1. 6.4. Проверка правописания

Word предоставляет различные средства автоматизированной проверки документов, простейшим из которых является проверка правописания. Для настройки проверки нужно выбрать команду меню Сервис/Правописание,установить флажкиАвтоматически проверять орфографиюиАвтоматически проверять грамматику, снять флажкиНе выделять слова с ошибкамидля орфографии и для грамматики.

В процессе ввода текста документа Word подчеркивает возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а грамматические ошибки - зеленой волнистой линией.

Чтобы исправить ошибку, нужно подвести указатель мыши к слову, подчеркнутому волнистой линией, и нажать правую кнопку мыши, а затем выбрать правильный вариант написания в контекстном меню.

Если волнистое подчеркивание мешает работе с документом, можно до начала работы над ошибками отменить отображение этих линий.

2. 6.5. Сохранение и печать документа

В редакторе Word предусмотрена возможность сохранения активного документа, то есть документа, с которым в настоящий момент ведется работа, вне зависимости от того, является ли он вновь созданным или нет. Существует возможность сохранения всех открытых документов одновременно. Кроме того, можно сохранить копию активного документа под другим именем и в другом месте.

Документ можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было использовать в других программах.

Сохранить результат работы можно командой меню Файл/Сохранить как…Необходимо задать имя файла, тип файла и папку, в которой будет размещен файл.

В редакторе Word предусмотрено автоматическое сохранение документов. Это дает возможность восстановить документ в случае, если выполнение программы будет прервано по причине сбоя или при внезапном отключении электричества. Если включено автосохранение, внесенные в документ изменения сохраняются во временный файл с указанной частотой. Например, если интервал автосохранения данных равен 5 минутам, это дает возможность в случае потери файла восстановить больше данных, чем при интервале в 10 минут. Если при включенном автосохранении программа Word перестала отвечать на сигналы и пришлось перезагрузить компьютер, при повторном запуске Word автоматически открываются временные файлы. Содержимое временных файлов соответствует последним сохраненным автоматически изменениям в документе. Использование автосохранения не избавляет от необходимости сохранять открытый документ обычным способом; временные файлы удаляются при закрытии или сохранении документа.

Для печати документа выбирается команда меню Файл/Печатьили кнопкаПечатьна панели инструментовСтандартная. Нажатие кнопкиПечатьприводит к распечатке всего документа. Выбор команды меню в свою очередь позволяет выбрать часть многостраничного документа, которую требуется распечатать. В полеСтраницыв этом случае указываются номера или диапазоны страниц, которые необходимо напечатать.

3. 6.6. Шаблоны

Шаблон- это документ, который содержит разнообразную информацию о стилях форматирования частей документа, стандартных текстах и многое другое. Коротко говоря, шаблон может содержать такую же информацию, как и обычный документ. Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготавливать новые аналогичные по форме (но не по содержанию!) документы без затрат времени на форматирование.

Word содержит в своем составе множество различных готовых шаблонов, которые перечислены во вкладках диалогового окна Создание документа. Пользователь может изменять имеющиеся шаблоны и создавать свои собственные: простые шаблоны создать совсем легко, да и сложные не так уж трудно, причем легче всего для создания шаблона использовать готовые документы. Например, шаблон делового письма можно сохранить на основе созданного ранее документа.

Подготовленный определенным образом документ нужно сохранить как шаблон: команда меню Файл /Сохранить как.../ шаблон документа.

После этого для подготовки нового письма достаточно выполнить команды Файл/Создать/Общие, деловое письмо, документ.