Подборка статей сайта Improvement.ru_доп / Остапчук Владимир Хронометраж и бюджетирование времени в программе MS Money

Владимир Остапчук

Хронометраж и бюджетирование времени в программе MS Money

Польза учета времени и анализа его затрат несомненна. Этот учет похож на обычный управленческий учет или бухгалтерию, т.е. учет денег. Поэтому для учета и бюджетирования времени бывает достаточно удобно использовать финансовые программы. Разберем принципы такого учета на примере широко распространенной программы MS Money.

После того, как вы проведете хронометраж в течение недели или двух в любом органайзере, у вас есть все необходимое, чтобы заняться бюджетированием личного времени. Бюджеты составляются в иерархическом порядке с постепенной детализацией от годового к дневному. В финансах различают два вида бюджетов:

1) Бюджет доходов и расходов, в котором определяются все плановые доходы и расходы, и эти деньги распределяются по различным категориям. Для составления бюджета времени наиболее удобной единицей планирования является месяц. С доходами у нас все просто, каждый в месяц имеет в среднем 24часа * 30дней = 720часов (в зависимости от длины месяца). Задача заключается в основном в составлении бюджета расходов, т.е. распределении: сколько часов в месяц мы готовы тратить на сон, развлечения, работу, и т.д.

2) Бюджет движения денежных средств – обычно он ежедневный и показывает будут ли денежные средства на конкретный момент в кассе, на банковском счете или в кошельке. Если денег нет или недостаточно, мы откладываем расходы, перераспределяем их между затратами, либо берем кредит. В случае со временем составлением такого бюджета нам приходится заниматься при распределении расходов времени на предстоящий день, либо при планировании проекта, который жестко привязан к объемам затрат времени и срокам выполнения.

Итак, начнем пошаговый процесс создания системы управленческого учета и бюджетирования личного времени с использованием программы MS Money. В принципе, можно использовать любую доступную программу для управленческого учета, кому что нравится и кто к чему привык. У Мани (уменьшительно-ласкательное название) есть свои преимущества и свои недостатки. Преимущества – это прежде всего очень удобный и красочный интерфейс и удивительная простота, при очень богатых возможностях (программа создавалась для ведения семейного бюджета американскими домохозяйками). Также хочется отметить богатство отчетов. К недостаткам прежде всего относится отсутствие русифицированной версии и непривычная, к сожалению намертво «зашитая» в программу американская финансовая система. Программа не позволяет изменять формы и дописывать макросы, поэтому для адаптации ее под конкретные нужды иногда приходится делать довольно неочевидные вещи. С точки зрения общения с другими программами Мани – «вещь в себе». Возможности экспорта и импорта практически отсутствуют. Однако, поняв суть метода, каждый сможет создать систему личного бюджетирования времени в своей любимой программе.

Шаг 1

Используя информацию по хронометражу за предыдущие недели, составляем свои личные категории и подкатегории времени. Список категорий обычно более-менее един для всех людей, с небольшими вариациями, поэтому за основу можно взять следующий:

1. Здоровье

Все мы знаем , что здоровье является основой всех достижений в нашей жизни. Причем здоровье это не только лечение болезней, которые мы уже приобрели , а прежде всего предупреждение этих болезней

2. Жизненная энергия и эмоции

Все мы хотим быть энергичными, жизнерадостными и испытывать только положительные эмоции.

3. Мировоззрение – наши ценности и духовность

Хочется иметь покой в душе и правильные ценности и принципы, которые принимаются окружающими и позволяют нам добиваться успехов в жизни, а не быть неудачниками . Для одних источник таких ценностей -религия, для других философия, для третьих это походы в театр и размышления над серьезной книгой.

4. Интелект, способности , навыки и знания

Это наши умственные способности, такие как память или логика, наши навыки, например игры в теннис, и багаж наших знаний

5. Планирование

Целеустремленность и умение организованно выполнять работу и достигать поставленных в жизни целей. Как минимум это умение мечтать. Еще мы занимаемся планированием, например, когда планируем отпуск или продумываем как организовать юбилей или собраться в поход. Если же вы ставите достаточно серьезные жизненные цели, вам надо научиться делать это профессионально и не только на работе, но и во всех других областях вашей жизни.

6. Мужская или женская привлекательность

Все, что позволяет нам вступать в отношения двух полов и пользоваться в них успехом.

7. Семья и любовь

Отношения в семье – с родственниками, детьми, со всеми кого мы любим или кто любит нас. В худшем случае это те, перед кем мы имеем супружеские, родительские или сыновние обязанности.

8. Социальная сфера -общение с людьми в обществе

Как правило мы хотим быть признанными и уважаемыми в коллективе окружающих нас людей: друзей, соседей, в рабочем коллективе, в компании единомышленников, в городе и стране. Нам необходимо подтверждение нашей значимости, уважение со стороны людей. Кому-то нужна власть, а кому-то признание. Очень часто нам этого не хватает, и мы ставим себе целью этого добиться. Мы заводим новые связи, учимся подавать себя, устанавливать взаимоотношения, управлять людьми, возможно развиваем в себе какие то способности и умения для этого. Все наши достижения в других сферах должны перейти в эту сферу и быть признаны людьми, иначе мы будем отшельниками и, как существа коллективные, не получим счастья.

