эти функции напрямую связаны с темой данной книги.

Многие из этих версий Excel имели несколько выпусков. Например, компания Microsoft создала два сервисных пакета для Excel 97(SR-1 и SR-2). Эти выпуски помогли решить многие проблемы, возникшие при эксплуатации рассматриваемого приложения.

Концепция объектной модели

Если вы не первый день знакомы с компьютером, вам, вероятно, приходилось встречать термин объектно-ориентированное программирование.Под словом объект подразумевают элемент программы, которым программист может манипулировать. Работая в Excel, иногда удобно мыслить именно категориями объектов. При этом совсем не обязательно быть программистом. Объектно-ориентированный подход поможет вам увидеть рассматриваемые элементы в перспективе.

Excel включает в себя следующие объекты:

•программу Excel;

•рабочую книгу Excel;

•электронную таблицу в рабочей книге;

•диапазоны в таблицах;

•кнопку в таблице;

•элемент управления типа список на пользовательской форме;

•лист диаграммы;

•диаграмму на листе;

•ряды диаграммы.

Обратите внимание на иерархиюобъектов.Объект Excel содержит объекты рабочих книг, которые содержат объекты таблиц. Объекты таблиц в свою очередь содержат объекты диапазонов. Эта иерархия называется объектной моделью Excel. Другие программные продукты Microsoft имеют другие объектные модели. Концепция объектной модели имеет большое значение при разработке макросов VBA. Даже если вы не собираетесь работать с макросами, навыки мышления на уровне объектов могут вам пригодиться.

Работа скнигами

Одним из основных объектов Excel является книга. Все, что вы делаете в Excel происходит в книге, которая хранится в файле с расширением . xls .

Хранение листов модулей VBA?

В Excel 5 и Excel 95 модуль VBA располагался на отдельном листе рабочей книги. Как вы, вероятно, знаете, в модуле VBA содержится код VBA. В Excel 97 и более современных версиях модули VBA все еще хранятся в книгах, однако они уже не располагаются на отдельном листе. С модулями VBA теперь можно работать в редакторе Visual Basic (VB Editor). Если вы хотите просмотреть или отредактировать модуль VBA, вызовите VB Editor нажатием комбинации клавиш <Alt+F11>. Подробную информацию о VBA вы найдете в части V! этой книги.

Начиная с версии Excel 2000, вы можете использовать HTML в качестве универсального формата файлов. В таких файлах должно храниться очень большое количество информации, необходимое для восстановления рабочей книги. Поэтому файлы HTML, созданные в Excel, могут показаться вам слишком "раздутыми". Следовательно, сохранять файл в формате HTML стоит только в том случае, если это действительно необходимо. Предпочтительнее использовать обычный для Excel формат файлов.

Книга Excel может содержать любое количество листов (ограниченное только объемом памяти). Существует четыре типа листов:

•Таблицы

•Листы диаграмм

•Листы макросов XLM (устаревшие, но все еще поддерживаемые современными версиями)

•Листы диалоговых окон (устаревшие, но все еще поддерживаемые современными версиями)

Вы можете открыть любое количество книг (каждую в отдельном окне), но активной книгой в данный момент может быть только одна из них. Соответственно, только один лист книги может быть активным листом. Для того чтобы активизировать другой лист, щелкните на соответствующей закладке, которая расположена в нижней части окна, или нажмите <Ctrl+PgUp> (чтобы активизировать следующий лист) или <Ctrl+PgDn>(чтобы активизировать предыдущий лист). Если вы хотите изменить имя листа, щелкните на соответствующей закладке дражды и введите новое название. Щелкнув на закладке правой кнопкой мыши, вы вызовите контекстное меню, с помощью которого можно осуществлять некоторые дополнительные операции с листами.

Вы можете скрыть окно книги, применив команду Окно^Скрыть. Скрытое окно книги остается открытым, но невидимым. Одна и та же книга может отображаться в нескольких окнах. Для этого выберите Окно1^Новое. В новом окне будет отображен другой лист книги.

