Уокенбах Формулы в Excel

Вычисления, невозможные без функций

Функции позволяют осуществлять такие вычисления, которые без ихиспользования невозможны. Например,вам нужно выявить наибольшее из значенийдиапазона. Формула, вкоторой не используются функции, не сможет решить такую задачу. В следующем примере функцияМАКС используется для возвращенияформулой наибольшего из значенийдиапазона Al: D100:

=MAKC(Al:D100)

Ускорение выполнения задач редактирования

В некоторых случаях функции позволяют избежать редактирования вручную. Предположим, что вячейках диапазона Al: A1000 содержится 1000 имен, каждое из которых полностью записано символами верхнего регистра. Увидев такой список имен, ваш начальник заявил, что в письме, которое должно содержать эти имена, запись имени символами верхнего регистра совершенно неприемлема. Например, вместо JOHN F. CRANE, должно быть John F. Crane. Вы конечно можете посвятить остаток рабочего дня редактированию каждого из имен вручную. Однако намного проще создать формулу, в которой используется функция ПРОПНАЧ, которая преобразует текст ячейки А1 внужный формат:

=ПРОПНАЧ(А1)

Введите эту формулу в ячейку В1, азатем скопируйте ее вследующие 999 строк. Затем выделите диапазон В1:В1000и скопируйте его в буфер, применив команду ПравкамКопировать. Затем активизируйте ячейку А1 и преобразуйте формулы в значения, выбрав Правка^Специальная вставка (с опцией Значения).И наконец, удалите столбец в. Таким образом с помощью функцииExcel вы сэкономилинесколько часов драгоценного времени.

Способность кпринятию решений

Функции дают формулам способность к принятию решений. Предположим, у вас есть таблица, предназначенная для вычисления комиссионных с продажи. Если менеджер продает товара на сумму, превышающую $100 000, ставка комиссионного вознаграждения достигает 7,5%. Впротивном случае комиссионное вознаграждение составляет 5,0% от суммы продаж. Если вы не примените функцию, вам придется создавать две разные формулы, и для каждого отдельного случая решать, какую формулу следует использовать. Обратите внимание на следующую формулу, в которой используется функция ЕСЛИ. Формула проверяет значение, заданное вячейке А1, азатем производит соответствующие вычисления:

= IF(AK100000;Al*7,5%)

Еще немного о функциях

Как я уже говорил, в Excel присутствует более 300 функций. Если вам этого недостаточно, то можете приобрести дополнительные специальные функции усторонних производителейи даже создать свои собственные функции(используя VB А).

Если выготовы создать свои пользовательские функции, обратитесь кчасти IV этой книги.

В таком огромном количестве функций несложно запутаться. А постоянно использовать вы, скорее всего, будете лишь десяток основных формул. На практике вы убедитесь втом, что диалоговое окно Мастер функций (описанное далее в этой главе) позволяет легко найти

ивставить нужную вамфункцию, даже если вынечасто используете функции.

Вприложении Б вы найдете полный список функций Excel с краткимописанием каждой из них.

Типы аргументов функций

Рассмотрев приведенные выше примеры, вы, наверняка, заметили, что в каждой изфункций используется пара скобок. Информация, приведенная в скобках, называется аргументами функции. Количество аргументов в разных функциях неодинаково. Функция может:

•Неиметь ниодного аргумента

•Иметь один аргумент

•Иметь определенное количество аргументов

•Иметь неограниченное количество аргументов

•Иметь аргументы, задавать которые необязательно

Например, функция СЛЧИС, которая возвращает случайное число между 0 и 1, не имеет аргументов. Но даже приотсутствии аргументов, необходимо ввести пустую пару скобок:

=СЛЧИС()

Если функция имеет больше одного аргумента, аргументы отделяются друг от друга точками с запятыми. В функции НАИБОЛЬШИЙ, которая возвращает n-оенаибольшее значениеиз множества данных, используются два аргумента. Первый аргумент задает диапазонзначений, а второй — значение для п. Приведенная ниже формула возвращает третье по величинезначение ячеек диапазона Al: A100:

НАИБОЛЬШИЙ ( А 1 : А100 ; 3 )

Точка с запятой — не единственный символ, который может быть использован для разделения аргументов функции. Для этой цели можно применять,например, запятую. Символ определяется опцией Разделитель аплета Язык и региональные стандарты, вызвать которое можно из папки Панель управления.

В примерах, приведенных в начале этой главы, аргументами служили ссылки на ячейки и диапазоны. Однако, следует заметить, что в отношении аргументов функций Excel достаточно демократична. В следующих разделах я расскажу вамо других типах аргументов функций.

