Связь с компьютером и командная работа

Цифровой диктофон хорош тем, что Windowsпри подключении кUSB-порту, имеющемуся на всех современных компьютерах, «видит» диктофон просто как диск с файлами, не нужно никаких специальных программ-конвертеров. Файлы можно переименовывать, раскладывать по папкам, прикреплять к задачам вOutlook, и т.д. Очень удобно – вOutlookдостаточно написать заголовок задачи или мысли, а все подробности при необходимости послушать в записи.

Диктофон присваивает файлам стандартные цифровые названия. В своей работе я практически не трачу времени на переименование файлов, делая это только для записей интересных разовых событий, требующих большего внимания. Записи по клиентским проектам, семинарам и другим мероприятиям собираются в соответствующие папки. Остальные файлы при необходимости ищутся по дате, либо на них делаются ссылки-ярлыки из задачOutlook.

Файлы DSS(DigitalSpeechStandard) компактнее, чемmp3, при этом сохраняют неплохое качество передачи речи. На 64-мегабайтную флэш-карту входит 22 часа записи. Таким образом, даже запись однодневного тренинга (около 20 мб) вполне реально пересылать поe-mailразбитой на 4-5 файлов. Небольшие поручения и мысли пересылаются совсем легко. При необходимости можно переконвертироватьDSS вmp3.

К сожалению, мне неизвестны хорошие программы для автоматического распознавания русской речи. Англоязычные распознаватели, насколько я знаю, существуют, но сталкиваться еще не приходилось.

Поскольку диктофонные файлы удобно пересылать, это прекрасный инструмент организации командной работы, особенно удаленной. Например, вы растолковываете подчиненному сложное поручение. С вероятностью 99% при выполнении он ошибется. Прописывать на бумаге – потратишь уйму времени. Если же постановка задачи (в т.ч. ваши ответы на все уточняющие вопросы подчиненного) происходит под диктофон, перед исполнением подчиненный может еще раз прослушать поручение и освежить в памяти «живую» постановку задачи, а не сухие пункты бумажной инструкции.

Удобно также пересылать заинтересованным коллегам фрагменты мероприятий – семинаров, совещаний, переговоров. Только не пытайтесь записывать беседу на диктофон тайно от контрагента! Помимо этических аспектов, учитывайте, что индикатор аудио- и видеозаписи стоит недорого и у многих руководителей имеется.

Кстати сказать, диктофон очень хорошо дисциплинирует в том, что в просторечии называется «отвечать за базар». Он быстро приучает любые переговоры и обсуждения вести так, как будто они записываются на диктофон – и уберегает от многих нежелательных высказываний.

Диктофон + секретарь

Если у вас есть секретарь, диктофон становится еще более полезным инструментом, поскольку обработку записей можно поручить секретарю. Например, для одного из московских топ-менеджеров была разработана система, включавшая:

• Диктофон для топ-менеджера, на который поручения «на контроль» надиктовывались в ходе совещаний, вечером (когда секретарь уже уходила из офиса), в автомобиле.

• Excel-форма контроля задач для секретаря, в которую секретарь заносила все поручения из диктофона, из пересланных топ-менеджером электронных писем, и т.д.

• «Стратегические картонки» для топ-менеджера и заместителей– картонные листы-закладки в ежедневник, на которых были выписаны ключевые цели руководителя на ближайший год. Каждое совещание начиналось с прохождения по «стратегическим картонкам», при этом все заместители видели, что топ-менеджер надиктовывает пометки «на контроль». Благодаря этому менеджеры уделяли больше времени долгосрочным задачам, отвлекаясь от «текучки».

Для секретаря был разработан предельно простой файл в Excel, включавший листы контроля «Ежедневно», «Еженедельно» и «Раз в месяц», а также лист простых инструкций такого вида:

	Раздел «Ежедневно»
Утром	Просмотреть в форме контроля список ближайших значимых событий, уточнить их даты, внести новые события, убрать прошедшие
	Просмотреть список ЗАДАЧ, выделить жирным требующие обработки сегодня: кого-то из исполнителей дернуть по мэйлу, кого-то по телефону
	Просмотреть список ПРОЦЕССОВ, отметить требующие соединения исполнителя с Руководителем сегодня. Запланировать соединения
В течение дня	Дергать исполнителей по задачам и соединять с Руководителем по процессам
В конце дня	Устный отчет Руководителю по состоянию "подерганных" задач. Если для задачи (процесса) снижен приоритет, отметить на перенос в 7-раздел
	Затребовать у Руководителя бумаги "на контроль", внести в таблицу
	Изъять у Руководителя диктофон, прослушать задачи, внести в таблицу. Диктофон отдать.
	Включить в таблицу задачи из e-mail'ов, присланных Руководителем с пометкой "на контроль"

Разделение на задачи и процессы было сделано сознательно. Исполнение задачи, например «Подготовить презентацию к выставке», может быть проконтролировано секретарем. Протяженные процессы (например, клиентские проекты), имеют контрольные точки (напр. «Должен прийти договор на визу»), в которых требуется личный доклад исполнителя топ-менеджеру. Ежедневная форма контроля (лист «Ежедневно» в Excel), например, выглядела так:

	Ежедневно
	БЛИЖАЙШИЕ ЗНАЧИМЫЕ СОБЫТИЯ
СЕГОДНЯ:	Утверждение бюджета		15.12.2003
02.02.2004	Закрытие проекта А1		Около 20.12.2003
	ШТУЧНЫЕ ЗАДАЧИ
Исполнитель	Содержание задачи	Состояние задачи	Дана	Срок выполнения	Выполнено - факт
Иванов	Представить отчет по проекту А1	Выполнена	01.12.2003	Не позже 10.12.03	11.12.2003
Петров	Подготовить ppt-презентацию к семинару	Петров заболел!	03.12.2003	около 15-17 декабря (презентация 20-го)
Сидоров	Прислать болванку положения о награждениях и наказаниях	Позвонит 07.12, доложит состояние вопроса	29.11.2003
	ПРОТЯЖЕННЫЕ ПРОЦЕССЫ
Исполнитель	Проект	Ближайший шаг	Частота соединения	Дата последнего соединения
Иванов	Клиент "Госснабэнергосбыт"	Должен прийти договор на визу	Раз в 2-3 дня	28.11.2003

Внедрение системы заняло полчаса: подробно пройтись с топ-менеджером и секретарем по всем пунктам и внести коррективы (например, диктофон оказалось удобнее отдавать секретарю утром, а не вечером). По оценкам руководителя, делегирование «рутины контроля» секретарю с помощью этой системы сэкономило минимум час времени в день.