9. Быт и среда обитания

Уютный дом, машина, дача и т.п. Это покупки в магазинах, ремонты в квартире, приготовление пищи, уход за одеждой, уборки в квартире, транспорт и миллионы других хозяйственных дел.

10. Самореализация

Достижение успехов в профессии или в бизнесе или в хобби. В эту категорию входят работа, учеба, реализация личных проектов т.е. все то с помощью чего мы реализуемся в этой жизни.

11. Поддержание жизнедеятельности и гигиена

Это такие вещи как сон, питание, утренний или вечерний душ, гигиена т.е. все то что нам приходится делать, чтобы поддерживать нашу жизнедеятельность, чистоплотность и здоровье.

12.Отдых и развлечения

Все то что нам нравится – спортивные игры, рестораны, прогулки на природе и т.д., все что заряжает нас положительными эмоциями и доставляет радость в жизни.

13.Потери времени

Как бы мы ни хотели эффективно использовать время, все равно нам приходится кого то ждать, мы плохо себя чувствуем и не можем ничего делать, нас часто кто-то отвлекает по пустякам или мы банально проводим время у телевизора. Надо признать, что потери времени будут всегда и не расстраиваться от этого, а признать как должное и конструктивно уменьшать эти затраты.

14.Срочные дела

Эта категория необходима для тех дел, которых требует от нас внешняя среда, т.е. дел, которые мы не можем предвидеть и запланировать, но тем не менее они постоянно случается в нашей жизни, и их необходимо выполнять, чтобы поддерживать нашу безопасность. Это может быть внезапная болезнь, поломка машины, внезапный приезд знакомых, сверхурочная работы и тысячи других дел, над которыми не стоит даже раздумывать, к какой категории они относятся. Их надо просто выполнить и все, и, возможно, они не появятся в течение ближайшего года.

15. Проекты

Если все предыдущие категории относились к регулярным делам, которые уже стали нормой нашей жизни, то проекты – это ваши цели и задачи, реализуя которые вы что то меняете в своей жизни, или создаете новое.

В Мани все это выглядит примерно так:

Шаг 2

Следующим шагом запишите жизненные цели во всех значимых областях вашей жизни. Если вы неудовлетворенны своей жизнью и готовы к саморазвитию (то что Энтони Роббинс называет «постоянным и непрерывным совершенствованием»), то цели у вас будут во всех категориях, так как нет предела совершенству. Если же вас абсолютно все устраивает, то достаточно и одной цели. Если расход времени на регулярные дела похож на постоянные расходы фирмы, типа аренды, телефона или транспорта, то бюджет проекта – это так называемый центр финансового учета, когда вы будете выделять общие затраты по их отношению к реализации проекта. Т.к. точно определить затраты на реализацию проекта можно лишь составив очень детальный план, что требует достаточных затрат времени и выполняется в специализированных программах, например MS Project, Project Expert , мы будем определять конкретное время только на уровне задач, где это можно сделать интуитивно. В Мани список целей выглядит следующим образом.

Шаг 3

После того как вы описали свои цели и подцели, а также все свои регулярные дела, необходимо сконцентрироваться на более мелких и близлежащих делах, а именно на задачах. Задачи в нашей программе мы разделим на задачи регулярных дел и задачи проектов. Список задач выглядит и создается абсолютно так же, как и список целей, поэтому рисунок здесь не приводится.

Шаг 4

Мы уже имеем три справочника: наших регулярных дел, жизненных целей и текущих задач. Мани позволяет создать еще только один справочник, и у нас это будут типы дел, чтобы удобнее было объединять дела в течение дня. На рисунке вы видите список типов дел. Он может быть значительно короче, или наоборот, длиннее. Это зависит от того, насколько легко вы переключаетесь, и как ваше сознание классифицирует дела. В любом случае можно выделить такие блоки как «Звонки», «Встречи», «Изучение нового», «Разработка документов», «Текущая работа». Кроме того для удобства отображения именно в Мани, необходимо будет ввести названия категорий, которые мы заполнили на первом шаге. Правда сделать это можно будет и позже, т.к. Мани позволяет вводить новые значения в справочники прямо в текущей форме. Примерный список типов дел в Мани представлен на рисунке.

Шаг 5

Прежде чем двинуться дальше, рассмотрим основную форму, по которой в Мани заполняются ежедневные дела . Рассматривая сверху вниз, опишем все поля формы:

Cчета, на которых происходят все операции со временем. В нашем варианте этот счет называется «Бюджет времени».

Тип дела – «14.Физические упражнения»

Категория и подкатегория дела – «01.Здоровье: Спортивные упражнения»

Жизненная цель – «(0.1.З.) Здоровое тело»

Текущая задача -«(0.1.З.) Поднимать вес 80 кг».