Имена вкачестве аргументов

Как вы уже знаете, в качестве аргументов функций могут использоваться ссылки наячейки и диапазоны. Производя вычисления, Excel просто использует текущее содержимое ячейки илидиапазона. Функция СУММвозвращает сумму своих аргументов (илиаргумента). Для того чтобы вычислить сумму значений диапазона Al: A20, можно записать такую формулу:

=СУММ(А1:А20)

Как вы,вероятно, и ожидали, если диапазон Al: A20 имеет имя(например, Sales), это имя может быть использовано вместо ссылки на диапазон:

=СУММ(Sales)

В помощь пользователям, работавшим вLotus 1

Если вам приходилось работать в любой из версий Lotus 1-2-3 (или Quattro Pro компании Corel), вы, наверное, помните, что в этих электронных таблицах перед именем функции должен стоять символ "коммерческого at" (@). Excel — достаточно сообразительная программа, способная распознать функцию и безотличительного символа.

От старых привычек трудно избавиться, и поэтому Excel воспринимает символы @ при вводе формул. Как только вы введете формулу, символ "коммерческое at" будет удален.

В качестве оператора ссылки на диапазон в Lotus 1-2-3 и Quattro Pro используются две точки (..), например, A l . .A10. Excel позволяет задавать такой оператор при вводе формулы. Однако, как только формула будет введена, Excel заменит его собственным оператором ссылки надиапазон — двоеточием (:).

Но на этом уступки пользователям, которые ещене успели адаптироваться к Excel, заканчиваются. В Excel могут применяться только стандартные имена функций; программа не воспринимает и непреобразует имена, принятые в аналогичных средствах для создания электронных таблиц. Например, если вы введете используемую в Lotus 1-2-3 функцию @AVG, Excel выдаст сообщение об ошибке (в Excel аналогичная функция носит название СРЗНАЧ). Дополнительные сведения о совместимости Excel и Lotus 1-2-3 вы найдете в приложении А.

За подробной информацией о том, как назначать и использовать имена, обратитесь к главе 3.

Задание строки или столбца в качестве аргумента

Иногда в качестве аргумента функции удобно использовать строку или столбец полностью. Следующая формула, например, возвращает сумму всех значений столбца В:

=СУММ(В:В)

Ссылки на целую строку илистолбец особенно эффективны в тех случаях, если диапазон, сумму значений которого следует вычислить, постоянно изменяется (например, если вы периодически вносите в таблицу новые данные обобъемах продаж). Прежде, чем использовать ссылку на целую строку или столбец, убедитесь в том, что этастрока или столбец не содержит данных, которые недолжны быть включены в сумму.

Вы, наверное, думаете, чтосуммирование такого большого диапазона значений (столбец,например, состоит из65 536ячеек) может увеличить время вычисления. Небеспокойтесь.Excel помнит, в каком столбце и какой строке располагается последнеезначение. Поэтому, вычисляя результат формулы с использованием ссылки нацелую строку илистолбец, программа небудет использовать ячейки, выходящие запределы последнего использованного столбца истроки.

Точные значения в качестве аргументов

Точный аргумент — это цифровое значение или текстовая строка, которые задаются непосредственно в функции. Например, функция КОРЕНЬ, которая возвращает значение квадратного корня, имеет один аргумент. В следующем примере в качестве аргумента функции используется точное значение:

=КОРЕНЬ(225)

В некоторых случаях использование точного аргумента лишает формулу всякого смысла. Такая формула всегда возвращает одно и то же значение, поэтому ее можно просто заменить цифрой 15. Применять такую формулу можно разве что в случае, когда вы хотите дать понять, что 15 — это квадратный корень из225.

Использование точного аргумента оправдано, если формула имеет два и более аргументов. Функция ЛЕВСИМВ (которая имеет два аргумента) возвращает крайние левые символы текстовой строки (первый аргумент функции). Второй аргумент определяет число символов. Если ячейка А1 содержит текст Budget, следующая формула возвращает первую букву, то есть В:

=ЛЕВСИМВ(А1;1)

Математические выражения в качестве аргументов

Excel позволяет использовать в качестве аргументов математические выражения. Такие выражения следует рассматривать как формулы в формуле. Если в качестве аргумента используется математическое выражение, Excel сначала оценивает значение этого выражения, а затем использует это значение в качестве значения аргумента. Рассмотрим такой пример:

=КОРЕНЬ((А1Л 2)+(А2Л 2))

В этой формуле используется функция КОРЕНЬ, в качестве единственного аргумента которой выступает следующее математическое выражение:

(А1Л 2) + (А2Л 2)

Вычисляя значение формулы, Excel сначала оценивает значение выражения в аргументе функции, а затем извлекает квадратный корень из значения этого выражения.

