WinOrganizer

Пару лет назад пробовал работать с Outlook, но не пошло. Когда нашел WinOrganizer, мне в нем приглянулось все. И сейчас, после знакомства сGTD, он меня не подвел и позволил все настроить в стиле новых веяний.

Внешний вид дерева папок представлен на рис.9.

Все начинается с папки «Цели», думаю это логично т.к. упуская из виду главные цели, начинаешь переставлять стулья на «Титанике». Папка цели представлена на рис.10

Основная работа при планировании дня идет при использовании трех папок со списками дел.

• Сегодня. Это основная папка с которой работаю. Вечером накануне следующего дня при составлении плана в эту папку переносятся все «контексты» с которыми буду работать в течение дня.езультата.) с простыми действиями.ретные действия. 0000000000000000000000000

• Контексты. Это спискиконкретных действий,организованные по категориям. Задачи в «контексты» в основном попадают из папки «проекты».

• Проекты. В этой папке находятся все проекты которые выполняются. Очень удобно просматривать весь список ведущихся проектов, укрепляется уверенность что все под контролем и движется.

• Контроль. Папка содержит только два списка. На сегодняшний день, т.к. система по определению не может быть застывшей в камне, я не определился, буду ли в дальнейшем использовать папку «Поручить». Так как периодически в «Контроль» попадают задачи прямо из «проекта» или «контекста». Правда, иногда это бывает даже очень удобно.

Основной принцип работы заключается в том, чтобы внутри каждого списка находились конкретные действия. Как это выглядит можно увидеть на рис.12.

Для того чтобы это работалоНЕЛЬЗЯпутать проекты (многоступенчатые задачи) с простыми действиями. Необходимополностьюпреобразовать проект в список конкретных действий. Для дополнительного стимула в описании действий я использую действенные глаголы и ясную формулировку, ориентированную на результат.

По работе с WinOrganizer осталось привести общую схему (сх.1) Вот и она:

Как это работает

Инструменты и методики, лежащие в основе моей системы организации, призваны решать пять типов задач:

• Сбор всей необходимой информации в определенном месте. Очищаю голову - избавляюсь от назойливой песенки: надо, надо, надо…

• Обработка и структурирование информации. Приходит понимание, что не так страшен черт, как его малюют.

• Эффективное хранение справочной информации. Появляется уверенность что необходимая информация будет доступна в тридцатисекундный срок.

• Создание полного обзора. Позволяет рассчитать силы и добиться большего, меньшими силами.

• Стимулирование к действиям. Избавляет от синдрома сороконожки, размышляющей с какой ноги ходить.

Все, что в течение дня попадает в руки и не может сразу же быть выполнено, идет во входящие лотки. Мысли, которые не могут быть реализованы в тот же момент, фиксируются в блокноте или диктофоне. При нахождении в «физической зоне контекста» (место или человек) удобно сразу же по «горячим следам» вносить изменения в карточку контекста.

При первой же возможности, а чаще всего вечером во время составления плана на следующий день расчищаю «входящее». Здесь у меня есть несколько правил:

1. Содержимое лотков обязательно просматриваю, но разбираю полностью только раз, в неделю выделяя на это около часу времени.

2. Диктофон и блокнот разбираю дочиста каждый день. Т.е. вношу все записи в WinOrganizer в раздел: «01 Входящие» папка «Сегодня» (см. рис. 11).

3. Карточки контекста и WinOrganizer на сто процентов не синхронизированы, т.к. порой излишний формализм не окупается. Правила здесь придерживают одного: в карточке должна быть вся информация. Как вариант для тех, у кого есть КПК, можно использовать Microsoft Excel или Outlook.

4. Планирую день обычно вечером. Если день предстоит очень активный, то зачастую в ежедневнике идет только перечисление последовательности мест и людей, с которыми предстоит встреча. Обязательно на каждую такую ссылку есть карточка, которая крепиться к обложке зажимом.

5. Так как файл WinOrganizer у меня на флэшке, то и дома и в офисе информация находится все время под рукой.

6. На данном этапе при работе с почтой использую только три папки: «Входящие», «Хранить», «Контроль». Если письмо требует действий то оно находится до принятия решения во входящих, дальше у него три пути если это важная информация, тогда – хранить, если поручение – контроль, все остальное – корзина. Папку «хранить» просматриваю раз в неделю, устаревшее удаляю.

Далее представлена общая схема (сх.2) как все это работает: