- •Дэвид Ален Getting Things Done
- •Вступление.
- •Часть первая. Искусство выполнять задания. Глава 1. Новые методы для новой жизни.
- •Проблема: новые требования порождают недостаток ресурсов.
- •У работы теперь нет четких границ.
- •Наша работа продолжает меняться.
- •Старых методов и навыков недостаточно.
- •Наполеоновские планы против каждодневной серости.
- •Обещание: «Готовое состояние» мастера восточных единоборств.
- •Сравнение с кристально чистым сознанием.
- •Можете ли вы прийти в свое «состояние продуктивной работы», когда это необходимо?
- •Принцип: эффективные действия с внутренними обязанностями.
- •Основные требования для организации обязательств.
- •Важное упражнение: проверка этой модели.
- •Реальный труд интеллектуального труда.
- •Почему дела крутятся в голове.
- •Ваше сознание не имеет собственного сознания.
- •Превращение «Разного».
- •Процесс: экономия действий
- •Организация действий — это первейшая задача.
- •Ценность подхода «снизу вверх».
- •«Вертикальное» и «горизонтальное» управление действиями.
- •Основное изменение: выкинуть все это из головы.
- •Глава 2. Контроль над жизнью: пять фаз управления рабочим процессом.
- •Собирать.
- •Собрать 100% «Хвостов».
- •Инструменты сбора.
- •Факторы, влияющие на удачный сбор.
- •Обработка.
- •Организация.
- •Проекты
- •Категории следующих конкретных действий
- •Ежедневник
- •«Список следующих конкретных действий»
- •Не-действия
- •Когда и по каким данным делать обзор?
- •Основной фактор успеха: еженедельный обзор
- •Действия
- •Три модели принятия решения
- •Глава 3. Творческий подход к работе. На полном ходу: пять фаз планирования проектов.
- •Установка «вертикального» фокуса
- •Естественная модель планирования.
- •Простой пример: планирование выхода в ресторан
- •Естественное планирование не обязательно является нормой.
- •Неестественная модель планирования.
- •Когда «Хорошая идея» оказывается идеей плохой
- •Давайте обвиним миссис Вильямс
- •Модель скоростного планирования
- •Естественное планирование: Пять фаз.
- •Принципы
- •Перспектива/Результат
- •Прояснение желаемых результатов
- •Мозговой штурм
- •Организация
- •Следующие конкретные действия
- •Как много вам реально придется планировать?
- •Часть Вторая. Практика безстрессовой продуктивности. Глава 4. Приступим: разберемся со временем, местом и инструментами.
- •Внедрение — частичное или полное — это почти целиком набор «трюков»
- •Оставьте время в покое
- •Организация пространства
- •Даже если вы работаете в офисе, дома вам все равно нужно рабочее место
- •Сбор инструментов, которые вам понадобятся
- •Основные инструменты обработки
- •Факторы успеха в использовании системы хранения
- •И напоследок…
- •Глава 5. Сбор информации: собираем «разное»
- •Готовы? Поехали…
- •…Начнём! Физический сбор
- •Интеллектуальный сбор: Прочистка сознания
- •Список «Триггеров незаконченностей»
- •Инвентаризация содержимого корзинки
- •Но все эти материалы не должны оставаться в корзинке
- •Глава 6. Обработка: Опустошение корзинки
- •Правила
- •Начинайте с верхнего в стопке документа
- •Lifo или fifo?
- •Обрабатывайте по одному документу за раз
- •Многозадачное исключение
- •Не возвращайте документы обратно в корзинку
- •Ключевой вопрос процесса обработки: «Каково следующее конкретное действие?»
- •Что делать, если делать нечего?
- •Если конкретные действия требуются… Чтоэто за действия?
- •Когда вы уже определились со следующим конкретным действием
- •Выполняйте
- •Перепоручите это
- •Отложите это
- •У нас ещё осталась стопка «Ожидающие»
- •Идентификация ваших проектов
- •Глава 7. Организация: установка правильных корзинок
- •Основные категории
- •Важность четких границ
- •Все, что вам действительно необходимо, это списки и папки
- •Организация напоминаний о действиях
- •Действия, которые заносятся в Календарь
- •Организация действий «Как только возможно» в контексте
- •Организация «Ожидающих»
- •Использование оригинальных разработок, например, собственного напоминания о действиях
- •Организация напоминания о проектах
- •Список (списки) «Проекты»
- •Сопутствующие материалы проекта
- •Организация данных не-действий
- •Ссылочные материалы
- •Когда-нибудь/Возможно
- •Проверочные списки: Творческие Напоминания
- •Сначала отделите обязательные проекты и действия
- •Проверочные списки на всех уровнях
- •Глава 8. Обзор: поддержка работоспособности системы
- •Что и когда просматривать
- •Сначала посмотрите в ежедневнике
- •… Потом список «следующих конкретных дел»
- •Нужная информация в нужное время
- •Обновление системы управления рабочим процессом
- •Сила еженедельного обзора
- •Обзор «в перспективе»
- •Глава 9. Выполнение: принятие оптимальных решений
- •Четырехкритериальная модель принятия решений
- •Контекст
- •Время, которым вы располагаете
- •Силы и энергия, которыми вы располагаете
- •Приоритеты
- •Тройная модель оценки ежедневной работы
- •Искусство балансирования во времени
- •Шестиуровневая модель обзора проделанной работы
- •Избавление от необходимости постоянного размышления над приоритетами
- •Глава 10. Контроль над проектами
- •Необходимость большей формализации планирования
- •Какие проекты вам следует планировать?
