1. Добавление полей
Если ваш главный документ до сих пор пуст, введите сведения, которые появятся в каждой копии. Затем добавьте поля с помощью щелчка гиперссылок в области задач.
Поля - это рамки, которые вы вставляете в главный документ в тех местах, где необходимо появление уникальных сведений. Например, вы можете щелкнуть ссылки Блок адресаилиСтрока приветствияв области задач для добавления полей вверху нового письма продукта таким образом, что письмо каждого получателя содержит личный адрес и приветствие (рис.6.8). Поля в документе появляются в значках шеврона, например«БлокАдреса».
Рисунок 6.8. Вставка полей.
2. Сопоставление полей
При вставке поля блока адресов или строки приветствия в документ вам будет предложено выбрать формат (рис.6.9). Например, на рисунке изображено диалоговое окно Строка приветствия, открываемое при щелчкеСтрока приветствияв области задач. Вы используете списки в группеФормат строки приветствия, чтобы сделать выбор.
Рисунок 6.9. Форматирование Строки приветствия.
По окончании добавления и сопоставления полей в главном документе вы готовы к следующему шагу.
Шаг 4: предварительный просмотр слияния и его выполнение
1. Предварительный просмотр слияния
Вы можете сделать предварительный просмотр объединенных документов и внести изменения перед действительным выполнением слияния.
Для предварительного просмотра, выполните один из следующих пунктов:
Пролистайте каждый объединенный документ с помощью кнопок «Следующая» и «Предыдущая» в области задач.
Сделайте предварительный просмотр конкретного документа, щелкнув Найти получателя.
Щелкните Исключить получателя, если вы решили не включать рассматриваемую запись.
Щелкните Изменить список, чтобы открыть диалоговое окноПолучатели слияния, где вы можете отфильтровать список, если видите записи, которые вы не хотите включать.
При необходимости внести другие изменения щелкните Предыдущаявнизу области задач, чтобы вернуться назад на шаг или два.
Если вы удовлетворены результатами слияния, щелкните Следующаявнизу области задач.
2. Выполнение слияния
То, что вам нужно сделать сейчас, зависит от типа создаваемого документа. Если вы объединяете письма, вы можете их распечатать или изменить каждое из них в отдельности. Если требуется изменить письма, Word их все сохранит в одном файле с одним письмом на странице.
Не зависимо от того, какой вид документа вы создаете, вы можете распечатать, перенести, сохранить все или одно подмножество документов.
При создании объединенных сообщений электронной почты они отсылаются сразу после выполнения слияния. Поэтому, после того, как вы выбрали, какие сообщения отсылать, вам будет предложено указать столбец в файле данных, где Word сможет найти электронные адреса получателей. Вам также будет предложено ввести предметную строку сообщения.
Помните, что объединенные сообщения, которые вы сохраняете, находятся отдельно от главного документа. Полезно сохранять главный документ отдельно, если вы планируете использовать его для другого слияния.
Сохраняя главный документ, в дополнение к его содержанию и полям вы также сохраняете его связь с файлом данных. В следующий раз при открывании главного документа, вам будет снова предложено объединить информацию из файла данных с главным документом.
При щелчке команды Дадокумент откроется с данными из первой присоединенной записи. При открывании области задач (менюСервис, подменюПисьма и рассылки, командаСлияние) вы выполняете шагВыбор получателей. Вы можете щелкнуть гиперссылки в области задач, чтобы изменить файл данных для включения другого набора записей или для присоединения другого файла данных. Затем вы можете щелкнутьДалеевнизу области задач для продолжения слияния.
Если вы щелкните Нет, то соединение между главным документом и файлом данных будет утеряно. Главный документ становится обычным документом Word. Поля заменены уникальными сведениями из первой записи.
1Подробнее о работе сMicrosoftWord2003 можно ознакомиться, например, в электронном курсе Спиридонова О.В. «Расширенные возможностиMicrosoftWord2003».http://www.e-college.ru/xbooks/xbook051/book/index/index.html?go=part-027*page.htm
2http://office.microsoft.com/ru-ru/word-help/HA001034920.aspx