2. Форматирование и разметка и текстовых файлов

Текстовые файлы относятся к наиболее распространенным типам данных. Для сохранения множества текстовых данных применяют два способа обработки текста: задание формата и ввод команд разметки.

Задание формата – это выбор определенного способа кодирования текстовых данных, характерного для одного или нескольких текстовых редакторов. Текстовые редакторы, процессоры и издательские системы используют специально разработанные способы кодирования, которые выражаются в форматах файлов. Тип формата имеет краткое обозначение из трех или четырех букв латинского алфавита, которое называется расширением файла и присоединяется к имени текстового файла.

Форматы могут быть совместимыми и несовместимыми. Совместимость выражается в возможности чтения текстового файла в различных программах. Несовместимость форматов не позволяет читать один файл во всех редакторах. Обычно наиболее сложные редакторы позволяют читать файлы в форматах программ-конкурентов. Если такая возможность в редакторе отсутствует, то для прочтения файла требуется выполнить его переформатирование.

По расширению текстового файла обычно судят о программе или группе программ, к которым относится файл. Например, файлы, созданные простыми текстовыми редакторами, часто имеют расширение .txt, а процессор Word по умолчанию создает файлы в формате .doc. При этом Word поддерживает и другие форматы, например .rtf.

Разметка текста – это процедура выделения основных и дополнительных элементов текста, которая используется чаще всего для представления сетевых документов, а также для формирования научных текстов. Различают понятия физической и логической разметки.

Физическая разметка – указание точного вида каждого символа текста, например, для физической разметки заголовка указывается характеристики: "по центру, 14 пт, полужирный, гарнитура Times". Физическую разметку необходимо использовать при распечатывании текста на принтере.

Логическая разметка – отнесение фрагмента текста к определенной категории, например, при логической разметке заголовка указывается: "это заголовок". Логическая разметка используется при создании документов, предназначенных для хранения и передачи в компьютерной сети. Логическую разметку применяют там, где требуется сохранить форму в самом общем виде. Например, заголовок в логической разметке различим независимо от того, каким шрифтом он будет напечатан.

Логическая разметка электронных документов выполняется с помощью специальных языков разметки. Первый язык разметки – HTML, который был создан для передачи сетевых документов и широко использовался при построении сети Интернет. Процедура разметки заключается в разбиении электронного документа на фрагменты с присвоением каждому фрагменту категории, которая называется тегом. В результате разметки документ разбивается на последовательность теговых контейнеров. Размеченному файлу присваивается новое расширение, например, документы, содержащие команды разметки языка HTML, имеют расширение .html или .htm.

3. Функциональные возможности текстовых процессоров

Текстовые процессоры являются сложными и совершенными программами, которые решают все задачи обработки простого текста (набор, редактирование, хранение, вывод на печать и др.) и предоставляют расширенные возможности по внешнему оформлению набранного текста. Функциональные возможности программы MS Word позволяют выполнять, например, следующие непростые процедуры с текстом.

1. Сохранение текста в других форматах. По умолчании Word сохраняет файлы под именем «Документ» в формате .doc. При необходимости файл можно сохранить с изменением формата, например, на .txt или rtf, что расширяет число программ, открывающих сохраненный файл.

2. Многооконный режим. В многооконном режиме Word выделяет для каждого документа отдельную область памяти, а на экране – отдельное окно. Окна могут располагаться каскадом (друг за другом) или мозаикой. При этом можно переносить или копировать фрагменты текста из одних окон в другие.

3. Вставка объектов. Редактор Word позволяет создать или взять из другой программы и вставить в простой текст нетекстовый объект, например, таблицу, рисунок, диаграмму, клип, буквицу, гипертекстовую ссылку и др. Сочетание простого текста с вставленными объектами украшает документ и повышает информативное наполнение.

4. Автоматическое создание оглавлений и списка литературы. При работе с многостраничными документами, состоящими их нескольких разделов или частей, Word сохраняет в памяти заголовки разделов и формирует оглавление документа с обозначением номера страницы для каждого заголовка. При изменении текста созданное оглавление можно обновлять. Аналогично формируется список литературы, в котором перечисляются все источники, процитированные в документе.

5. Отправка файла по электронной почте. Созданный в редакторе Word файл можно отправить по электронной почте без выхода в почтовую программу, что значительно упрощает процесс работы с сетевыми документами.

6. Использование шаблонов. В редакторе имеется большой набор образцов документов – шаблонов. Наличие шаблонов значительно сокращает время подготовки документов и упрощает проблемы их стандартизации. К часто используемым относятся, например, шаблоны делового письма или резюме (краткие сведения о специалисте при поступлении на работу).

7. Электронные расчеты в таблицах. Текстовый редактор Word выполняет некоторые функции электронных таблиц, в частности, позволяет проводить по формулам расчеты табличных данных, например, сумму данных по столбцам.

Полный перечень функциональных возможностей текстового процессора значительно шире приведенного списка. Возможности каждого процессора закладываются в меню, которое состоит из совокупности командных вкладок и кнопок исполнения команд. Знание меню и порядка работы с кнопками исполнения команд характеризует умение пользователя и степень его подготовки к работе с текстовым процессором.