- •Проекты, которые требуют идентификации следующих действий по планированию
- •Обдумывание проектов в разнобой
- •Инструменты для глубокого осмысления проектов
- •Инструменты для обдумывания
- •Письменные принадлежности
- •Вспомогательные структуры
- •Использование сопутствующих электронных заметок
- •Как все это можно реально применить?
- •Часть третья. Сила основных принципов. Глава 11. Сила привычки собирать
- •Личная выгода
- •Источник негативных эмоций
- •Как предотвратить невыполненные обещания себе?
- •Радикальный переход от традиционного тайм-менеджмента
- •Как много надо собирать?
- •Когда привычка фиксации дел становится корпоративным стандартом
- •Глава 12. Сила «пошагового плана»
- •Откуда взялась техника «пошагового плана»
- •Понятие «пошагового плана»
- •Почему яркие творческие личности в основном становятся жертвами дедлайнов?
- •Упрощение с умом
- •Ценность стандарта принятия решений о пошаговых действиях
- •Ясность
- •Подотчетность
- •Продуктивность
- •Доверенность
- •Глава 13: Способность работать на результат
- •Фокусировка и быстрое развитие
- •Преимущества ориентации мышления на результат
- •Волшебство управления мелочами
- •Мощь естественного планирования
- •Прыжок в позитивную организационную культуру
- •Заключение
Что и когда просматривать
Ваша индивидуальная система должна быть построена так, чтобы в любой момент вы могли обратиться к необходимой вам информации. Это, в общем-то, всего лишь здравый смысл, однако очень немногие поддержаивают работоспособность своих систем на высшем уровне.
Например, если у вас выдалась свободная минутка и в то же время вам необходимо сделать ряд телефонных звонков, не поленитесь взглянуть на их список, быть может, вы сделаете один или пару звонков прямо сейчас, или хотя бы убедитесь что те, которые вы сейчас делать не станете, ещё могут подождать. Если вам с минуты на минуту надо будет бежать на встречу с начальником или с партнерами, просмотрите план этой встречи, чтобы быть в теме. Если вы едете в химчистку, чтобы забрать белье, обратите внимание, не проезжаете ли вы по пути какие-нибудь ещё места, куда вам надо было бы зайти.
Просмотр нужных дел в нужное время, займет не больше нескольких секунд в день.
На вопрос «Сколько времени в день вы тратите на просмотр вашей системы», я отвечаю «Столько, чтобы убедиться, что я все делаю правильно». На самом деле: тут две секунды, там — три — и все. Мои списки это в некотором смысле, мой офис — а этого многие просто не понимают. Точно так же как вы прикрепляете желтые клейкие листки возле телефона, я прикрепляю их на списки «Следующих конкретных дел». После того, как вы собрали, обработали и организовали все ваши дела, вам понадобится всего несколько секунд в день для того, чтобы подогнать всю вашу систему под нужды конкретного дня.
Сначала посмотрите в ежедневнике
Чаще всего вы будете просматривать ваш ежедневник (или файл напоминаний, если у вас таковой имеется) на предмет «боевых действий» и дел, с которыми надо разобраться. Во-первых, вам надо точно знать место и время всех назначенных на день дел и встреч. Например, зная, что с 8:00 до 18:00 встречи и совещания будут идти один за одним, и вам едва ли удастся выбраться на обед, вы будете уже более осознанно планировать остальные намеченные на день дела.
… Потом список «следующих конкретных дел»
После того, как вы просмотрите ваш ежедневник на предмет времени и места встреч и подготовите для них все необходимое, вы скорее всего полезете посмотреть список конкретных дел, которые вы смогли бы переделать в сложившейся ситуации. Если вы в офисе, просмотрите список телефонных звонков, список дел на компьютере и список мелких офисных обязанностей. Этот вовсе не значит, что надо кидаться и все это выполнять, вы просто будете знать, что именно вам надо переделать, сопоставите ваши планы со свалившейся на голову работой, чтобы адекватно расставить приоритеты и убедитесь, что вы все делаете правильно. Очень важно точно знать, что вы не упускаете ничего существенного.
Если в вашем ежедневнике проставлены все необходимые напоминания, а список следующих конкретных дел постоянно пополняется и редактируется, то это пожалуй и все, что вам придется просматривать чаще, чем раз в пару дней. Частенько я по много дней не просматриваю никакие другие списки только потому, что мой ежедневник так загружен, что становится ясно — ничем иным заниматься сейчас я просто не смогу.