6.10. Создание оглавления

Для автоматического создания оглавления необходимо выбрать стили заголовков - например, «Заголовок 1», «Заголовок 2» или «Заголовок 3», - которые требуется включить в оглавление. Приложением Word будет выполнен поиск заголовков, соответствующих выбранным стилям. После этого для каждого из элементов оглавления будут заданы форматирование и отступ, соответствующий стилю заголовка, а затем оглавление будет размещено в документе. Для создания оглавления:

1. щелкните в документе место, куда будет вставлено оглавление (обычно это начало документа).

2. на вкладке Ссылкив группеОглавление и указателивыберитеОглавление, а затем щелкните необходимый стиль оглавления.

Если заголовки или другие элементы оглавления были добавлены в документ или удалены из него, обновить оглавление можно простым способом:

1. щелкните правой кнопкой мыши в любом месте оглавления и в контекстном меню выберите команду Обновить поле;

2. выберите обновить только номера страницилиобновить целиком.

6.11. Слияние

Слияние² применяется в тех случаях, когда необходимо создать набор однотипных документов, каждый из которых содержит уникальные элементы. Например, при подготовке объявления о выпуске нового продукта, рассылаемого по почте, в каждую копию необходимо включить стандартную эмблему компании и описание продукта, при этом адрес получателя и строка приветствия должны быть уникальными.

С помощью слияния можно создавать следующие документы.

• Набор наклеек или конвертов.На каждом конверте и наклейке печатается стандартный адрес отправителя, но разные адреса получателей.

• Набор документов на бланке, сообщений электронной почты или факсов.Все письма, сообщения и факсы содержат стандартный текст, однако в каждом содержатся уникальные сведения о получателе, например имя, адрес или другие личные данные.

• Набор нумерованных купонов.Купоны различаются только уникальным номером.

Чтобы вручную создать каждое письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт или купон потребовалось бы много часов. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Вам нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра. Об остальном позаботится Word.

Чтобы начать процедуру слияния, выполните следующие действия.

1. Запустите программу Word.

По умолчанию открывается пустой документ. Не закрывайте его, иначе вам не удастся выполнить следующий этап.

2. В меню Сервисвыберите командуПисьма и рассылки, а затем - командуСлияние.

1. Шаг 1: выбор типа документа и главного документа

2. 1. Выбор типа документа, к которому нужно присоединить данные

Откроется область задач Слияниес вопросом о типе объединенного документа, который вы создаете (рис.6.6). Выбрав тип, щелкнитеДалеевнизу области задач.

Рисунок 6.6. Выбор типа документа.

2. Выбор главного документа, который вы хотите использовать

Если ваш главный документ (называемый в области задач начальный документ) уже открыт, или вы начинаете с нового документа, вы можете щелкнутьТекущий документ.

В противном случае, щелкните Начать с шаблонаилиНачать с существующего документаи затем укажите расположение шаблона или документа, который вы хотите использовать.

Шаг 2: подключение к файлу данных и выбор записей

3. 1. Подключение к файлу данных

На этом шаге процесса слияния происходит подключение к файлу данных, где хранится уникальная информация, которую вы хотите добавить в документ (рис.6.7).

Рисунок 6.7. Подключение к файлу данных.

При отсутствии файла данных щелкните Ввести новый списоки затем воспользуйтесь формой, которая открывается для создания списка. Список сохраняется как файл базы данных, который можно использовать повторно.

4. 2. Выбор записей в файле данных, который предназначен для использования

Подключение к определенному файлу данных вовсе не означает, что вам нужно объединить информацию из всех записей (строк) в этом файле данных в главном документе.

После подключения к файлу данных, предназначенному для использования, или после создания нового файла данных откроется диалоговое окно Получатели слияния. Вы можете выбрать подмножество записей для слияния с помощью сортировки или фильтрования списка.

После выбора нужных записей можно переходить к следующему шагу.

Шаг 3: добавление полей к главному документу