Подборка статей сайта Improvement.ru_доп / Петриченко Вадим. MS Outlook для тех, кто не решается использовать эту программу.Шаг1 Берем текучку под контроль. ...

Петриченко Вадим

МS Оutlооk для тех, кто не решается использовать эту программу.

Шаг1: Берем текучку под контроль.

Занесение одного мероприятия в MS Outlооk уже можно считать контролем над текучкой. Ведь все остальное - дело техники и наращивания количества. Это никогда не вызывало ни у кого никаких проблем. Кроме того, что это работа с клавиатурой и поначалу, на первой неделе, немного утомляет, если нет практики. Хотя, конечно, MS Outlook предоставит для такой работы ряд удобств:

Если совещание регулярное, проходит в один и тот же день, в одно и то же время - это повторяющаяся встреча, которая создается один раз, а затем для нее объявляется режим повторения:

Кстати, не запланировать ли нам ежедневный "час планирования". Пусть это будет не час, а 30 минут, и пусть даже первое время нам не удастся его использовать так, как хотелось бы, но… Тут такая вот проблема: если вы сами себе запишете этот час планирования в план, то MS Outlook ни за какие коврижки не слезет с вас до тех пор, пока вы это планирование не отработаете. Конечно, есть возможность просто убить этот час планирования - вот и все. Но завтра он опять встанет перед вами… Тут не выйдет перевернуть листок - и забыть.

Еще одно отличие от бумажной технологии: категории. Те, что заданы по умолчанию, рекомендуется выбросить и сформировать свой список заново. Представления Майкрософт о том, что такое категории вашей работы, скорее всего не вполне адекватны. Так, чем тратить свое время на обдумывание того, что предлагается разработчиками, не лучше ли сформировать этот список самостоятельно. Не сразу - по мере того, как будут проясняться нужные слова, а это обязательно произойдет, когда число запланированных встреч - разовых и регулярных - перевалит за десяток-другой. Категории позволяют увидеть свое расписание в новом свете:

Еще о цвете для запланированных дел - его можно организовать в автоматическом режиме. Выдав команду Текущее представление - Изменить - Автоформат увидим такой вот экран:

Если нужно добавить новое правило, то для него определяются три характеристики: имя этого правила, цвет, который мы выбираем и условие. На этом экране, например, лиловый цвет (номер 7) выбран для встреч категории "Повышение квалификации". Другой популярный вариант задания условия: определенный текст, например три креста "+++" для срочных или три таких вот значка "№№№" для отчетов. Использовать значки из английского алфавита не стоит, так как придется переключать регистр в процессе набора текста.

Но это все второстепенные детали - облагораживающие экран, делающие его более эргономичным, но, все-таки не критичные. Критичным является модификация "правила чистого стола" для MS Outlook. Формулируется она следующим образом: отработал встречу - убей ее, отработал не до конца - перенеси на завтра. Надо сказать, что убийство встречи не приводит к ее безвозвратной кончине - она попадает в корзину и желающие проанализировать отработанный материал могут это сделать. Правда, для того, чтобы не копаться в корзине, можно учредить папку с названием "Отчет" или "Сделано" и бросать отработанный материал именно туда. Это неважно, важно, чтобы в основном поле "Календаря" "за плечами" не оставалось ничего. Почему? Думаю, вы сами ответите на этот вопрос - и с точки зрения психологии, да и с точки зрения практического опыта. Кстати, готовьтесь к тому, что ваши подчиненные - не все, конечно, но некоторые - всеми правдами и неправдами будут избегать такого очищения календаря.

Вот и все, если говорить о первом шаге. В смысле теории. А в смысле практики - как и договаривались: нужно уделить недельку вхождению в этот режим. Всю текучку записывать в MS Outlook: что сделать, когда - и удалять сделанное.

В результате полноценной работы у вас должен за эту неделю проявиться недельный распорядок, т.е. все те регулярные совещания, встречи и другие мероприятия, которые составляют рабочее расписание любого менеджера. Иногда его называют типовым недельным распорядком. Это будет очень большой шаг вперед. И, опять-таки, полученный как побочный результат ежедневного электронного планирования. Подумайте, как можно получить это расписание в ручном режиме? Поручить сформировать секретарю? Заместителю? Самому взять лист ватмана и нанести на него… Конечно, скорее всего, ничего из перечисленного сделано не будет - разве есть время заниматься такой ерундой?

Кстати, не пора ли подумать о том, чтобы информацию, накопленную в MS Outlook, предохранить от порчи, т.е. продумать режим ее резервирования. Вот тут мы приглашаем своего "хакера" и небрежно так ему говорим, что, мол, у нас тут поднакопилась ценная информация - следовало бы ее защитить. Если на фирме эти мероприятия не проводятся в сети (централизовано) или вы не главный босс, то вам будет предложено делать архивирование самостоятельно. Что ж - мы готовы и к такому повороту. Запишем на пятницу в 18.00 встречу "Резервирование информации" с еженедельным повторением и будем архивировать свою информационную базу. За "хакером" - переместить рабочий набор MS Outlook из системной области в вашу персональную папку, ту, что будет архивироваться, защищаться от порчи. Он знает, как это сделать.

Через неделю на портале Improvement. ru будет опубликовано следующее продолжение статьи с описанием шагов по освоению программы MS Outlook.