- •Аннотация
- •ВВЕДЕНИЕ
- •Список вопросов для проверки уровня самоорганизации
- •1. ЗНАТЬ, К ЧЕМУ ВЫ СТРЕМИТЕСЬ
- •Четкое понимание своей роли
- •Постановка целей
- •Конкретные цели
- •Измеримые цели
- •Достижимые цели
- •Цели, направленные на результат
- •Цели, связанные по времени
- •Практикум
- •Охват всей картины в целом и по отдельным деталям
- •Соблюдение баланса между различными элементами вашей работы
- •Определение повседневных приоритетов
- •Рис. 1.1. Определение приоритетов
- •Сектор А: важные и срочные задачи
- •Сектор В: важные, но не срочные задачи
- •Сектор С: срочные, но не важные задачи
- •Сектор D: не срочные и не важные задачи
- •Правило 80:20
- •Заключение
- •2. ОРГАНИЗУЙ СВОЕ ВРЕМЯ
- •Каким образом вы используете свое время сейчас
- •Контрольное упражнение — важность задачи
- •Рис. 2.1. Контроль выполнения задач
- •Рис. 2.2. Примеры приоритетов
- •Планирование и учет вашего времени
- •Планирование
- •Ведение учета
- •Планирование вашего времени
- •Планирование вашего дня
- •Планирование вашей недели
- •Обзор следующих трех месяцев
- •Ведение учета вашего времени
- •Инструменты планирования и ведения учета
- •Списки «что надо сделать?»
- •Бумажные носители информации — планировщик и органайзер
- •Компьютерные персональные информационные системы (ПИС)
- •Карманные органайзеры и персональные цифровые помощники (ПЦП)
- •Практикум
- •Планирование вашего времени — оценка потребностей во времени
- •Внесение задач в план вашего рабочего дня
- •ПРАКТИКУМ ? СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ТОЧНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВАШЕГО ВРЕМЕНИ
- •Отсрочка
- •Стратегия победы над отсрочкой
- •ПРАКТИКУМ — СПРОСИТЕ СЕБЯ:
- •Соблюдение конечных сроков
- •Образ действия при выполнении задач с нереальными конечными сроками
- •Планирование с целью соблюдения конечных сроков
- •Невозможность приступить к работе
- •Избегайте зависимости от ошибок других
- •Чрезмерно не гонитесь за совершенством
- •ПРАКТИКУМ — СПРОСИТЕ СЕБЯ:
- •Управление временем и проекты
- •Рис. 2.4. Построение графиков задач и этапов с помощью программного обеспечения управления проектом
- •Заключение
- •3. УЯСНИТЕ МЕТОД ВАШЕЙ РАБОТЫ
- •Планирование задач на соответствующее им время
- •Требования, предъявляемые вам различными задачами
- •Какое время наиболее благоприятно для вас?
- •Почему вы не всегда можете рассчитывать на те же самые биоритмы?
- •Старайтесь планировать стоящие перед вами задачи в соответствии со временем, находящимся в вашем распоряжении
- •Мобилизуйте силу привычки
- •Как вырабатываются привычки
- •ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ — СПРОСИТЕ СЕБЯ:
- •Советы по осуществлению изменений в области привычек
- •Отточите ваше мастерство в области принятия решений
- •Опасения
- •Информация
- •Расчет времени
- •Поведение других лиц
- •Систематический подход к принятию решения
- •Давайте двигаться вперед
- •Анализ, эмоции или интуиция
- •Передача полномочий на принятие решения другим лицам
- •Привлечение других для участия в процессе принятия решения
- •Диапазон демократии в области принятия решений
- •Заключение
- •4. ОРГАНИЗУЙТЕ РАБОТУ С ДОКУМЕНТАМИ
- •Вычлените важную информацию
- •Примите на вооружение системный подход
- •Рис. 4.1. Пять действий
- •Отправьте в мусорную корзину
- •Примите к обработке
- •Определитесь относительно последующего действия
- •Займитесь отсылкой
- •Отправьте на хранение
- •Избегайте перегрузок избыточной информацией
- •Избыточное копирование
- •Научитесь читать более эффективно
- •КАКОВА МОЯ ТЕПЕРЕШНЯЯ СКОРОСТЬ ЧТЕНИЯ?
