Подборка статей сайта Improvement.ru_доп / Петриченко Вадим. MS Outlook для тех, кто не решается использовать эту программу. Обзор курса

.docx

Скачиваний:

Добавлен:

16.03.2016

Размер:

386.19 Кб

Скачать

☆

Петриченко Вадим

MS Outlook для тех, кто не решается использовать эту программу. Обзор курса

Неумение менеджера работать в среде MS Outlook (работать, а не писать об этом в резюме) через пять лет будет рассматриваться как абсолютно неприемлемый пробел в профессиональной подготовке - а время летит так быстро. Но для многих людей освоение этой программы так и остается постоянно откладываемым и неприятным занятием.

Например, менеджеры-ветераны - кадры старой закалки, очень ценные как специалисты и опытные руководители, но… Да, они не дружат с вычислительной техникой. Проблемы с клавиатурой - у кого-то сжалось сердце - и в 1982 пробовал, когда внедряли в главке эту контрольную систему, и в 2002, когда работал в госадминистрации. Тогда компьютер уже поставили прямо на стол. Ну, не дается - и все тут!

Уважаемые коллеги, предлагаемый курс - это ваш шанс. Все прошлые неудачи связаны отнюдь не с толщиной ваших пальцев или неспособностью запомнить расположение клавишей. Дело только в том, что обучаться работе с клавиатурой нужно не на наборе писем (это работа секретаря) и не на экономических расчетах (для этого есть соответствующий отдел). Ведь ваша основная работа - планирование и контроль, выдача распоряжений и проверка их выполнения. Вот этим и займемся, вооружившись самым современным компьютерным инструментом для задач такого рода. Тем более приятно это будет сделать потому, что ваши "хакеры" (системные администраторы, специалисты по ИТ) наверняка с этой программой не работают и будет повод показать свое превосходство.

Все очень просто. Работая с MS Outlook, вы должны будете набирать только фамилии, названия фирм-партнеров и вид тех действий, которые должны быть выполнены вами или вашими сотрудниками. Например: "Петров". А что нужно сделать с ним в 12 часов дня 3 марта вы знаете и без компьютера. Или: "5 участок", "Схема дистрибуции", "Рентабельность". Нужно ли пояснять эту идею дальше?

Да, вот первый день будет действительно трудно. Вам будет казаться, что масса времени ушло на поиски буквы "х" или "з" - но только казаться. Потому что на самом деле такая оценка связана с нетерпением, неловкостью, которые вы испытываете в этот момент. Реально вы потратите "зря" не больше 15 минут. И отнюдь не зря, как станет ясно в дальнейшем. А бросать курить легко? Но если нужно…

Уже на второй день - снова таки, как в случае с бросанием курить - вы начнете ощущать себя другим человеком - владеющим, пока еще не в полной мере, конечно, - этим навыком. И - о чудо! - все буквы найдутся намного быстрее. Через неделю вы забудете об этой проблеме, казавшейся такой непреодолимой.

Но если серьезно, то предлагаемый вашему вниманию материал соответствует трем важным условиям:

Он полностью построен на общепризнанных положениях науки о тайм-менеджменте, которые можно прочесть в отечественных и зарубежных руководствах, услышать на тренингах, увидеть на видеокурсах и т.д. Это гарантирует редакция сайта.

Он даст вам гарантированный выигрыш во времени: потраченное на него время будет возвращено вам сторицей, если говорить высоким стилем, а если деловым: окупится менее чем за месяц. Это подтвердит любой ваш знакомый, который побывал на курсах тайм-менеджмента.

Он даст вам гарантированный выигрыш в организованности работы и вас лично, и вашего подразделения - это вы и сами знаете. Под организованностью мы понимаем четкость планирования и контроля - мы ведь говорим на одном языке?

Материал является исчерпывающим, самодостаточным. Для того, чтобы его освоить, вам нужен только компьютер с установленным на нем MS Outlook и, конечно, некоторое количество упорства. То есть, в основном все зависит в этом деле от вас и только от вас, помощь "хакеров" не понадобится.

Мы сделаем с вами три шага:

1. Возьмем под контроль текучку ("за рога" - если кому больше нравятся сильные выражения).

2. Четко определим перспективы вашей работы на месяц-другой, а то и на целый год ("Понедельник начинается в субботу", не так ли?)

3. Поставим всю свою команду… нет, не на уши - на рельсы современных технологий планирования и контроля. Хотя у подчиненных, конечно, будут разные ощущения, не только радость за шефа.

На все это понадобится примерно месяц. Это без напряга, штурмовщины и ущерба для других важных дел. По одной неделе на каждый из трех шагов и еще неделька в резерве.

Начнем с того, что сядем за клавиатуру и запустим MS Outlook. В общем случае вот так:

А если MS Outlook не установлен - я же говорил, что многие "хакеры" не работают с этой программой сами, а значит и не ставят на компьютеры пользователей - тогда придется призвать их к порядку. Сможете? Если да, то на вашем экране появится экран MS Outlook в режиме "Календарь" - выглядит он точно как ваш любимый еженедельник, и это совсем не случайно.

Рассмотрим этот экран не торопясь:

И, наконец, самое главное - начинаем действовать. Показываете мышью на строку левой части календаря, соответствующую нужному времени: клик - и темная полоска указала на то место вашего расписания, которое мы сейчас займем. Чем? А что у вас запланировано на это время - это слово и наберем на клавиатуре, завершая этот процесс клавишей "Ввод" ( Enter). "Совещание". Или "Николаев", "Сириус". Помните, я обещал, что набирать будем короткие и понятные слова - обещание выполнено, а вы запланировали в электронном режиме свое первое дело.

Это - успех, и не стоит преуменьшать его значение, потому что он заключается вовсе не в том, что мы что-то там набрали на клавиатуре. Успех состоит в том, что мы сделали этот первый, самый трудный шаг - от разговоров о том, что неплохо бы заняться компьютером поплотнее, перешли к действию.

Ну, теперь можно и отдохнуть - кофебрейк!

Да, совсем забыл сказать - это запланированное мероприятие можно:

сдвигать (прижать левой клавишей мыши и потянуть), в том числе на другое время дня или на следующий день - для этого в правом углу экрана есть маленький календарик;

открывать (два клика) для того, чтобы набросать там план проведения и распечатать его;

отсылать по почте коллеге или партнеру, а может быть и боссу - секундное дело, две кнопки - "Отправить" и "Кому";

удалять - это когда уже все сделано.

Знаете, одного этого уже достаточно, чтобы отодвинуть бумажный еженедельник для особых случаев, таких как совещания в налоговой или ежегодная речь президента корпорации. Слишком очевидна экономия времени и рост качества планирования своей собственной работы. Но не только качества - все, кто освоил эту технологию, говорят о ней как о "приятной". Знаете, как за рулем иномарки после Газ51.

Через неделю на портале Improvement. ru будет опубликовано продолжение статьи с описанием следующих шагов по освоению программы MS Outlook.

Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement. ru.