Подборка статей сайта Improvement.ru_доп / Петриченко Вадим. MS Outlook для тех, кто не решается использовать эту программу
..docxПетриченко Вадим
Работа с электронной почтой в MS Outlook
Электронная почта - это самостоятельная тема, строго говоря, не напрямую входящая в круг вопросов тайм-менеджмента. Но нам ведь не строгость определений важна, а практическая польза, поэтому несколько слов о работе с почтой в MS Outlook мы скажем.
Электронная почта - это набор папок: входящие, исходящие (подготовленные или не вполне к отправке) и отправленные (бывшие исходящие, физически ушедшие к адресатам). Все эти папки ничем не отличаются от родных уже для нас "Календаря" и "Задач". Есть еще одна папка - "Контакты". Мы о ней ничего не говорили по одной простой причине. Это обычная картотека (или список) всех ваших партнеров, клиентов и личных знакомых с телефонными номерами, адресами Е:Мейл и прочей персональной информацией. Выбор внешнего вида - список или набор карточек - в кнопке "Текущее представление".
Как отправить письмо. По-крайней мере двумя способами: либо сначала создать это письмо, а потом вписать адрес, либо стать в "Контактах" на нужную карточку и начать на кнопку "Письмо контакту".
Но, конечно, электронными адресами следует запастись. Скорее всего, в этом помогут коллеги или служба ИТ. Прозвучавшее выше "вписать адрес", конечно же, будет на самом деле процессом выбора из записанных ранее адресов. Причем их можно выбирать как по одному, так и целыми списками. Список из работников одной организации создавать не придется, он уже есть в представлении "По организациям". То есть, если в момент создания письма был выделен не один адрес, а группа "Организация ХХХ", то все адреса появятся в нужной строке. Кого-то при этом можно удалить, кого-то добавить. Можно сформировать постоянный список - например, главных специалистов или членов комиссии по качеству. Он получит определенное имя, и трудоемкость отправки писем этим людям существенно уменьшится. Можно формировать временный список: указывать на фамилии при нажатой клавише " Ctrl" - все они попадут в число адресатов.
Сформировав текст письма, вы отправляете его нажатием на соответствующую кнопку панели. На какое-то мгновение письмо видно в "Исходящих", а через пару секунд оно оказывается "Отправленным". Но если так нужно, то можно собрать пачку писем, а потом отправить все вместе.
А как отправить подчиненному задачу или встречу с эскизным планом ее реализации? Наверное, вы уже знаете ответ: мы просто передвигаем эту порцию информации в "Исходящие" - вот и все. MS Outlook задает единственный вопрос: кому? Точно так в ответ вы получите ту же встречу или задачу с комментариями подчиненного. Подумайте, насколько надежнее и понятнее, чем если бы вы обменивались записями в рабочем наборе MS Outlook (отчете), хранящемся в общей информационной зоне.
Но, может быть, и отчет лучше сделать по почте. Теоретически, разницы в том, как доставить эту информацию нет, но есть два обстоятельства: размер этого набора и адресат. Размер приличный, несколько мегабайт как минимум, это если в нем не хранить пару десятков писем с фотографиями, презентациями. Стоит ли нагружать почту таким трафиком? И читатели у отчета будут разные. И коллеги, и непосредственный начальник и начальник начальника. Посылать всем это почтой? Нет, лучше, просто скопировать этот набор в нужное место - быстро, удобно, функционально.
© Вадим Петриченко, февраль 2008 г. petrichenco@irbis.biz.ua Статья написана специально для www.improvement.ru. Адрес документа на сайте Improvement.ru: http://www.improvement.ru/zametki/petrichenco/
Допускается свободная публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с редакцией Improvement. ru.