Подборка статей сайта Improvement.ru_доп / Архангельский Глеб Майнд-менеджмент - как справиться с потоком информации.

Друзья и коллеги,

тема сегодняшнего выпуска интернет-журнала – «Планирование встреч и совещаний». Страшно подумать, сколько времени тратят люди в российских компаниях, назначая, планируя и переназначая встречи. При том что инструменты эффективного планирования (Outlook, Lotus…) обычно в компании уже есть, но не используются эффективно.

Обратите внимание также на необычное событие из ближайших: веб-семинар Сергея Бехтерева «Майнд менеджмент». Используйте эту возможность, чтобы узнать о новых технологиях управления временем и информацией, не выходя из Вашего офиса.

Напомним также, что если Вы хотите получать этот журнал на другой электронный адрес, или не хотите его получать, или хотите подписать на него друзей или коллег – достаточно написать нам об этом на адрес info@improvement.ru. Читайте, применяйте, успевайте все!

КОРПОРАТИВНЫЙ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ

Интернет-журнал, выпуск 6 от 18.02.2009

ближайшие события актуальные темы

24 февраля, вторник

Веб-семинар Сергея Бехтерева "Майнд-менеджмент"Подробнее..>>

27 февраля 2009, пятница

Интерактивный тренинг “Эффективное планирование” Подробнее..>>

28 февраля 2009, суббота

Тренинг в компьютерном классе – Тайм-менеджмент на Outlook Подробнее..>>

Записаться на открытый семинар в Москве, получить календарь открытых семинаров на 1 полугодие 2009 г.: organizer@improvement.ru, (499) 799-81-38, (495) 228-17-47 Планирование встреч и совещаний

Начальник - секретарше:

- Соберите всех сотрудников на совещание, срочно!

- По селектору?

- Нет, через "Одноклассников", так быстрей будет!!!

Что происходит?

Бизнес-консультантам "Организации Времени" во время назначения и проведения первых встреч с новыми Клиентами часто приходится слышать привычные многим фразы:

· «К сожалению, не знаю, в какой переговорной будет Ваша презентация и какое там есть оборудование. Ничем не могу вам помочь».

· «Ты не знаешь, где Иванов? У нас же вроде встреча какая-то должна была быть, не могу его найти».

· "Наташа, обзвони всех вице-президентов за 10 минут до презентации и напомни им о мастер-классе Глеба Архангельского, иначе опять все всё забудут и начнем черт знает когда".

Можно назвать еще множество примеров, когда назначение внутренних встреч превращалось в головную боль организатора, причем даже самого высокого уровня. Причина этой проблемы одна. Если встречи и презентации давно стали одним из основных способов быстрой коммуникации и принятия коллегиальных решений для всех Компаний, то процессы оперативного планирования и подготовки этих встреч управляются на основе современных технологий корпоративного тайм-менеджмента лишь в очень малом количестве Компаний.

Как создать корпоративную систему максимально быстрого и удобного планирования и подготовки встреч и совещаний?

Что делать?

В личном тайм-менеджменте менеджеру, чтобы ничего не забыть, приходится записывать напоминания в свою личную систему контроля задач и встреч. Для создания корпоративной системы планирования совещаний и встреч такая система создается уже на уровне всех сотрудников. На роль такой корпоративной системы планирования отлично подойдут Microsoft Outlook, Lotus Notes или SharePoint. Огромным преимуществом такой системы является то, что она имеется уже в подавляющем большинстве Компаний - просто необходимо научиться ею правильно пользоваться. Для того, чтобы внедрить такую систему, необходимо осуществить ряд этапов:

1. Актуализировать проблему. Для этого необходимо показать менеджменту важность проблемы (например, в одной крупной торговой Компании менеджеры в среднем получали в день от коллег по 50- 60 телефонных звонков, многие из которых были звонками от коллег о назначении и перенесении времени встреч. Удавалось поработать только до начала рабочего дня и после рабочего дня, а так же по выходным - все остальное время съедали постоянные переключения внимания на телефонные звонки. После внедрения корпоративного тайм-менеджмента на Outlook количество звонков резко сократилось до 15-20 звонков в день - вся информация о встречах стала поступать в Outlook и автоматически изменяться в режиме онлайн. Причем эту информацию можно было мониторить как через рабочий компьютер, так и через корпоративный коммуникатор, в случае, если менеджера не было на рабочем месте). Рассказ о практической пользе внедрения создает отличную мотивацию быстро осуществить внедрение.