Таблицы

Наиболее распространенный тип листа — это таблица. Ее мы чаще всего подразумеваем, говоря об электронных таблицах. Каждая таблица Excel имеет 256 столбцов и 65 536 строк. Сразу отвечу на вопрос, который возникает у всех пользователей, — количество столбцов и строк строго фиксировано. Несмотря на многочисленные просьбы, Microsoft отказывается увеличить количество столбцов и строк рабочей книги. Вы можете скрыть лишние столбцы и строки, но увеличить их количество невозможно.

Электронные таблицы версий программы, предшествующих Excel 97, поддерживают только 16384 строки.

Основное преимущество использования нескольких рабочих листов состоит не в том, чтобы предоставить на ваше распоряжение больше ячеек, а скорее в повышении эффективности организации рабочего процесса. В те далекие времена, когда файл электронной таблицы состоял из одного листа, разработчикам приходилось тратить много времени и сил на то, чтобы должным образом разместить информацию в ней. Сегодня вы можете хранить информацию в любом количестве листов и в любой момент получать доступ к этойинформации.

Вы полностью контролируете ширину столбцов и высоту строк. Кроме того, вы можете скрыть столбцы и строки (а также целые таблицы). Содержимое ячеек может отображаться вертикально или под углом, более того, последнее можно перемещать так, что оно будет располагаться в нескольких строках.

Размерытаблицы

Давайте подумаем, какие же размеры имеет таблица. Умножим 256на 65536. Итак, таблица состоит из 16777 216 ячеек. Напомню, что такое количествоячеек содержит лишь одна таблица, а рабочаякнига может состоять из нескольких таблиц.

Если вы работаете в стандартном режиме представления видеоизображений VGA, в котором ширина столбцов и высота строк Заданы по умолчанию, вы можете одновременно видеть 9 столбцов и 18 строк (или же 162 ячейки). Это составляет менее0,001 процента полной таблицы. Иными словами, в одной таблице могло бы уместиться почти 104000экранов VGA.

Если бы вы вводили в каждую ячейку таблицы по одному символу, причем делали бы это достаточно быстро — заполняя одну ячейку в секунду-—, вам пришлось бы непрерывно работать около 194дней для того, чтобы заполнить всю таблицу. Для того чтобы распечатать результаты вашего труда, вам потребовалось бы 36 000 листов бумаги — стопка высотой более двух метров.

По умолчанию каждая новая рабочая книга состоит из трех таблиц. Добавитьновую таблицу вы можете в любой момент, поэтому начинать новую книгу с трех таблиц нет необходимости. Вы можете изменить значение по умолчанию таким образом, чтобы каждая новая книга состояла из одной таблицы.Для этого выберите команду Сервис^Параметры, перейдите на вкладку Общие и измените опцию Листов в новой книге для новой книги.

Листыдиаграмм

Лист диаграмм обычно включает в себя одну диаграмму. Многие пользователи предпочитают использовать вместо листов диаграмм "встроенные диаграммы", которые хранятся на графическом слое обычного рабочего листа с данными. Разумеется, вам вовсе не обязательно использовать листы диаграмм. Однако с их помощью проще распечатать диаграмму на отдельной странице, что особенно важно при подготовке презентаций. Вложенные диаграммы (или плавающиедиаграммы)описаны далее в этой главе.

Листы макросов XLM

Лист макросов XLM (также известный как лист макросов MS Excel 4) на самом деле представляет собой таблицу, но некоторые значения по умолчанию такого листа отличаются. В частности, лист макросов XLM отображает формулы, а не результаты применения этих формул. Кроме того, столбец листа макросов по умолчанию имеет большую ширину, чем столбец обычной таблицы.

Название этого типа листов говорит о том, что лист макросов XLM должен содержать макрос XLM. Как вы, наверное, знаете, система макросов XLM — пережиток предыдущих версий Excel (версии Excel 4.0 и предшествующих ей). Excel 2002 поддерживает макросы XLM из соображений совместимости, однако эта версия приложения уже не предоставляет возможности записывать макрёсы XLM. Эта книга не содержит информацию о системе макросов XLM. Пристальное внимание з^есь уделено более мощной системе макросов VBA.

Листы диалоговых окон

В Excel 5 и Excel 95 вы можете создать пользовательское диалоговое окно, вставив в книгу специальный лист. Когда вы открываете книгу, содержащую лист диалогового окна Excel 5/95, этот лист представляется как один из листов книги. Excel 97 и более позд-