- •Почему мы медленно читаем?
- •Рис. 4.2. Регулятор темпа
- •Использование регулятора темпа
- •Рис. 4.3. По мере увеличения скорости чтения постарайтесь перейти на зигзагообразное скольжение регулятором темпа по странице
- •Другие способы
- •Предварительный просмотр для повышения понимания
- •Варьируйте ваш темп
- •Сосредоточьтесь на том, что важно
- •Добейтесь создания благоприятной атмосферы
- •Отработайте методы беглого просмотра
- •Будьте разборчивы в отношении того что читаете
- •Правильно пользуйтесь своей памятью
- •Рис. 4.4. Уровень запоминания
- •Заключение
- •5. ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗУЙТЕ ВАШУ МАНЕРУ РАБОТЫ С ЛЮДЬМИ
- •Стратегия совещаний
- •Неадекватное планирование
- •Неадекватное управление
- •Десять советов лицу, созывающему совещание
- •Десять советов лицу, приглашенному на совещание
- •Альтернативы совещаниям
- •Передача полномочий
- •Четыре шага к эффективной передаче полномочий
- •1. Примите решение относительно того, какие полномочия вы хотите передать
- •2. Выберите подходящего исполнителя
- •3. Подготовьте почву
- •4. Стойте в стороне, ожидайте докладов, выказывайте положительную ответную реакцию
- •Контроль над осуществлением предоставленных полномочий
- •Обратное делегирование полномочий
- •Побочное делегирование полномочий
- •Преодоление факторов отвлечения внимания и помех
- •Десять способов сократить помехи
- •ОТКРЫТЫЕ ИЛИ ЗАКРЫТЫЕ ДВЕРИ
- •Краткие и продуктивные помехи
- •Помогайте другим стать более организованными
- •Если они работают на вас
- •Если вы работаете на них
- •Неспособность к принятию решений
- •Склонность к принятию поспешных решений
- •Неспособность завершить совещание
- •Неспособность к постановке четких задач и неумение сконцентрироваться на важных вопросах
- •Неспособность запомнить, что он вас просил сделать
- •Научитесь говорить «нет»
- •Как научиться говорить «нет»
- •Агрессивный подход
- •Робкий подход
- •Ассертивный подход [*]
- •Заключение
- •6. ПРАВИЛЬНО ОРГАНИЗУЙТЕ ПОРЯДОК В СЛУЖЕБНОМ ПОМЕЩЕНИИ
- •Подумайте об эргономике
- •Мебель
- •столы
- •стулья
- •РЕГУЛИРОВКА СТУЛА
- •Рис. 6.1. Регулировка стула
- •другие виды мебели
- •оборудование
- •освещение
- •Использование компьютера
- •Займитесь наведением порядка на вашем рабочем месте
- •Наведение порядка в посудных, платяных и книжных шкафах
- •Наведение порядка на рабочем столе
- •Как справиться с кипами документов
- •Рис. 6.2. Как справиться с кипами документов
- •Как сохранить наведенный порядок
- •Заключение
- •7. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И ХРАНЕНИЯ
- •Правильно размещайте информацию
- •Текущие проекты и виды деятельности
- •Основные справочные файлы
- •Организация вашей системы регистрации и хранения документов
- •Регистрация и хранение документов
- •Сортировка папок и удаление из них ненужных документов
- •Создание электронной картотеки бумажных документов
- •Рис. 7.1. Небольшая система обработки и хранения документов
- •Организация компьютерных файлов
- •Выбор имен файлов
- •Резервное копирование
- •Что обычно должно подвергаться резервному копированию?
- •Куда осуществлять резервное копирование
- •Заключение
- •8. ИЗВЛЕКАЙТЕ ПОЛЬЗУ ДЛЯ СЕБЯ ИЗ ПРИМЕНЕНИЯ ТЕХНОЛОГИЙ
- •Когда не стоит пользоваться технологическими достижениями
- •Выбор соответствующего программного обеспечения
- •Если вы новичок в компьютерном деле
- •Если вы опытный пользователь компьютера
- •Решение о модернизации программного обеспечения
- •Периодические проверки компьютерных привычек
- •Полезные инструменты
- •Текстовые редакторы
- •Нужно ли пользоваться текстовым процессором, если у меня есть секретарь?
