документ с точки зрения необходимости его регистрации и хранения, постарайтесь сразу же ответить на вопрос о том, какую пользу вы могли бы извлечь из него в будущем. Если убедительного ответа на такой вопрос вы не находите, то смело отправляйте его в мусорную корзину.

Кроме вопроса осторожной тактики, в деле регистрации и хранения документов существуют и ряд других проблем. Проверьте, какие проблемы непосредственно относятся к вам:

·неправильное размещение информации?

·отсутствие структуры системы регистрации и хранения документов?

·несоблюдение структуры системы регистрации и хранения документов?

·недостаточно продуманная система группировки документов для их последующего поиска?

·отсутствие системы удаления устаревших документов?

·создание дублирующих друг друга папок по причине отсутствия четкого представления о документах, уже имеющихся в наличии?

·регистрация и хранение документов, к которым можно получить свободный доступ из других источников?

·создание внутри системы слишком сложной классификации по категориям, вплоть до того, что система становится неуправляемой?

·несоответствие оборудования хранению материалов специфических типов?

·трата времени на поиск неправильно зарегистрированных файлов?

·нерешительность в вопросе выбора места хранения документов?

·отсутствие папок, позаимствованных неизвестными лицами?

Правильно размещайте информацию

Выбор способов размещения и хранения информации должен осуществляться с учетом частоты обращения к папкам с документами.

Текущие проекты и виды деятельности

К этой категории относятся папки, к которым вы можете обращаться по нескольку раз на дню, поэтому их следует хранить или в картотечных ящиках вашего стола, или в картотеке на колесиках, которая должна располагаться в непосредственной близости от вашего рабочего стола. К этой же категории относятся папки с документами по индивидуальным проектам или заданиям, находящимся в процессе выполнения. Возможно, целесообразно будет промаркировать эти папки следующим образом: для ответа, для прочтения, для подготовки к совещаниям. Это поможет вам побороть склонность к захламлению вашей папки входящих документов и избежать возникновения кип бумажных документов на вашем рабочем столе. Если вы выберете такой подход, вам следует быть осторожными, чтобы эти папки не превратились в места скопления мусора. Особенно это относится к папкам, помеченным «для прочтения». Недостаток папок общего назначения заключается в их структуре, из-за чего можно пропустить важную информацию о сроках выполнения той или иной задачи. Например, предварительное чтение для подготовки к совещанию или письмо, на которое нужно ответить к определенной дате. Для преодоления этой проблемы пользуйтесь папками с многочисленными отделениями, выполненными в виде гармошки, с системой напоминаний (см. гл. 4).

Основные справочные файлы