Функции в качестве аргументов

Мы уже выяснили, что в качестве аргументов функций могут выступать математические выражения. И не удивительно, что эти выражения в свою очередь могут содержать другие функции. Функции, которые используются внутри других функций формулы, называются вложенными. Прежде всего Excel оценивает значение выражения с наибольшей глубиной вложения, а затем — все остальные. Рассмотрим следующий пример вложенной функции:

=SIN(РАДИАНЫ(В9))

Функция РАДИАНЫ преобразует градусы в радианы — единицы измерения, которые используются во всех тригонометрических функциях Excel. Если в ячейке В9 задан угол в градусах, функция РАДИАНЫ преобразует градусы в радианы, а затем функция SIN вычисляет синус этого угла.

Формула может содержать не более семи уровней вложенных функций. Если вы превысите допустимый предел, Excel выдаст сообщение обошибке. В большинстве случаев, использование более семи уровней вложений не имеет смысла. Пользователи часто превышают допустимый предел припопытке создать сложные формулы, состоящие из вложенных функций ЕСЛИ.

Массивы вкачествеаргументов

В качестве аргумента функции может быть использован массив. Массив представляет собой ряд значений, разделенных точками с запятыми и заключенных в скобки. В приведенной ниже формуле используется функция ИЛИ, в качестве аргумента которой использован массив. Формула возвращает ИСТИНА, если ячейка А1 содержит значение 1, 3 или5.

=ИЛИ(А1={1;3;5})

Подробнее оработе смассивами рассказывается вчасти IV.

Очень часто использование массивов помогает упростить формулу. Следующая формула возвращает тот жерезультат. Нов качестве аргумента в нейиспользуется немассив, а функцииЕСЛИ: =ЕСЛИ(А1=1;ИСТИНА;ЕСЛИ(А1=3;ИСТИНА;ЕСЛИ(А1=5;ИСТИНА;ЛОЖЬ)))

Способы введения функции вформулу

Ввести функцию в формулу можно как вручную, так и с помощью диалогового окна Мастер функций.

Ручной ввод функций

Если выужезнакомы с функцией — знаете, сколько аргументов должна иметь эта функция и к какому типу эти аргументы относятся, — выможете просто ввести функцию и ее аргументы непосредственно в формулу. Зачастую этот метод оказывается наиболееэффективным.

В Excel 2002 появился полезный инструмент — во всплывающей подсказке отображается список имен аргументов (рис. 4.1). Если это окно мешает вам вводить данные, перетащите еговдругую область рабочего листа.

Рис. 4.1. Когда вывводите функцию, в Excel 2002 появляется список ее аргументов

Если при вводе функции вы пропустите заключительную скобку, Excel поставит скобку автоматически. Например, если вы введете =СУММ(А1:С12 и нажмете <Enter>, программа исправит ошибку, вставив закрывающую скобку.

После того как вы ввели функцию, Excel всегда преобразует записанные символы в верхний регистр. Поэтому разумно записыватьвсе функции символами нижнего регистра. Если после нажатия клавиши<Enter> программа не преобразует текст вверхний регистр, это означает, что Excel нераспознал введеннуювами запись как формулу. Так происходит в том случае, если при вводе функции была допущенаошибка илиданная функция просто недоступна (например, такая функция определенатолько в надстройке, которая вданный момент не установлена в вашей системе).

Вставка функции спомощью диалогового окна Мастер функций

Диалоговое окно Мастер функций позволяет ввести функцию и ее аргументы полуавтоматически. Использование диалогового окна Мастер функций позволяет избежать ошибок в написании функций. Кроме того, функция, вставленная с помощью этого диалогового окна, будет иметь соответствующее число аргументов, расположенных в правильном порядке.

категории. В категории 10 недавно использовавшихся представлены функции, которые вы использовали в последнее время. В категории Полный алфавитный перечень представлены функции всех категорий. Если вызнаете имя функции,а ее категория вам неизвестна, откройте категорию Полный алфавитный перечень.

В Excel 2002 появиласьвозможность поиска функций. Для поиска используется текстовое поле, расположенное вверху диалогового окна Мастер функций. Введите в окно одно илинесколько ключевых слов и щелкните на кнопке Найти. Excel выдаст список функций, удовлетворяющих условиям поиска.

