Федор Башкиров

Моя система тайм-менеджмента

Скорость жизни растет совсем как цены на недвижимость в Москве. Количество ежедневных и прочих дел давно невозможно удержать в голове. Семья, работа… А если ты еще и руководитель… Поделюсь своим опытом управления временем.

Второй дом - офис

На моем рабочем компьютере установлен добрый старый Microsoft Outlook. Его-то я и решил взять за основу собственной ТМ-системы. Забегая вперед скажу, что были попытки что-то создать в Excel, однако минусы перекрыли небольшие плюсы.

Основное рабочее окошко в Outlook – КАЛЕНДАРЬ. Там я вижу запланированные на день дела, а также краткосрочные задачи. Стараюсь запланировать не больше 60 процентов рабочего времени, т.к. по опыту знаю, что обязательно будут внеплановые мероприятия (указания от руководства, проблема от подчиненных и т.п.).

Второе рабочее окно – ЗАДАЧИ. Для удобства каждой задаче присваивается категория. В результате естественного отбора имеются следующие категории:

1.1. Уточняющие задачи

1.2. Дела на сегодня

1.3. Текущие дела (дела, которые надо сделать в ближайшее время, но не сегодня, в противном случае они переходят в категорию «Дела на сегодня».)

2.1. – 2.6. На контроле (поручения сотрудникам, по фамилиям)

3.1. Долгосрочные проекты

4.1. – 4.9. Кайросы

В окошке КАЛЕНДАРЬ отображаются задачи 1.1. и 1.2., что позволяет грамотно и четко планировать рабочий день. Остальные задачи свернуты.

Я установил правило – как только появляется какая-то тема (неважно, руководитель что-то поручил делать, коллеги из бухгалтерии должны договор вернуть и т.п.) – заношу сразу в задачу или календарь. Стопроцентная гарантия, что за круговертью дней ничего не забудете.

Естественно, что Outlook используется как почтовая программа, а также как хранилище записок – различных мыслей.

«Еду, еду, еду, еду я….»

Когда я покидаю офис, то со мной всегда (помимо сотового телефона) карманный компьютер (КПК). Естественно, что он синхронизирован с Большим братом – рабочим компьютером. Все задачи, расписания и контакты у меня с собой, под рукой. При необходимости через телефон можно выйти в Интернет. Кроме того, в КПК хранится штук десять-пятнадцать книг (от художественной до философской), интересные статьи из Интернета, а также в память закачены документы, над которыми в настоящее время веду работу. Это позволяет вдали от офиса использовать минуты и часы не на бесцельное разглядывание пейзажей и окружающих, а плодотворно использовать возможность побыть вдали от офисной текучки. Иногда, когда хочется просто отдохнуть, КПК превращается в МР3-плеейр. Главное иметь карту памяти большого объема, на которую можно записать пару-тройку альбомов любимой музыки.

Дома

Основной домашний инструмент – бумажная табличка на холодильнике, в которой ежедневно отмечаются выполненные (или не выполненные) запланированные дела. Это позволяет всегда иметь перед глазами напоминалку о данных себе обещаниях. Табличку делаю в Excel (по горизонтали – дела, по вертикали – дни), распечатываю на месяц. При этом дела заношу в таблицу через компьютер, но при распечатывании оставляю пустые строки, в которые вписываю возникшие в течение месяца дела.

Небольшой совет

Обязательно научитесь печатать десятипальцевым методом. Методик достаточно много – выбирайте на вкус (только не тратьте всю жизнь на поиск самой-самой лучшей техники, все зависит исключительно от вас). Потраченные часы с лихвой окупятся, поверьте. Ваш покорный слуга приезжал на работу пораньше и спокойно занимался. Месяца вполне хватило.

© Федор Андреевич Башкиров, июль 2006 г. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru

Статья написана специально для Improvement.ru. Адрес документа на сайте: http://www.improvement.ru/zametki/bashkirov2/

Допускается без дополнительного согласования с редакцией публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией.

4