Александр Певцов

Программа учета времени ФинЭкспертиза-Time

Практически в любом бизнесе возникает проблема определения времени, затраченного офисным сотрудником (менеджером, специалистом) на исполнение того или иного проекта или отдельных задач в его рамках. В некоторых случаях этот вопрос стоит особенно остро – например в консалтинговых компаниях, так как затраченное время формирует себестоимость работ, является необходимым для планирования деятельности и обеспечения равномерной загрузки персонала.

Мы – аудиторско-консалтинговая группа ФинЭкспертиза, входим в десятку крупнейших по России – для решения этой задачи разработали собственную небольшую компьютерную программу учета рабочего времени офисных сотрудников «FET:ФинЭкспертиза-Time». Предлагаем ее бесплатно всем желающим, скачать можно на странице http://www.finexpertiza.ru/fet/

Программа работает по принципу «шахматных часов». Приступая к выполнению новой работы, сотрудник выбирает из списка название проекта и конкретной задачи в его рамках, после чего программа начинает отсчитывать время до тех пор, пока ей не будет указан иной проект или задача. Реализовано отключаемое периодическое напоминание о необходимости выбора текущей работы. Окошко «FET:ФинЭкспертиза-Time» занимает немного места на рабочем столе Вашего компьютера и ее использование вскоре входит в привычку, позволяя Вам постоянно получать достоверную информацию для определения трудозатрат, себестоимости проделанных работ и их дальнейшего планирования.

Списки проектов и задач могут по Вашему выбору редактироваться самим пользователем («индивидуальная установка»), или только наделенным соответствующими полномочиями менеджером («групповая или корпоративная установка») и храниться на локальном или общем сетевом диске.

Программа «FET:ФинЭкспертиза-Time» имеет возможность экспорта протокола учета рабочего времени в файлы с форматом «Microsoft Word» и «Microsoft Excel». Файлы экспортируются в выбранный каталог и имеют те же имена, что и файл протокола, но с расширением «.doc» или «.xls» - соответственно.

Для получения информации о трудоемкости выполнения проектов и задач в программе существует возможность вывода отчетов как в разрезе проектов и задач по датам («Статистический отчет»), так и в разрезе проектов («Итоговый отчет»).

Для формирования отчетов реализован экран запросов, с помощью которого можно ввести параметры для формирования выборки.

Отчет формируется в окне просмотра и в дальнейшем может быть распечатан на принтере.

Программа снабжена справочной системой, разработанной с помощью программы Help Workshop.

Комментарий Глеба Архангельского для публикации о программе FET на сайте E-xecutive.ru

Тема учета времени волнует сейчас все большее количество российских компаний. Во-первых, оптимизацией ресурса времени сотрудников начинают заниматься те, кто непосредственно это время продает – консалтинговые, аудиторские, и т.п. компании. Во-вторых, те компании, которые ищут новых преимуществ на все более конкурентных рынках. Конкурировать по цене и качеству становится все сложнее, а вот время – пока недостаточно задействованный источник конкурентного преимущества.

Одним из способов выявления ресурсов времени является хронометраж. Это, пожалуй, самый жесткий и непростой в применении из инструментов, имеющихся в тайм-менеджменте. Подробный рассказ о всех плюсах, минусах и «подводных камнях» корпоративного и личного хронометража выходит за рамки небольшого отзыва, отмечу лишь, что применять этот инструмент нужно вдумчиво и «без фанатизма».

Программ для учета времени, платных и бесплатных, достаточно много. В корпоративных проектах при внедрении хронометража я обычно рекомендую использовать MS Outlook с экспортом и анализом информации в Excel, что дает возможность очень разностороннего и многогранного анализа исходных данных. Но это требует достаточно большой подготовленности пользователей и учета многих тонкостей при внедрении системы.

Теперь о программе учета времени, сделанной «Финэкспертизой». Установив ее и открыв, я не обнаружил ничего лишнего. А это главная проблема очень многих программ для учета времени – пользователь путается в многочисленных опциях и теряет мотивацию. Здесь все просто: проекты, задачи, выдача протокола использования времени либо статистического отчета по проектам. Программа проста «до безобразия», и это ее главное достоинство.

Могу рекомендовать эту программу для использования в ситуациях, когда не нужны тонкие и разносторонние возможности связки «Outlook + Excel», но принципиальна простота ведения хронометража для пользователей.

Если говорить о других аналогичных программах, то они, как правило, более сложны, в них больше дополнительных опций и функций. Но в действительности не важно, какой именно будет программа. Принципиальное значение имеют простота и удобство».

© Александр Певцов, сентябрь 2005 г. Редактура – Глеб Архангельский, info@improvement.ru

Адрес документа: http://www.improvement.ru/zametki/finexpertiza/

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement.ru.

4