Обратите внимание на то, что после выбора функции в поле списка Функция появляются название этой функции (иаргументов) и ее краткое описание.

Выбрав нужную функцию, щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно Аргументы функции, показанное на рис. 4.3. В этом диалоговом окне задайте аргументы функции. Для того чтобы задать аргумент диапазонаудобно нажать на кнопку свернутогоокна (значок в правом углу поля каждого аргумента). Excel временно сворачиваетдиалоговое окно Аргументы функции, что позволяет выделить диапазонна рабочемлисте.

_______

;J Л

P«c. ^.5. Диалоговое окноАргументы функции

Диалоговое окно Аргументы функции доступно только в Excel 2002. В предыдущих версиях функции роль этого диалогового окна выполняет Мастер функций (аналогичный диалоговому окну Аргументы функции по внешнему виду и назначению).

Несколько полезных советов по вводу функций

Приведенный ниже список содержит несколько полезных советов, которые помогут вам при вводе функций с помощью диалоговых окон Вставка функции и Мастер функций:

• Щелкнитена ссылке Справка (или клавишу <F1>), выделив название функции, и вы получите информацию о выбранной вами функции (рис. 4.4).

Позвольте Excel вставлять функции за вас

В большинстве случаев вам придется самостоятельно вставлять функции. Однако в некоторых ситуациях Excel вставляет функции автоматически:

•Когда вы щелкаете на кнопке Автосумма, расположенной на стандартной панели инструментов, Excel производит быструю проверку выделенных и окружающих ячеек. Затем программа предлагает формулу, в которой используется функция СУММ. ЕСЛИ ЭТО именно то, что вам нужно, нажмите клавишу <Enter> (или повторно щелкните на кнопке Автосумма), чтобы подтвердить предложенную программой формулу. В Excel 2002 рядом с кнопкой Автосумма приведена стрелка меню, щелкнув на которой вы получите доступ к дополнительным функциям.

•Выбрав Данные^Итоги, вы активизируете диалоговое окно Промежуточные итоги, которое дает возможность задать несколько параметров. После того как вы зададите параметры, Excel вставит строки и автоматически введет формулы. В этих формулах будет использована функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ .итоги.

*•Поммть »<« j j ,

плт

См. Taf те,

Возвращает суммупериодического платеже для аннуитетана основе постоянства сумм платежей и постоянства процентной ставки.

Синтаксис

ПЛТ(стмка;кпер;пс;6с;тип)

Более подробноеописаниеаргументовфункции ПЛТ сн, в описании функции ПС.

Ставка — процентная ставка по ссуде.

Кпер — общее число выплат по ссуде.

Пс —приведенная к текущему моментустоимость,или общаясумма, котораяна текущий момент равноценна ряду будущих платежей, называемая также основнойсуммой.

Бс — требуемое значение будущейстоимости, или остаткасредствпосле последней выплаты. Если аргумент 6с опущен, то он полагается равным 0 (нулю), т.е. для займа, например, значениебс равно 0.

Тип —число 0 (нуль) или 1, обозначающее, когда должна производитьсявыплата.

•Выплаты, возвращаемые функциейПЛТ, включают основные платежи иплатежи по процентам, но не включают налогов, резервных платежей или комиссий, иногда связываемых со ссудой.

•Убедитесь, что вы последовательны в выборе единиц измерения для задания аргументов«ставка» и«кпер». Если вы делаете ежемесячные выплаты по четырехгодичному займу из расчета 12 процентов годовых, тоиспользуйте 12%/12 для задания аргумента «ставка» и4*12 для задания аргумента «кпер». Если вы делаете ежегодные платежи по тому же займу, то используйте 12 процентов для задания аргумента «ставка» и4для задания аргумента «кпер»,

•Совет

Рис. 4.4. Не забывайте о справочной системе Excel. Обратитесь за помощью к программе, и вы получите исчерпывающую информацию офункциях

•Если активная ячейка уже содержит формулу, в которой использована функция, щелчком на кнопке Вставить функцию можно вызвать диалоговое окно Аргументы функции.

•Диалоговое окно Мастер функции может использоваться и для вставки функции в уже существующую формулу. Дляэтого отредактируйте формулу и переместите курсор туда, куда выхотите вставить функцию. Затем откройте диалоговое окно Мастер функции ивыберите нужную функцию.

•Если выпередумали вставлять функцию, щелкните накнопке Отмена.