2. Обучить менеджеров технологиям планирования времени на Outlook, Lotus Notes, SharePoint и др. Для этого великолепно подходит формат поблочного обучения, когда тренинг разбивается на несколько частей, на каждой из которых отрабатывается конкретный принцип планирования времени и отрабатывается на дальнейшей практике: бюджетирование времени, планирование встреч, контекстное планирование, контроль поручений и др.

3. Сформировать корпоративный "Стандарт планирования встреч и совещаний на Outlook, Lotus Notes, SharePoint и др.". Очень сложно управлять любыми процессами, связанными с взаимодействием разных сотрудников, пока эти процессы не прописаны, не согласованы и не доступны для ознакомления. Для управления корпоративным планированием достаточно разработать простые памятки, в которых четко прописано, как поэтапно можно запланировать любую встречу. После согласования с топ-менеджментом Компании можно переходить к четвертому этапу.

4. Обучение всех сотрудников Компании корпоративному стандарту планирования встреч и совещаний. После завершения этого этапа Компания получает работающую систему планирования встреч, совещаний и рабочего времени сотрудников. Например, при создании такой системы на Outlook для того, чтобы запланировать встречу, необходимо будет всего несколько секунд - для этого достаточно загрузить Календари всех приглашаемых на встречу сотрудников (см.рис.1.) и пригласить их на свободное время в Календаре.

Результат!

Корпоративное внедрение тайм-менеджмента позволяет гарантированно добиваться повышения эффективности работы Компании за счет постепенного поэтапного внедрения. Вы можете бесплатно выполнить первый этап уже сейчас. Для этого позвоните по номеру +7 (495) 228-17-47 и закажите бесплатную диагностическую сессию бизнес-консультанта "Организации Времени" в Вашей компании.

Если Вы хотите более подробно познакомиться с примером корпоративного внедрения тайм-менеджмента на Outlook, Lotus Notes или SharePoint в Компании численностью более 3000 человек, пришлите на адрес info@ov1.ru Ваши полные контактные данные, и мы вышлем Вам бизнес-кейс с подробным описанием проекта.

Планируйте и добивайтесь запланированного!

возможности для компаний вопросы консультанту

Презентация для руководства компании

Хотите повысить эффективность коллективной работы, использовать современные методы тайм-менеджмента? Закажите бесплатную презентацию у Вас в офисе (для регионов – в формате телеконференции).

«Тест-драйв» тренинг

Задумываетесь об обучении тайм-менеджменту? Закажите бесплатный 1-часовой экспресс-тренинг, познакомьтесь с ТМ-технологиями в режиме реального времени!

Получите бесплатно анкеты для ТМ-диагностики

Хотите понять, как обстоят дела с временем в компании и в вашей личной работе? Напишите нам и получите бесплатно комплект анкет, позволяющих определить важнейшие направления повышения эффективности.

Пишите и звоните: info@improvement.ru, (495) 228-17-47, (499) 799-81-61

Спрашивает Игорь, Руководитель Департамента продаж.:

«В моем списке дел на день всегда находится больше 30 задач.

Часто я чувствую, что берусь за выполнение не самых приоритетных задач.

Как правильно определить самые приоритетные задачи, чтобы можно было быстро перейти к исполнению?».

Уважаемый Игорь!

При постоянной работе с большим списком задач приходится тратить много времени на его просмотр и анализ, так как человек не может держать в области своего внимания больше 9 объектов. Если количество таких задач в списке больше 9, то появляется существенный риск того, что внимание будет уделено неприоритетной задаче. Поэтому старайтесь планировать количество задач на день не более 9 в списке. Для этого очень удобно использовать систему оперативного планирования Глеба Архангельского "День-Неделя-Месяц".

Для того, чтобы определить наиболее приоритетные задачи из созданного Вами списка, используйте метод попарного сравнения. Для этого сравнивайте по две задачи, начиная снизу списка, и перемещайте наиболее приоритетную из них на один уровень вверх (см.рис.2). Для этого удобно фиксировать задачи на отдельных стикерах или в Заметках Outlook.

Рис.2.

Таким образом, в самом верху списка у Вас меньше чем за минуту окажется самая приоритетная задача! Можно переходить к ее выполнению!

Присылайте ваши вопросы на info@improvement.ru с пометкой «вопрос консультанту». Наши специалисты с удовольствием ответят на них!

Пишите нам info@improvement.ru, звоните (495) 228-17-47, (499) 799-81-61

Успевайте все!

Внимание! Все бесплатные материалы высылаются исключительно при указании полных контактных координат: Ф.И.О., компания, должность, корпоративный почтовый ящик.