- •Электронные таблицы
- •Программное обеспечение для управления проектами
- •Программное обеспечение распознавания речи
- •Программное обеспечение презентаций
- •Базы данных
- •Пакеты обучения работе на клавиатуре
- •Использование голосовой почты
- •Запись ваших сообщений
- •Оставление сообщений для других лиц
- •Заключение
- •9. ПРАВИЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПОЛЬЗОВАНИЯ ИНТЕРНЕТОМ
- •Электронная почта
- •Десять советов по эффективному использованию электронной почты
- •Как избавиться от «мусорной» электронной почты
- •Рис. 9.1. Блокировка «мусорной» электронной почты в «Outlook Express»
- •Поиск информации в Интернете
- •Поиск
- •Тематические каталоги Интернета
- •Поисковые системы
- •Инструменты метапоиска
- •Советы по поиску
- •Повторные посещения полезных сайтов
- •Оценка качества информации
- •Повышение скорости работы с Интернетом
- •Если за соединение с Интернетом отвечаете вы
- •Заключение
- •10. ОРГАНИЗУЙТЕ СЕБЯ, НАХОДЯСЬ ВНЕ ОФИСА
- •Планирование
- •Поддержание заведенного порядка
- •Заключение
- •11. СОВЕРШЕНСТВУЙТЕ СВОЕ МАСТЕРСТВО
- •Установите некоторые цели
- •Проведение обзора достигнутых результатов
- •Как остаться на правильном пути при смене места работы?
- •Работа с новыми людьми
обижая его.
Помогайте другим стать более организованными
Несмотря на все ваши попытки правильно организовать свой график работы, недостаточная организованность других может привести вас в замешательство, поэтому, я думаю, стоит обратить внимание на некоторые вопросы стратегии в деле повышения уровня организованности лиц, окружающих вас.
Если они работают на вас
Беседа с людьми менторским тоном по поводу недостатка их организованности редко приводит к чему-то большему, чем угодливое поддакивание на людях и иронические замечания за вашей спиной. Но если вы добьетесь от подчиненных понимания их собственных проблем и вооружите методикой по устранению этих проблем, такой подход, по-видимому, будет гораздо более продуктивным. Все дело в том, чтобы задать правильный вопрос в атмосфере, способствующей размышлениям, — во время встречи с глазу на глаз, например. Научите своих коллег концентрировать внимание на устранении различных проблем поочередно, и если вы увидите, что они движутся в правильном направлении, не скупитесь на похвалу. Не забывайте о положительной поддержке. Она является чрезвычайно мощным стимулом в деле изменения поведения того или иного индивидуума. Всегда старайтесь найти в поведении человека что-то положительное и, хочу еще раз повториться, не скупитесь на похвалу. Давление со стороны членов коллектива тоже оказывает огромное влияние на поведение индивидуума. Здесь, возможно, стоит поразмышлять над тем, есть ли какая-то польза в инициативе целой команды, направленной на достижение большей эффективности в работе.
Если вы работаете на них
Работать на неорганизованного начальника сродни кошмару, но не следует относиться к его слабостям индифферентно, просто жалуясь на них своим коллегам за кофе и не пытаясь их исправить. Если вы будете Двигаться в правильном направлении, то вам многое удастся изменить, но вы должны в своих попытках довольствоваться работой над исправлениями тех аспектов поведения вашего начальника, на которые вы действительно можете повлиять в лучшую сторону, с теми же аспектами, на которые вы не имеете влияния, следует смириться. Убедитесь, что ни вашей работе, ни вашей организации никакая опасность не грозит, избегайте прямой конфронтации, если у вас нет запасного места работы. Ниже вашему вниманию представляются пять часто проявляемых вашим неорганизованным начальником качеств и предложения по их исправлению.
Неспособность к принятию решений
Помните, что ваши начальники редко являются хозяевами своей судьбы. Вместо того чтобы раздражаться по поводу того, что на первый взгляд кажется нерешительностью и негативным отношением, попробуйте понять, в какой среде им приходится работать, и по возможности вооружите их тактикой для ведения борьбы с теми, кто стоит выше их по положению. Отдавайте себе отчет в том, что ваш начальник может столкнуться с трудностями, пытаясь настроиться на проблему, которая находилась