•Количество аргументов той или иной функции определяет число текстовых полей

диалогового окна Аргументы функции. Если функция неимеет ниодного аргумента, в диалоговом окне не будет ни одного текстового поля. Если функция может иметь различное число аргументов (как, например, функция СРЗНАЧ), Excel представляет новое текстовое поле каждый раз, когда вывводите дополнительный аргумент.

• В левой части каждого текстового поля диалогового окна Аргументы функции указывается текущее значение каждого аргумента.

•В Excel есть функции, имеющие несколько форм (например, ИНДЕКС).Если вывыберете одну из этих функций, Excel откроет диалоговое окно, позволяющее выбрать ту форму функции, которую выхотите использовать.

•Если вынепомните, какие аргументы имеет та или иная функция, введите знак равенства и название функции, а затем нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+A>. Excel вставит функцию с "заполнителями", содержащими описание аргументов этой функции (рис. 4.5). Эти "заполнители" заменяются конкретными аргументами функции.

•Для того чтобы ускорить поиск нужной функции в списке Функции диалогового окна Вставка функции (Мастер функций), откройте список, введите первую букву имени

функции, а затем прокрутите список до нужного вам пункта. Например, если вы хотите найти функцию SIN в категории Полный алфавитный перечень, щелкните кнопкой мыши в любом месте списка Функции и нажмите S. Excel выберет первую функцию, имя которой начинается с буквы S. Нажимайте S, пока ненайдете в списке функцию SIN.

• Если активная ячейка содержит формулу, в которой использована одна илинесколько функций, вы можете отредактировать эти функции с помощью диалогового окна Аргументы функции. Щелкните на функции кнопкой мыши для того, чтобы эта функция появилась в строке формул. Затем щелкните на кнопке Вставить функцию.

Рис. 4.5. Нажмите <Ctrl+Shift+A>, и Excel вставит функцию с "заполнителями", содержащими описание аргументов этой функции

Категории функций

Далее я привожу список категорий функций с кратким описанием каждой из них.

В последующих главах приведены некоторые примеры специфического применения функций.

Финансовые функции

Финансовые функции позволяют производить экономические вычисления, связанные с расчетом денежных средств. Функция ПРОЦПЛАТ, например, используется для вычисления величины ежемесячной выплаты по ссуде на покупку автомобиля. Для вычисления необходимо задать следующие аргументы: размер ссуды, процентную ставку по ссуде и срок, на который ссуда предоставлена.

Функции даты ивремени

Функции этой категории позволяют анализировать и работать со значениями даты ивремени в формулах. Например, функция СЕГОДНЯ возвращает текущую дату (которая указана на системных часах).

Математические функции

В эту категорию входят разнообразные функции, выполняющие математические и тригонометрические вычисления.

Во всех тригонометрических функциях углы измеряются в радианах (а не в градусах). Для того чтобы преобразовать градусы в радианы, используйте функцию РАДИАНЫ.

Статистические функции

Функции этой категории предназначены для проведения статистического анализа диапазонов значений. С помощью статистических функций можно вычислить наименьшее значение набора значений, значение моды множества данных, стандартное отклонение по выборке или дисперсию.

Некоторые функции этой категории требуют установки надстройки "Пакет анализа".

Функции ссылок имассивов

Функции этой категории используются для нахождения значений в списках или таблицах. Самый распространенный пример — поиск значения в таблице налогов. Функция ПОИСКПОЗ может использоваться для определения налоговой ставки для конкретного уровня дохода.

Функции работы сбазами данных

Функции этой категории применяются для вычисления суммы данных списка (также известного как база данных рабочего листа), который удовлетворяет определенным условиям. Предположим, у вас есть список, содержащий информацию о месячном объеме продаж. Функцию БСЧЕТ можно использовать для подсчета записей об объеме продаж в северном регионе, значение которых превышает 10 000.

Текстовые функции

Текстовые функции позволяют манипулировать текстовыми строками в формулах. Функция ПСТР, например, возвращает заданное число знаков из строки текста, начиная с указанной позиции. Другие функции позволяют изменить регистр строки текста (например, преобразовать символы нижнего регистра в символы верхнего регистра).

Логические функции

Эта категория состоит всего из шести функций. Эти функции позволяют проверить условие (для логических ИСТИНА или ЛОЖЬ). Функция ЕСЛИ также может быть полезна, поскольку она предоставляет формулам способность к принятию решений.

Информационные функции

Функции этой категории помогают определить тип данных, хранящихся в ячейке. Например, функция ЕТЕКСТ возвращает ИСТИНА, если значение является текстом. С помощью функции ЕПУСТО можно определить, пуста ли ячейка. Функция ЯЧЕЙКА возвращает полезную информацию о конкретной ячейке.