Действие – «Выполнение упражнений на тренажерах»

Процент успешности выполнения дела. «70» – субъективная оценка качества выполнения упражнений от индивидуального максимума

Дата – «11.01.2003»

Количество потраченных часов – «1,2 часа»

Цифры, которые видны перед названиями задач, целей и категорий – вспомогательные и необходимы для удобной сортировки и группировки. К сожалению, эти возможности в Мани ограничены, и приходится делать это искусственно.

На следующем рисунке видна основная страница для работы. Это основной счет на котором выполняются все операции со временем. Видны все предыдущие операции, а внизу форма в которой можно и просматривать, и вводить изменения.

Шаг 6

Чтобы начать бюджетирование нашего времени, нам осталось только завести счета, на которых и будут происходить операции со временем. Можно создать один счет, на котором будут выполняться все операции или несколько, разбив время например на такие блоки: «Быт и гигиена», «Текущая работа», «Проекты», «Развлечения». Время зачисляется на эти счета один раз в месяц (24 * количество дней в месяце), а расходуется ежедневно при ведении дневника. Другой вариант можно использовать, если перед вами стоит большой проект с жесткими сроками выполнения всего проекта и промежуточных этапов. В таком случае на него лучше завести отдельный счет и зачислять время перед началом каждого этапа. Если вы все таки не укладываетесь в срок, придется занимать время из других областей вашей жизни, таких как сон, семья, отдых и т.п. В этом случае вы будете переводить занятые часы с текущего счета на проектный счет, осознанно себя в чем-то ограничивая. В нашем примере используется один счет, поэтому мы не приводим рисунок списка счетов в Мани, на котором видны текущие остатки времени на каждом из счетов, которые можно группировать и сортировать для удобства отображения.

Шаг 7

Теперь мы можем заняться бюджетированием, т.е. распределить, сколько времени, на что и с какой регулярностью мы будем тратить. Причем делается это для дневных дел без привязки к конкретному времени, а для еженедельных без привязки к конкретному дню недели – в этом и состоит отличие бюджетирования от планирования. Вы просто знаете что вам надо потратить 1 час в день, например на изучение английского и 5 часов в неделю на проект по разработке личной системы планирования, а делаете это в привязке к дневному расписанию. Для этого вам просто надо заполнить предыдущую форму, причем в ее заполнении помогут встроенные мастера. В Мани эта форма называется «билл». В итоге вы получите следующую таблицу, в которой видно, сколько времени и на что вам надо потратить в течение дня или недели.

Шаг 8

Последним шагом в подготовке нашей системы личного хронометража будет подгонка наших планов по расходам времени к реальному его наличию. Это удобнее всего делать в «Планере». В таблице можно видеть весь список наших запланированных расходов, сгруппированный по категориям, и суммарные затраты в месяц и до конца планируемого периода. Кроме того, можно по некоторым категориям ввести резервы времени, если вы не очень уверены в точности своего прогноза.

Шаг 9

В обмен на деньги мы обычно получаем какие-то товары, которые составляют наш капитал. В обмен на время, которое истрачено с пользой, мы получаем опыт, знания, навыки, реализованные проекты, и это тоже наш капитал, которым надо любоваться и гордиться. Это – наши инвестиции времени. В Мани есть специальный блок, который так и называется «Инвестиции». Он предназначен для работы с акциями и удобен для записи наших временных инвестиционных затрат. Как только вы достигнете какой то осязаемой подцели, вы суммируете все, время которое было затрачено на ее достижение, и покупаете за это время свою промежуточную цель, переводя ее на инвестиционный счет.

Просматривая каждый раз эту страницу вновь, вы видите, сколько конкретных результатов уже достигнуто на пути к достижению вашей заветной цели, и во сколько времени это обошлось. Это те ваши результаты, ради которых вы отказывали себе в сне и отдыхе, и к которым стремились. Чем чаще вы будете просматривать эту страницу и анализировать ее по различным отчетам, тем больше будет расти уверенность в реальности достижения больших целей.

Шаг 10

Всю эту работу, конечно, имеет смысл делать только в том случае, если проводить анализ своих затрат времени в течение дня и корректировать планы на следующие дни. Посмотреть расходы своего времени в различных ракурсах позволяют отчеты, которых в Мани бесчисленное множество. Создавать отчеты очень просто. На следующих далее рисунках вы можете посмотреть два отчета, которые можно даже не комментировать.

Надеюсь, что краткий обзор принципов ведения хронометража времени в MS Money заинтересовал участников тайм-менеджерского сообщества и посетителей сайта Improvement.ru. Автор будет признателен за обратную связь на ТМ-форуме и почтой, а также готов ответить на вопросы и опубликовать дополнительную информацию по теме.

Остапчук Владимир Иванович

Руководитель компании «Информационные Бизнес Технологии»

Контакт: jugora@mail.ru